常用公文寫作的格式大綱

公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。

1.國家行政機關正式公文的文頭一般由文件名稱、發文字號、簽發人、緊急程度、祕密等級等組成。佔文件首頁的三分之一到五分之二,用橫隔線與正文分開。

①文件名稱由發文機關全稱或規範簡稱加上"文件"二字組成(函只署發文機關名稱),置於首頁的上端,用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個以上機關聯合行文,牽頭主辦機關排列在前,也可只用主辦機關的名稱。黨委和政府聯合行文,黨委排列在前。

②發文字號由發文機關代字、標於括號內的年份、順序號組成,位於文件名稱之下、橫隔線之上正中位置(函的發文字號標註在標題的右上方)。兩個以上機關聯合行文,只標明主辦機關的發文字號。

③上報的文件,應當在發文字號的同一行右端標明簽發人姓名。

④祕密等級、緊急程度,應視文件內容需要從上至下依次標註在文件名稱的左上角。祕密等級分為"祕密"、"機密"、"絕密"三種;緊急程度分為"急件"、"特急件"。機密、絕密文件應標註份號。

⑤政府令的文頭由套紅印刷的"政府令"和編號組成。政府令的編號為"第號"。

2.公文的正文部分一般包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關等。

①標題。

公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容,一般由發文機關名稱、內容提要和文種三部分組成。公文標題的作用:一是揭示內容,點明主題,使人一目瞭然;二是給公文定名,標題就是該公文的名稱,便於收文機關登記管理,便於查找詢問。公文標題位於橫隔線之下居中位置。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不加標點符號,不能以引用文件字號代替內容提要。

②主送機關。

指收受、辦理文件的單位。俗稱"抬頭"。除"公告"、"佈告"、"通告"以外,正式公文一般都應標明主送機關。主送機關名稱位置一般在標題之下,正文之上左端頂格位置書寫。"決定"、"命令(令)"、"會議紀要"等文種,主送機關可置於文尾主題詞之下,發送欄內抄送機關的上方,標為"主送:"或"分送:"。向上級機關的請示,只寫一個主送機關,如需同時送其它機關,用抄送形式。

③正文。

即公文的具體內容,是公文的核心部分。需要使用序數符號標明層次時,一般排列順

序是:第一層用"一",第二層用"(一)",第三層用:1.,第四層用"(1)"。行政規章視需要按章、節、條、款、項標明層次。正文的位置在主送機關以下。較長的公文一般由開頭、主體、結尾三部分組成。正文的寫法從內容上講,要把事情交待清楚,什麼事、什麼問題,準確無誤。觀點要鮮明。需要受文單位做什麼,解決什麼問題,準確明白。從形式上講,條理層次清楚,文字簡練確切,標點符號準確無誤,篇幅力求短。

④發文機關。

是指正文之後、附件之下所署發文機關名稱。發文機關的位置在正文之後偏右下方。如果正文佔滿了公文紙的全頁,不得不在下一頁落款時,可將落款放在空白頁,同時,必須在落款前的空白處用括號加以註明:"此頁無正文"。發文機關應寫機關全稱或規範化的簡稱。(也可用單位的印章代替)

⑤成文時間。

是以領導人簽發日期為準。經會議批准的文件,以會議通過的日期為準,電報以

發出日期為準,幾個機關聯合發文的,按最後一個領導人簽發的日期為準。成文日期使用公元

紀年,用漢字書寫。成文日期的位置一般在發文機關的下面。成文日期是文件生效和查閲的重要依據,要求準確、完備、具體,不能忽視。

⑥印章。

印章是發文機關表示對公文負責並標誌公文生效的憑證。公文除會議紀要外,都應加蓋印章。聯合上報的非規章性文件,由主辦單位加蓋印章。聯合下發的公文,聯合發文機關都應加蓋在成文日期處,上邊沿不壓正文,下邊沿騎年蓋月。會議通過的"決定",日期可注於標題之下,印章可蓋在正文末尾發文機關處。

⑦附件。

公文如有附件,附件名稱注在正文之後,文件落款之前,如有兩個以上附件應註明附件的順序。附件與主件訂在一起發送,如不能訂在一起,應在附件首頁左上角註明主件的發文字號和附件的順序號。

⑧抄送機關。

即指除主送機關以外需要了解該公文內容的有關機關。在實際工作中,需注意幾個方面:抄送機關不能濫抄濫送,也不能漏抄漏送;請示公文不要同時抄送下級或同級機關;向下級機關的重要行文要抄報直接上級機關;向下轉發上級機關的文件,不要再抄報上級機關。

3.文尾部分包括主題詞、發送欄、印發機關與印發日期、共印份數等項。

①主題詞:標於文尾部分發送欄之上。上報的文件從受文機關制發的主題詞表中選詞標註,其

它文件可從本機關制定的主題詞表中選詞標註。標註主題詞不少於2個不超過7個。標註主題詞應準確,規範。

②發送欄:位於主題詞之下、印發機關與印發日期欄之上。抄送範圍如涉及各方面機關,一般

按黨委、人大、政協、紀委、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。發送機關的名稱用全稱或規範化簡稱。正文中已標明主送機關的,發送欄只標明抄送機關。

③印發機關與印發日期欄位於發送欄之下,左端標註公文印發機關名稱,右端標註印發日期。

翻印文件,此欄標註翻印機關名稱和翻印日期。

④文件印製份數標註在印發機關與印發日期欄之下右側,標註有"(共印份)"。

主題詞、發送欄、印發機關與印發日期欄之間分別加橫線分開。

公文從左至右橫寫橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排版。公文紙一般用16開型(長260毫米,寬184毫米),左側裝訂。"佈告"、"公告"、"通告"用紙大小,視實際需要確定。