準備會議通知須知範例
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會議通知按形式分,有口頭通知和書面通知;按通知的行為方式分,有面對面通知、電話通知、電腦通知、電報通知、牆報通知、報紙通知、廣播通知、電視通知等。
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書面通知按傳遞方式分,有內部傳遞通知、郵寄傳遞通知和報紙、廣播、電視通知;按作用又可分為預告通知和正式通知。會議邀請函、請柬也是會議通知的書面形式。
書面通知 以寄、發書面文字的形式所進行的會議通知。會議書面通知除具有正規莊重的特點外,也具有備忘和作為會議入場或報到憑證的作用。發會議通知要儘量早些,以便使與會人員接到通知後,有充足的時間準備和趕到會場,也便於會務人員安排回程的車、船、機票。有的會議對發通知有規定的時間,如人大常委會議的通知要在報到前1周至2周發出。當然,一般的會議沒有必要過早發通知,以免情況發生變化而變更會期。做好發通知這項工作,需要在平時打好基礎,不能忽視一些細小、瑣碎的事情。例如領導人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發生變化,要注意及時修正。機關單位內部所發的書面通知,要求當事人簽名,當事人不在,請別人代轉通知,也要求代轉通知人簽名,事後通知人要追蹤落實。
電報通知 寫電報時要求在明瞭的基礎上做到簡潔,但不該壓縮的文字不能壓縮,容易產生歧義的詞句不能壓縮,各項內容都要寫得明確具體,不能讓對方猜測。在不能確認被通知單位或個人是否參會時,應要求對方接到通知後回電。
傳真和電腦通知:務必弄清對方是否收到、收全通知,收到的通知是否清晰。如果只是個別地方不清晰,可以通過電話方式告訴對方。如果整頁模糊不清,就要重新發送一次。如果仍然模糊不清,就要考慮採取電話方式了,讓對方做好電話通知的記錄。
牆報通知 牆報通知要求寫清何事、何時、何地、何人這幾個要素。如果參會對象無法預計(比如一些自由參會的演講會、報告會),要安排大一點的會場才行,以免到會人數太多,會場容納不下,造成不好的效果。
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