一定要知道的各種會議通知

歡迎來到本站，今天小編給大家介紹的是一定要知道的各種會議通知，希望對大家有幫助。

一、要求準備彙報材料的會議通知

有的會議要求企業與會代表準備彙報材料。

這樣的會議通知發出應當儘量提前，早出“安民告示”，給與會代表單位留有充足的準備時間，這有利於提高會議的質量。如例1《通知》，成文時間是xxx4年2月10日，距離3月19日開會，準備時間應當是綽綽有餘的。

例1分析。《通知》的正文部分，“通知緣由”：講清了開會依據、會議組織者、開會時間、會議名稱。然後，用承啟語轉入“通知事項”：包括通知具體會議時間和報到日期、會議地點、會議內容、參加會議的人員和名額、會議接站安排、各單位應準備的彙報資料內容、聯繫人、聯繫電話和傳真等。其“執行要求”：主要是提出參加會議的人員名單回執時限、要求機場、火車站接站信息溝通時限、要各單位準備彙報資料等。

【例1】

××××集團公司關於召開物資工作會議的通知

各直屬公司、總廠、廠、院：

為了貫徹中央經濟工作會議精神，集團公司定於3月中旬召開xxx4年度物資工作會議。現將有關事項通知如下：

一、會議時間：xxx4年3月19日至21日，會期3天，3月18日報到。

二、會議地點：北京××賓館(北京××區××路×號)。

三、會議內容：

1.貫徹中央經濟工作會議、總公司第××次經理(廠長)會議以及固定資產投資工作會議精神。

2.總結xxx3年物資供應工作經驗，進行經驗交流和表彰獎勵。

3.部署xxx4年物資供應工作。

四、參加會議的人員和名額見附表。參加會議的人員名單回執請於3月8日前報到××公司經理部。

五、3月18日報到當天，首都機場全天接站。火車站憑電報、傳真或電話接站。會議代表請於3月15日前將到達日期及所乘車次、航班告××公司經理部。

六、請各單位按會議內容做好以下準備：

1.本單位貫徹落實總公司實行統一組織訂貨的做法、經驗、體會;

2.對進一步深化物資流通體制改革的意見和建議;

3.本單位xxx4年物資需求計劃。

七、聯繫人：xxxx

聯繫電話：xxxxxxxxxxxx

傳 真：xxxxxxxxxxx

(××××集團公司印章)

xxx年二月十日

例1《通知》屬於複雜性會議通知。標題寫明瞭會議名稱。正文約400字，在點明會議目的後，用“現將有關事項通知如下”的承啟語導入會議時間、地點、內容並告知接站情況;最後對參加會議的單位提出三點要求。其文字之簡練，內容之全面，條理之清楚，自不待言。

這裏特別提請讀者注意的是，例1《通知》中幾個時限的確定，都是有講究的。

xxx4年2月10日發文(距開會37天)，已如上述，時間、空間足夠與會單位作相應準備。要求3月8日前報來參加會議的人員名單回執(距發文17天，距開會11天)，既是讓與會單位有足夠時間研究確定與會人員名單，又是讓會議組織者能夠根據與會人員級別和專業(涉及討論分組以及小組召集人、記錄員的遴選)、性別(涉及住房調配)、是否少數民族(涉及是否需要分餐或特殊照顧)等等比較從容地進行各項會務安排。

要求3月15日前報來參加會議的人員到達日期及所乘車次、航班(距開會4天)，是因為各與會單位情況千差萬別、事情也千變萬化，如果過早確定出差方式(飛機、火車)以及航班、車次，不現實，到頭來還可能生變。但，這時間也不能再往後推遲，比如推後到緊挨開會的前夕。因為，從會議通知看，會議代表來自四面八方，會議組織者還要調配足夠數量的各種車型的車輛、駕駛員、接待員，保證集中到達的有大客車或麪包車接，零星到達的有小轎車接;接到之後，馬上能送到住地，減少在機場、火車站或者路途上瀦留的時間，讓代表休息好，保證會開好。

二、告之參加訂貨會的會議通知

【例2】

關於召開xxx2年石化產品訂貨會的通知

各用户單位：

我公司計劃於xxx1年12月在廣州召開xxx2年石化產品訂貨會。為開好會議，現將有關事項通知如下：

一、會議時間：xxx4年12月15日至18日，會期4天。12月14日報到。

二、會議地點：廣州紫荊苑賓館(廣州天河區林和東路1518號)。

三、參會名額：由於會議場所和住宿條件所限，各與會單位參加會議的名額，以每單位不超過2人為限，請勿超員。參加會議的人員名單回執請於12月5日前通過電子郵件或傳真發至抑或通過普通郵件寄至我公司供銷公司經理辦公室。

四、接站安排：會議代表到達廣州日期及所乘車次、航班請於12月10日前告我公司供銷公司經理辦公室。12月14日報到當天，廣州白雲機場全天接站。乘坐其它時間航班飛機的以及火車的則憑電子郵件、傳真或電話通知接站。

五、資料準備：請各單位參加會議代表提前做好相關準備。如有可能，請提前將貴單位xxx5年計劃需我公司供應的產品種類、數量明細表，與貴單位參加會議人員名單回執一起通過電子郵件或傳真發至抑或通過普通郵件寄至我公司供銷公司經理辦公室，以便我們及早做好產品供應平衡工作。

六、聯繫方式：

1. 聯繫人：xxxx。

2. 電 話：xxxxxxxxx。

3. 傳 真：xxxxxxxxx。

4. E-Mail:

5. 郵 編：xxxxxx

6. 地 址：××市××區興華路888號××石化供銷公司經理辦公室

(××石油化工股份有限公司印章)

xxx年十一月一日

我們已經討論過例1《通知》，再來檢視例2《通知》，類似地，其正文部分“通知緣由”、“通知事項”和“執行要求”三項一應俱全，且擬稿者為會議、為準備與會的用户考慮甚周，還與時俱進地引用了電子郵件這樣快捷、準確、方便的聯繫方式，本來是無須多費口舌進行分析的。但仔細琢磨之後，問題“暴露”出來了。

國務院發佈的《國家行政機關公文處理辦法》第一章總則第二條定義，“行政機關的公文(包括電報，下同)，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。”“通知”是法定公文的一種，“適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員”，自然是“具有法定效力和規範體式的文書”。而××石油化工股份有限公司與各用户單位之間並不存在上下級隸屬關係，前者無權對後者發送任何類型的通知，只能以“適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項”的“函”告知(也類似“通知”)有關事宜。

故而，例2《通知》的標題“關於召開xxx2年石化產品訂貨會的通知”宜改為“關於召開xxx2年石化產品訂貨會的函”;相應地，承啟語“現將有關事項通知如下”則宜改一字而為“現將有關事項函告如下”。如此，例文中多處使用“請”、“貴單位”等敬辭既符合雙方是不相隸屬的關係，也符合“函”這一文種的體式的要求。

三、表格式通知

1.格式固定、出手快捷的類表格式會議通知

我原先所在xxx石化公司的年輕同事，善於動腦筋，因事因人制宜。他們通過電腦製作公司領導班子中心組學習會議通知(見例3《通知》)，非常簡便。

其中，“學習地點”、“主持人”、“參加人員”、“列席人員”一般固定不變;“學習時間”的年、月、日、時、分等時間單位是不會變的，每次擬寫通知時只要變動月份、日期、星期、上下午和鐘點數就行了;只有“學習內容”每次要根據不同的具體要求鍵入。印好後，只要填上某某某領導同志的名字即可分送。

這樣表格化的會議通知，擬寫簡單，填充即成，受文者一目瞭然，效率高，效果好，減輕了祕書的勞動強度，公文格式上也是可行的。這種通知一般宜在企業內部應用。

【例3】

公司領導班子中心組學習通知

：

定於xxx4年2月28日進行公司領導班子中心組學習，具體事項通知如下：

一、學習時間：2月28日(星期六)上午9：00

二、學習地點：公司大樓3302會議室

三、主持人：xxx

四、參加人員：全體公司領導

五、列席人員：組織部、宣傳部、公司紀委、黨辦負責人

六、學習內容：

1.吳官正在中央紀委第三次全體會議上的講話

2.王作然在集團公司紀檢監察工作會議上的講話

xxx石化有限責任公司黨辦

xxx石化股份有限公司黨辦

xxx年二月二十六日

2.邀請函式會議通知

無獨有偶，以邀請函形式出現的會議通知(即實際是起會議“通知”作用)也是表格式的(見例4《通知》)，比例2《通知》修改成的石化產品訂貨會函更簡單。其標題既省略了發文機關名稱(xxx石化供銷公司)，也簡化了事由或主要內容(概括為無所不包的“邀請”二字)，只有文種是明確的(函)。正文則如同填充題，確實擬寫容易，簡單明瞭，使複雜性的會議通知或函變為簡單性的，給了我們探索某些公文製作模式化的可能性以有益的啟示。

【例4】

邀 請 函

****公司 ：

茲定於****年**月**日起在**市召開****年xxx石化**產品用户座談會。謹邀貴單位一名代表參加。

具體通知如下：

1.報到時間：****年**月**日;

2.會議地點：**市****;

3.會務費：****元/人;

請貴單位儘快回覆與會代表名單，以便預定飛機票;

聯繫人：供銷公司經理辦***;

聯繫電話：(025)******* 。

xxx石化供銷公司

****年**月**日

四、模塊式會議通知

後生可畏。xxx石化供銷公司辦公室年輕的祕書們不滿足就此為止。他們又製作了會議通知單的模塊(或謂“模板”，見例5《通知》)。起先，專門用於接到上級公司——xxx石化公司總經理辦公室會議通知時，向公司分管領導報告並請示處理事宜。

【例5】

經 理 辦 公 室 會 議 通 知 單

報 請 領 導

* * * 經理

通 知 單 位

總經理辦公室

接 電 祕 書

* * *

聯 系 人

* * *

接 電 日 期

* * * * * *

聯 系 電 話

* * * * * * * *

主 要 內 容

會 議 主 題

* * * * * *

會 議 時 間

* * * * 年* * 月* * 日

會 議 地 點

* * * 會議室

會議主持人

* * * 總經理

要 求

相關負責人

批 示

從這張會議通知單上，上級公司——xxx石化公司總經理辦公室會議的主題是什麼，在什麼時候開會，在哪個會議室開會，主持人是哪位總經理，要求供銷公司什麼樣的人員出席，上級公司是什麼單位、是誰打電話來的，聯繫電話號碼是多少，接電話的祕書是誰，一目瞭然。接到這份通知單的供銷公司領導審視斟酌後，即可作出批示。辦公室隨即按此辦理，或通知有關人員按時與會，或準備相關資料敷用。

之後，這張會議通知單除了用於上行請示的功能，派上了更多用場。比如，用於同級部門之間溝通信息等等。有時政府部門有所要求，也可使用這張會議通知單。現在，xxx石化供銷公司所屬各部門均已電腦聯網，以上來來往往信息傳遞均可網上完成，從而實現了無紙化辦公。

時間就是金錢。可見，通知模塊化以後，一紙寫盡天下事，掃一眼瞬間全知曉，符合在市場經濟激烈競爭中現代化大工業對效率與效益的苛求。

五、非法定會議通知

從上述例1至例5我們看到，複雜性會議通知，要寫明會議的名稱、目的、議題(或內容)、時間、地點、參加人員以及參加會議的要求等;而簡單性會議通知只要寫會議名稱(內容)、時間、地點和參加人員就行了。目前，企事業單位普遍通行的便捷式通知還有：

1.寫在布告欄的通知

我們在工廠車間或班組的黑板或白板上常常可以看到這樣的通知(見例6、例7《通知》)：

【例6】

通

知 (或“會議通知”)

今天下午4：15在班組活動室開班後會，佈置大修任務，請務必不要遲到缺席。

加氫裂化車間三班

xxx4年6月30日

這個通知雖然僅只56字，卻寫全了時間、地點、會議性質、會議內容和要求。有時甚至可以更簡化，將會議內容和要求統統省卻，只留39字甚至31字：

【例7】

通

知 (或“會議通知”)

今天下午4：15在班組活動室開班後會.

加氫裂化車間三班

xxx4年6月30日

(或更簡為二字：“即日”)

這裏的省略(包括正文中不寫具體月、日，而寫“今天”，甚至於將成文時間“xxx4年6月30日”寫為“即日”等，減為31字)不會發生歧義。因為，這種通知使用範圍是很侷限的，有關人員都知道這裏的“班組活動室”是指三班的“班組活動室”，不是別的班的“班組活動室”，更無須畫蛇添足説明三班的“班組活動室”在什麼廠的什麼車間辦公樓的幾樓幾號房間。

2.箋函式的通知

即是依據需要打印有限份數，直接送達有關人員的。例如(見例8《通知》)：

【例8】

公司黨委委員：

7月10日下午3：00在公司大樓3302會議室召開公司黨委全委會，討論幹部問題。請準時出席。

公司黨委辦公室

xxx4年7月8日

抄送：公司黨委組織部。

這種會議通知就是箋函式，既不設標題(連“通知”二字也免了)，落款也不是規範的全稱，又無須加蓋印章;主送的不是機關，而是個人，不點名道姓，用的是統稱。把開什麼會、研究什麼問題以及開會的時間、地點，都點到了。正文只有41個字，“通知緣由”(開黨委會全委會)、“通知事項”(討論幹部問題)和“執行要求”(請準時出席)卻都寫清楚了。

綜上所述，無論是法定公文的會議通知還是非法定公文的會議通知，無論是複雜性的會議通知還是簡單性的會議通知，無論是眉首、主體、版記俱全的會議通知還是無眉首、無標題、無印章的會議通知，“通知緣由”(為什麼開會)、“通知事項”(開什麼樣會)和“執行要求”(怎麼開好會)三項都要寫清楚。