英文書信的格式

1.概論

在飛躍版談論的英文書信寫作問題,大約關注的有以下幾個方面:論文的寫作,推薦

信的寫作(這年頭,大家都是自己寫吧),ps的寫作。在寫作過程中，常常有同學因為

書信寫作格式的不統一，造成給人第一印象較差，也會給人一種未受過系統的英文

訓練的感覺。下面，我就這幾種常見書信的寫作簡單談一下，主要是針對書信的格

式。

如果看word自帶的書信模版，主要會發現有以下幾種書信的格式，即contemporary

, elegant 和 professional。我們在這裏也主要以這三種模版為例，來向大家説

明一下

1.1 標點概論

英文書寫中,我們主要可能遇到的標點，想必大家都比較熟悉。現在主要是選擇一

些重要的介紹一下。

逗號comma：注意，我們這裏使用的是半角逗號“,”不是全角逗號“，”。在英

文中是極少使用全角字符的。逗號後要空一格，不過大多數時候word會自動幫你空

好這一格。如果是使用機械打字機打印ps的同學，這裏要特別注意

句號period：注意：這裏同樣是使用半角句號“.”洋人是不用那個圓圈的。句號

後根據不同的寫作風格可以在後面空一格或兩格，這在後文有述

括號：同樣注意用半角，使用是前括號前面和後括號後面各空一格

省略號：洋人的省略號是三個點，不是六個點。可以使用三個句號代替。後面空

兩格

歎號/問號：半角，後面空格的數量與文中句號後空格數量一致

1.2 字體概論

英文書信中經常使用的字體格式通常有正體,斜體和黑體。

正體通常用於正文的書寫，這沒什麼可説的。

斜體(italic)通常用於書名/船名/etc.注意英文裏沒有書名號的，要是表達書名

號裏的東西就用斜體。另外，外來語的東西(比如你叫wang peng 或francois peterson

或iori yoshizumi),也可以用斜體來表示

標題通常用黑體(bold)表示,另外,特別需要着重的東西(比如你在ps裏強調你學過

n年的deutsch之類)也可以用黑體

1.3 行距/段距概論

很多人都忽視了這一部分.實際上,行距和段距是不一樣的。在一般的印刷品中，

段距一般是行距的兩倍。這在word的段落格式裏可以設定。如果用打字機的，就打

兩下回車就可以了

另外，如果有1，2，3這樣的列舉項時，列舉項要相對正文縮進一個tab的距離(四

個半角空格)，如

there are four board managers here in advancededu of , each

of whom has its own specifications.

1) birdf, whose major was mathematics......

2) ilovekoala, who.....................

3)......................

2.主要模版的寫法

2.1 letter contemporary

這個模版的最早原形可以追溯到一戰左右的出版物。最早時這個模板被用於高層

政府官員間的通信（非政府公文），所以蠻有些現代氣息。到二戰左右，這個模版

已經定型了。在官方的備忘錄和現今的大多數出版物中，這個東東的影子都存在.

這個模版應用的字體是times new roman

對書信，這個模版主要格式如下：

（右對齊）單位，地址，電話（每項另起一行）

空兩行

（以下左對齊頂格）

日期

空一行

對方的單位/地址/電話（每項另起一行），如果是給教授寫信就免了，但給小祕

寫還是要的

空一行

attention:xxxxxx就是你要找的人的名字,還是那句話,如果是給教授寫信就免了

，但給小祕寫還是要的)

空一行

dear xxxxxx:

subject:..............你在信頭可以加個標題寫上你這封信主要想説些啥,比如

question with the function of rnps during the post-modification process

of mrna.套磁可用.注意每單詞第一個字母大寫

然後就可以開始寫正文了。注意每段前不空格。

句號後空一格或兩格都成,不過注意要統一

正文結束

sincerely

空一行

姓名,頭銜,單位(每項另起一行)

如果簽名,簽在緊跟單位後面那一行的右對齊位置,籤大一點

2.2 letter elegant

這個模版的歷史可老了,真的是tooooooooold.可以溯至拉丁語通行的那時候,反正

出現活字印刷術的時候它肯定已經在用了.如果看當年那些特別老的手抄本羊皮書

,也全都是這種格式.也正因為如此,這個模版不僅可以用在打印的書信上,即使是手

寫的書信,這個模版也一樣可用.如果是一些正式的特nb的政府組織的備忘錄或年鑑

,一般都是這種格式

如果你是教授或大學教務處人員的話,回信用這個格式,是最合適不過的了

這個模版應用的字體是garamond

主要格式如下

(右對齊)日期

空一行

（以下左對齊頂格）

對方的單位/地址/姓名(每項另起一行)

空一行

(頂格)dear xxxxxx:

(居中)subject.....(注意,這裏要使用"小型大寫字母"那個選項,也就是看上去一

整個標題都是大寫字母,只是高度不同.如果是打字機,就開大寫鎖定).(不換行緊跟

)文件號(比如file no. 312.4a,用在很正式的文件,比如經常看到的"校長辦公室文

件第x號")

(左對齊)

正文,注意每段前空五個字符,可以用word的"首行縮進".如果使用and連接兩個名

詞或並列的短語的時候,要用&

句號後空兩個格

(正文結束)

空一行

(右對齊)sincerely yours

(右對齊)你的名字(打印)

(右對齊)你的名字(簽名),注意簽名要有一部分壓住打印的名字

空一行

(以下左對齊頂格)

職位,單位,地址(每項另起一行)

2.3 letter professional

這個模版的歷史最短,據ahd的附錄説它出自於六七十年代左右那些工程師之間的

通信,由於它使用的字體無裝飾線,所以在很壞的環境中(如弱光,户外)等也能看得

很清楚.如果你是學工科的,要給老闆或未來老闆寫一份manual或相應的什麼東西,

這個最合適

這個模版應用的字體是arial

對書信，這個模版主要格式如下：

（右對齊）單位，地址，電話（每項另起一行）

空兩行

（以下左對齊頂格）

日期

空一行

對方的單位/地址/電話（每項另起一行）

空一行

dear xxxxxx:

然後就可以開始寫正文了。注意每段前不空格。

句號後空一格或兩格,不過注意要統一

所有需要重點標出的詞語都可以用bold格式

正文結束

sincerely

空一行

姓名,職位,單位(每項另起一行)