黨政公文

黨政公文

建國之初，國務院就對行政公文事業非常重視，於1951年9月29日(當時還叫政務院)首次頒佈了《公文處理暫行辦法》，規定了我國行政公文為7類12種。1957年國務院祕書廳又發佈了《關於對公文名稱和體式的幾點意見》，對部分文種作了調整，但還是7類12種。1981年2月，國務院頒佈《國家行政機關公文處理暫行辦法》，將行政公文的文種重新規定為9類15種。1987年2月18日，國務院又頒佈了《國家行政機關公文處理辦法》，正式規定行政公文的種類為10類15種。1993年11月，國務院對這一《辦法》進行了修訂，具體文種為12類13種。XX年8月，國務院對《辦法》再次進行修訂，文種定為13種，於XX年1月1日起施行。

在1989年以前，黨的機關和行政機關所使用的公文沒有嚴格區分，統稱為公文。行政公文有國務院頒佈的《國家行政機關公文處理辦法》作為法規依據，黨的機關公文沿用行政公文的文體。可是行政機關所使用的個別公文文種不適用於黨的機關，譬如“命令”、“公告”、“通告”。為了實現黨內公文處理的規範、科學，中共中心辦公廳於1989年4月25日首次發佈了《中國共產黨各級領導機關文件處理條例（試行）》，並於1996年5月3日發佈了重新修訂後的《中國共產黨機關公文處理條例》。黨的公文和行政公文多數文種和格式相同或相近，但也有一些不同。

隨着社會形勢的不斷變化，社會主義建設事業的不斷髮展，以及辦公自動化程度的不斷進步，對公文的文種和處理方法不斷地進行調整和完善，是十分必要的。因而，不論是行政公文還是黨的機關公文，將來都還會有新的補充和調整。

行政公文和黨的機關公文的文種多數都是相同或近似的。因此，為了避免前後文的重複，本章在講述具體文體時，凡涉及黨政較為一致的地方，均合在一起講述。

一、黨政公文的文種與格式

對公文種類、格式、行文規則、辦理程序、立卷、回檔和銷燬等方面都有具體規定。在這一節，我們主要先容和公務寫作關係密切的公文種類和格式，有關公文辦理的相關規定從略。

《國家行政機關公文處理辦法》將現在實行的行政公文主要種類規定為：

(一)命令（令）；(二)決定；(三)公告；(四)通告；(五)通知；(六)通報；(七)議案；(八)報告；(九)請示；(十)批覆；(十一) 函；(十二) 意見；(十三) 會議紀要。共計13種。

《中國共產黨機關公文處理條例》規定現行的黨的機關公文的主要文種是：

(一)決議；(二)決定；(三)指示；(四)意見；(五)

通知；(六)通報；(七)公報；(八) 報告；(九)請示；(十)批覆；(十一) 條例；(十二) 規定；(十三) 函；(十四)會議紀要。共計14種。

黨政公文都非常重視行文的格式。《國家行政機關公文處理辦法》第十條規定：“公文一般由祕密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件説明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。”《中國共產黨機關公文處理條例》第八條規定：“黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達範圍、主題詞、抄送機關、印製版記組成。”

這些基本格式當有者必須具備，不當有者不得出現（如密級和緊急程度，就不是每份文件必須的）。而且每一格式項目在正式公文中出現的位置和形式，也都有嚴格的規定。

（一）眉首部分

1.發文機關標識(版頭)

“發文機關標識”(黨的機關公文稱為“版頭”)就是我們通常所説的“紅頭”，它一般由發文機關名稱加“文件”兩字組成。

國家行政機關公文格式規定：發文機關標識用套紅大字居中印在公文首頁上部，一般應使用“小標宋”字體，字號最大不能即是或大於22mm×15mm，上邊沿至版心上邊沿為25毫米(上行文發文機關標識上邊沿至版心上邊沿為80毫米)。

需要特別留意的題目還有：

發文機關名稱必須使用全稱或規範化簡稱，不得出現所指不明或輕易誤解的情況。

幾個機關聯合發文，要把參與發文的機關都排上，主辦機關排列在前，其他機關依次在下方整潔對應排列。機關名稱後的“文件”二字居縱向中心。如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

在民族自治的地方，發文機關標識可以並用自治民族的文字和漢字印刷。

2.份數序號(份號)

份數序號(黨的公文稱為份號)是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。行政公文要求“盡密”、“機密”公文應當標明份號。黨的公文要求“祕密公文應當標明份號”。

份號是用自動號碼印刷機印刷的，每一份公文的份號都不一樣，這在祕密公文的治理過程中有重要意義。

份號的位置在公文首頁版心的左上角第一行。

3.祕密等級(密級)

行政公文稱為祕密等級，黨的機關公文則稱為“密級”。祕密公文的祕密等級共有三級：“盡密”、“機密”、“祕密”。“盡密”級別最高，“機密”次之，“祕密”又次。如無保密內容，不得標註此項，以免給工作增添麻煩。

行政公文的密級用3號黑體字標註在公文首頁版心右上角第一行。黨的公文則要求：“公文的祕密等級，標註於份號下方。”

有關保密的法規還要求公文在密級後面標明時限，超過期限將自動解除祕密。如在“機密”二字之後加註“一年” (3號黑體) 字樣，與密級之間用實心五星號“★”隔開。

4.緊急程度

對於事關重大、需要緊急傳遞和辦理的公文，應標明緊急程度，以便跟一般公文區分開來。緊急程度分為兩級，行政公文分別叫做“特急”、“急件”，黨的公文分別叫做“特急”、“加急”。不是事關重大、需要緊急

辦理的公文，不得標註此項。

行政公文緊急程度也用３號黑體字標註在首頁右上角第一行，如同時標識祕密等級，則居右上角第二行，在祕密等級下方。黨的公文未具體規定標註位置。

緊急電報的分級與一般公文有所不同，行政公文要求以三級標示：“特急”、“加急”、“平急”，黨的公文要求以四級標示：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

5.發文字號

發文字號是公文的一個重要項目，位於版頭（發文機關標識）的正下方，眉首部分與主體部分的間隔橫線的正上方，用3號仿宋字體。如有“簽發人”，則移至左邊（左空一字）。

發文字號有固定的模式：由發文機關代字、年份（發文年度）、序號（發文順序號）三部分組成。

機關代字是發文機關名稱的極度簡縮，但還能識別出是哪一個機關。如：“國發”是國務院的機關代字；“國辦發”是國務院辦公廳的機關代字，“中發”是中共中心的機關代字。陝西省人民政府的機關代字是“陝政字”，四川省人民政府的機關代字是“川府”，根據代字可以看出發文的是什麼機關。

年份(發文年度)就是發文當年的年度，用阿拉伯數字寫全，不得縮寫，如不得把XX年減縮為“03”。行政公文的年份加六角括號，例如：〔XX〕，不得用圓括號或別的括號。黨的公文無明確規定，習慣用的是方括號，如[XX]。

序號（發文順序號）是機關發文的流水號，當年所發的第一份公文是１號，以後依次順排即可。除命令（令）外，其他公文的序號前不必加“第”字，數字前面也不加“０”。

發文字號是引用和查找公文時的重要依據，正規公文一般都要有發文字號，其組合方式也要按《國家行政機關公文處理辦法》和《中國共產黨機關公文處理條例》的規定執行。

6.簽發人

《國家行政機關公文處理辦法》規定：“上行文應當註明簽發人、會籤人姓名。”《中國共產黨機關公文處理條例》規定：“上報公文應當在發文字號右側標註‘簽發人’，‘簽發人’後面標註簽發人姓名。”

“簽發人”一項的具體位置，標在發文機關標識下方右側，也就是發文字號右邊。“簽發人”三字用 3 號仿宋體,後加全角冒號；簽發人姓名用３號楷體字，右空一字。

公文的簽發也有嚴格的規定。《國家行政機關公文處理辦法》要求：“以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。”《中國共產黨機關公文處理辦法》要求：“公文須經本機關領導人審批簽發。重要公文應當由機關主要領導人簽發。聯合發文，須經所有聯署機關的領導人會籤。黨委辦公廳（室）根據黨委授權發佈的公文，由被授權者簽發或者按照有關規定簽發。領導人簽發公文，應當明確簽署意見，並寫上姓名和時間。若圈閲，則視為同意。”

以上各項格式項目，均屬於眉首部分，位於首頁的間隔橫線之上。

（二）主體部分

1.公文標題

公文標題位於間隔橫線下方，居中排列，字號用 2 號小標宋體，可分一行或多行居中排布，折行時，要留意做到詞意完整。

公文標題由發文機關名稱、公文主要內容（公文主題）、文種組成。例如，在《國務院辦公廳關於調整中國人民銀行貨幣政策委員會組成職員的通知》這一標題中，“國務院辦公廳”是發文機關名稱，“關於調整中國人民銀行貨幣政策委員會組成職員”是主要內容，“通知”是文種。

發文機關名稱根據情況可以省略，如人事部、教育部、國家語言文字

工作委員會聯合下發的《關於開展國家公務員普通話培訓的通知》，標題中就省略了發文機關名稱。

“公文主要內容”一項，黨的機關公文稱為“公文主題”。國務院的《國家行政機關公文處理辦法》要求：“公文標題應當正確扼要地概括公文的主要內容。”在實際工作中，公文標題中的“主要內容”這一項又被稱為“事由”、“摘由”。

概括主要內容是擬定公文標題的關鍵，也是標題寫作中技術性最強的一環。以下三種情況要盡力防止：

不明確。標題中對主要內容的表述含混不清，令人不知所云。例如《關於儘快修復三號公路的請示》這一標題，就可以有三種不同的理解：一是要求上級儘快修復三號公路；二是要求上級批准本單位修復三號公路的計劃；三是要求上級出面干涉三號公路的修復事宜。到底是哪種意思呢？標題的含糊不清，輕易使人產生誤解，甚至可能影響工作的順利開展。

不簡練。標題中的主要內容是摘要性的，高度濃縮化的，不能面面俱到，臃腫龐雜。例如下面這個標題中的事由部分：《××縣人民政府在產業會議後為貫徹省政府關於開展增產節約運動的指示根據本縣情況提出措施計劃並增產指標向市政府的報告》，説了很多話，極力想把內容説得更具體、更清楚，結果反而更不清楚。

不規範。有個別公文的標題不按照現行格式寫，而是刻意仿古，或者標新創新。例如，《呈報擴建校舍由》這一標題，就是仿古的寫法，按照現行的格式，應寫成《關於擴建校舍的請示》。

文種是公文標題的第三個組成部分，每一篇公文的標題，均應正確標明公文種類。

公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

2.主送機關

主送機關就是受理公文的機關。主送機關名稱應當用全稱或者規範化簡稱或者同類型機關的統稱，位於公文標題下方，正文上方，頂格排印。主送機關與正文都用 3 號仿宋字體。

下行文的主送機關可以有若干個，排列時，同類型、相併列的機關之間用頓號間隔，不同類型、非並列關係的機關之間用逗號間隔，最後用冒號。如人事部《關於開展國家公務員普通話培訓的通知》的主送機關：

各省、自治區、直轄市人事（人事勞動）廳（局），教委（教育廳），語委（語言文字工作機構），國務院各部委、各直屬機構人事（幹部）部分，新疆生產建設兵團人事局：

向上級機關行文，特別是上行文中的請示，一般只能寫一個主送機關。如需其他相關的上級機關閲知，可以抄送。

大多數公文都有主送機關，但有些向全社會普發的下行文，沒有明確的主送機關，可以沒有這一項。

3.正文

正文是公文的主體，用來表述公文的內容，位於標題或主送機關下方。

正文的寫作是本書的重點講述內容，下面將分文體逐一詳加先容，此處從略。

4.附件標註(附件)

公文如有附件，應當在正文之後，機關署名或成文時間之前，註明附件順序和名稱。附件應當置於文件之後，與文件裝訂在一起。無附件的公文，省略此項。

標註的位置在正文下一行左空2字用3號仿宋字體

標識“附件”二字，後標全角冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯數字後加圓點，如“附件：１．××××××”，附件名稱後不加標點符號。

5.成文時間

成文時間一般以領導人簽發的日期為準；如系聯合行文，以最後簽發機關的領導人簽發日期為準。會議通過的重要公文，以會議通過日期為準。

成文日期要寫明年、月、日，不得簡寫，行政公文要求必須用漢字書寫，位於正文或機關署名下方，右空４字。聯合行文由於公章較多，成文時間的位置有特殊要求，因聯合單位的多少不同，有多種方式，可參見本書後附的《國家行政機關公文格式》。

會議通過的重要公文，如決議，以及條例、規定等法規性文體，成文日期不在文後，而是加括號標註於標題下方居中位置。

6.印章

除會議紀要和以電報形式發出的以外，公文均應加蓋公章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋公章。聯合下發的公文，聯合發文機關都要加蓋公章。

當公文排版後最後一頁所餘空缺處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

加蓋公章的要求見本書後附《國家行政機關公文格式》。

7.附註(印發傳達範圍)

公文如有附註（黨的公文此項稱為“印發傳達範圍”），加括號標註於成文日期下一行，居左空兩字用3號仿宋字體標註。無需特別説明者，可以省略此項。

（三）版記部分

1.主題詞

國務院《國家行政機關公文處理辦法》規定：“公文應當標註主題詞。上行文應當按照上級機關的要求標註主題詞。”1997年12月國務院辦公廳祕書局印發了重新修訂的《國務院公文主題詞表》，自1998年12月1日起執行。

《中國共產黨機關公文處理條例》規定：“按上級機關的要求和《公文主題詞表》標註，位於抄送機關上方。”

公文主題詞是為適應辦公自動化的需要，在實踐中總結出來的能表達公文基本內容的規範化的單詞和詞組。現在，所有的公文都要標註主題詞，上報的公文要求更嚴格，要按上級機關的要求和公文主題詞表標註。

一篇公文的主題詞要能反映公文的主要內容和文種，一份文件的標引，除種別詞外不超過5個主題詞。“主題詞”三字用3號黑體字居左頂格標識，後標全角冒號；似義詞用3號小標宋體字，似義詞之間空一字。

2.抄送機關

抄送機關指主送機關之外的其他需要閲知公文內容的上級、下級和不相隸屬機關。抄送機關名稱標註於主題詞下方，印製版記（印發機關和時間、份數）上方。左空一字用3號仿宋字體標識“抄送”二字，後標全角冒號；回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。

3.印發機關和印發時間(印製版記)

印發機關和印發時間位於公文末頁下端，用3號仿宋字體，印發機關左空一字，印發時間右空一字。

印發機關，一般是發文機關的辦公機構。印發時間，是實際付印的日期，與公文的成文時間意義不同。

版記的各項之間，均加一條反線，寬度同版心。

除以上格式外，行政公文和黨的公文還都規定了公文的用紙規格：一般採用長297毫米、寬210毫米的國際標準a4型。