機關應用文寫作(一)大綱

黨政領導機關、羣眾團體、企業事業的管理部門，都離不開交流情況，調查研究，總結經驗，請示彙報工作，並就自己職權範圍以內的有關事宜，作出決定，下達指示。把這些工作的意圖，設想、過程、結果等等，用書面語言表現出來的文體，通常叫機關應用文。

機關應用文種類很多。如果按發送對象區分，大體有四類：一是向上級報送的，即通常説的“上行文”，主要有請示、情況報告、工作報告等。二是向下級機關發送的，即通常説的“下行文”，主要有指示、批示、決議、決定、通報、佈告、公告、公報等。三是可以上送，也可以下發，或者有些上送，有些下發的，如簡報、調查報告、工作總結等。四是主要在機關內部使用，必要時也可以上報下發的，如工作計劃，會議紀要、彙報提綱等。另外，還有的是兩個單位或兩個以上單位共同制定，只在特定範圍使用的，如合同、協議書等。當然，這只是大體的分類。事實上有許多文件，是否上送或下發，或發給左鄰右舍、平行機關，常常不是由文件的“類型”決定，而是根據工作的需要。有些平時只能上送的文件(如情況報告)，因工作需要，履行了一定的批准手續之後，發給下級有關部門和人員，也是常有的事。

機關應用文，是開展機關工作的一種十分重要的手段。各級各類機關，無論內政、外交、軍事、公安、司法、經濟、科學、教育、文化、衞生、體育等部門和單位，都要運用各式各樣的文件來指導和推動工作。應當説，整個國家機器，上至中央機關，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達，協調一致，運轉自如，都離不開文件，離不開機關應用文。

機關應用文，對於機關幹部，可以説是司空見慣的。但是，要把它寫好，卻並不是一件簡單容易的事。首先，從內容來説，機關應用文，多是機關幹部調查研究的結晶，是機關領導思想和工作經驗的體現，也是馬列主義理論、黨和國家的方針政策，與本單位、本系統實際相結合的產物。它要求必須具有嚴格的真實性，高度的思想性，很強的針對性。也就是説，事實要真實可靠，判斷要準確無誤，辦法要切實可行。一定要反映客觀實際，不能有半點虛假；要解決實際問題，不能無的放矢，坐而論道。其次，在文字表述上，所有文件都必須寫得準確無誤，清楚明瞭，生動簡練。它要求用盡可能少的文字，恰如其分而又具體生動地反映和解決現實生活中的矛盾。如果思想不明確，思路不清楚，文字不準確，甚至前後矛盾，上下重複，宂長雜亂，使人讀後昏昏然不知所云，那就不僅浪費了人力物力，而且會貽誤工作。因此，寫好機關應用文，是一項政策性、思想性，技術性很強的工作。文件寫得好壞，既是領導機關工作效率，工作質量的體現，也是領導班子的思想水平、業務能力和指揮才幹的標誌。每一個機關工作人員，特別是從事領導工作和祕書、宣傳、調查研究工作的同志，都應當把學習機關應用文的寫作，作為一項業務訓練的基本功，認真對待。

毛澤東同志、周恩來同志等老一輩無產階級革命家，十分重視各種文件的起草、修改，定稿工作。他們從參加革命工作起，就常常親自動手起草或修改文件。黨和國家的許多重要文件，不少是出自他們之手。對於怎樣撰寫文件，他們也作過許多指示，積極倡導革命文風，提倡精簡文件，提高質量，反對文牘主義。他們在這些方面，同樣為我們樹立了光輝的榜樣。今後，隨着社會主義現代化建設的迅速發展，機構改革的不斷完善，對我們各級領導機關，特別是領導幹部，提出了更高的要求。如果機關幹部不會起章或修改文件，那是很難勝任本職工作的。

當然，就一個機關來説，草擬、印製、發送文件，並不是唯一的工作方法，更不是文件發的越多就越能推動工作。相反，如果本來可以口頭請示、當面接洽的事，也要求寫個材料，本來應該面對面指導解決的問題，也要發個指示、通知，那隻能陷入文牘主義，助長官僚主義，使機關工作脱離實際，脱離羣眾。有些非發文件不可的事，也要注意精簡節約，少發文，發短文。那些空洞的既不提出問題，也不解決問題的文牘，對上對下對自己不僅無益，而且有害。這是機關工作必須十分注意克服的弊病。從這個意義上説，學好機關應用文的寫作，也是克服文牘主義、官僚主義的一個必不可少的重要方面。