應用文寫作概述大綱

學習要求：

學習本章瞭解：應用文寫作的概念、分類；應用文的作用和寫作要求。

掌握：應用文的概念、特點；應用文寫作的基本要素。

重點掌握：主旨、材料、結構的概念，寫作要求；應用文開頭、主體、結尾的寫作方式;

敍述、説明、議論的表達方法； 應用文的語言要求。

一、重難點內容提示

(一)應用文的概念、特點

應用文寫作是研究應用文體寫作規律和方法的一門學科，它具有系統的理論性和極強的實踐性。

1.應用文是指國家機關、企事業單位、社會團體和個人在日常工作、生活中，為處理公私事務而常用的具有某種固定格式和直接應用價值的文體。

2.應用文的特點

（1）文體的實用性

實用性，是指應用文無論在處理公共事務還是私人事務中，都具有實際應用的價值。“實用”是應用文最重要的特點，文中不僅要擺出這個問題是什麼，而且要明確提出解決這個問題的具體意見、辦法, 直接為解決現實問題而寫。實用性是判斷應用文好壞的價值尺度。

應用文的實用性還表現在寫作的時效性上。延誤時間，時過境遷，就失去它的實用價值。

（2）體式的規範性

應用文體式的規範性主要表現在兩個方面：一是文種的規範，即辦什麼事用什麼文種，有大體的規定，不能亂用。二是格式的規範，即每一文種在寫法上有大體的格式規範，不能隨意變更。

（3）內容的真實性

真實性是指內容的真實確鑿，實事求是。應用文是管理工作的工具，要為解決現實問題，指導實際工作服務，因而它完全排斥虛構和杜撰，文中所寫的數據、材料等，要真實、準確；所發佈、傳達的上級指示精神是確切，沒有經過任何藝術加工，否則作者將承擔一定的行政和法律責任。

（4）語言的簡明性

簡明性是指應用文在語言上儘量簡潔、明確。應用文是辦事的,簡潔，才能提高辦事效率；明確，才能保證工作質量。應用文要避免使用一些不切實際的形容詞和不適宜的比擬、誇張等修辭方法。

（二）應用文的分類

1.公務文書

公務文書，簡稱公文。人們通常説的公務文書有廣義和狹義兩種理解。廣義的公文指法定機關、社會團體、企事業單位在公務活動中形成的、具有規範格式的文書材料。其中包括行政公文、事務文書、各類專用文書等。狹義的公文，專指行政機關公文。行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具，即國務院XX年8月24日發佈的《國家行政機關公文處理辦法》中列出的十三種公文：“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要”。

2.事務文書

事務文書是機關、團體、企事業單位為反映事實情況、解決問題、處理日常事務而普遍使用的文書，它具有很強的實用性、事務性和某種慣用格式。從廣義上説，事務文書也是一種公務文書，目的是處理公務和傳遞信息，使用“事務文書”這一名稱，是相對於正式公文而言的。如：計劃、總結、調查報告、述職報告、簡報、規章制度等。

3.專用文書

專用文書是指在一定的業務範圍內，按照特殊需要而專門使用的文書。如：

（1）傳播文書

（2）謀職文書

（3）經濟文書

（4）法律文書

（5）科研文書

4.日常文書

日常文書是指機關、團體、企事業單位和個人在日常生活、工作和學習中所使用的，具有一定規範體式，能起交流思想、溝通感情、傳遞信息等作用的應用文書。如：書信、日記、條據、啟事、對聯、感謝信、表揚信、申請書、慰問信、請柬等。

（三）應用文的主旨

主旨指應用文的中心意思，是作者的意圖、主張或看法在文中的體現。主旨也指應用文的行文目的、文本內容或對客觀事物的態度等。主旨是應用文的靈魂，它決定着應用文質量的高低、價值的大小、社會作用的強弱。應用文的主旨與其它要素相比處在統帥的地位，材料的取捨、結構的安排、語言的運用、表達方式的選取都要圍繞着它進行。對應用文主旨的要求是：正確、直露、單一。

（四）應用文的材料

應用文的材料是指撰寫者為表現應用文主旨時所蒐集、攝取或寫入文之中的一系列事實、數據或論據。材料是應用文寫作的基礎。如果説主旨是應用文寫作的靈魂，那麼材料就是應用文的血肉。沒有材料，主旨就不能確定。應用文的材料主要分為理論材料和事實材料兩大部分。理論材料主要有方針、政策、各種法律法規及科學原理、定律、學説等；事實材料主要有事件與情況、實物與現象等。材料與寫作休慼相關，應用文從蒐集材料到文章定稿，實質上是一個蒐集、分析、綜合、選擇、排列、組合材料的過程。對材料工作要抓好以下三個環節：

1．蒐集材料

根據特定的寫作目的，應用文蒐集材料要做到豐厚典型。所謂豐厚，指力所能及，全面佔有材料。所謂典型，指材料能夠揭示事物的本質，代表事物的特徵。豐富指的是材料的數量，典型指的是材料的質量，沒有一定的數量，也無所謂質量。二者是辯證統一的。

應用文蒐集材料的途徑一般地説主要通過直接獲取與間接獲取兩條途徑。1、直接獲取是指作者親自從現實生活中獲取。如運用觀察、實地調查、訪問、問卷、開調查會等方法直接蒐集材料。2、間接獲取是指作者通過某種傳播媒介所獲得的材料。如各種記錄、報表、統計數字、報刊、書籍、部門或單位的檔案等獲取大量的間接材料。

2．分析材料

蒐集到大量的材料，明確了寫作的主旨，接下來就是分析材料的真偽。材料的真實是應用文寫作的生命。分析材料的真偽主要從二個方面：一是分析材料的客觀真實性。材料的客觀真實是指作者不能根據需要隨意編造，不能移花接木和虛構、誇張。二是分析材料的本質真實性。材料的本質真實是指現實社會中，有些偶然的個別現象，從局部看，它確實存在於客觀實際，是真實的，但就整體而言，這些偶然的、個別的真實現象卻不能反映事物的整體面目和內在本質。因此，在分析材料客觀真實性的基礎上，作者還必須分析材料的本質真實性，以便及時剔除那些不能反映事物本質真實的虛偽材料。分析材料的總原則是：去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及裏。

3．選擇材料

選擇材料是指在蒐集和分析材料的基礎上對具備候選資格的材料進行篩選取捨。經過分析的材料，並不能都寫進應用文中去，還須按照一定的原則對其進行篩選。選擇材料是分析材料的深化。應用文選擇材料主要是根據主旨需要選擇那些典型、真實、新穎的材料。所謂典型材料是指能夠集中、深刻地表明事物的本質及共性，同時又帶有鮮明的個性色彩，“以一當十”的材料。所謂真實性材料是指材料既是生活中客觀存在的事實，又要能反映客觀事物的本質和主流。新穎材料是指材料具有新鮮的意義，思想有一定的深度，同時又具有很強的感染力、吸引力。新穎材料有兩種情況，一是這個材料是以前沒有人用過的，二是以前雖有人用過，但我用時卻發掘出新的含義。

（五）應用文的結構

應用文的結構是指應用文內部的組織構造，也是安排材料、謀篇佈局的方式。結構是應用文的骨骼，材料是應用文的血肉，主旨是應用文的靈魂。沒有骨骼血肉無所附，靈魂無所依，應用文的骨骼是否有機、和諧的統一成一個整體，直接影響到應用文的表達效果。應用文的結構與一般文章一樣，包括開頭和結尾，層次和段落，過渡和照應等，下面按開頭、主體和結尾三個部分予以介紹：

1．開頭

開頭，是指文章從什麼問題寫起，從哪裏下筆。由於寫作內容、文種、目的等不同，應用文的開頭方式常見的有：

（1）概述式

概述式是在開頭部分用敍述的方法，概括地寫出寫作對象的基本情況、問題、或寫出工作的基本過程。這種開頭，多用於“調查報告”、“簡報”、“總結”、“會議記要”等。

（2）目的式

目的式是開頭就開宗明義，説明寫文章的目的。這種開頭常用於情況通報、通告、通知、意見等文種。

（3）根據式

根據式是根據法律、法令；文件精神，領導指示；或對方來文；或存在的問題，突發事件等行文。這多用於決定、調查報告、某地場預測報告、合同等

（4）提問式

提問式是開頭就開門見山地提出問題，製造一個懸念，發人深思，然後引出正文。情況通報、調查報告、會議紀要、學術論文、新聞等，有時用這種方式開頭。

（5）説明式

説明式是開頭先對要寫的對象的背景、情況做一些説明，在此基礎上引出正文。這種開頭多見於調查報告、新聞、通訊、廣告等。

2．主體

主體是應用文的主幹所在。在考慮這部分結構安排時，要根據行文的目的，緊緊扣住主旨，條理清晰地逐層展開述説，把有關事項的內容、情況、過程、要求、措施、辦法、結果、成效、問題、經驗、教訓等敍述清楚。

應用文主體部分的寫法沒有固定的模式，可以靈活多變，量體裁衣。但也不是無規律可循，常見的結構方式有：

（1）時序式

時序式是按時間的推移或按事物發展演變的過程來安排結構。各層次之間為“先後”關係。總結、調查報告、情況通報等常用此種方式。

（2）遞進式

遞進式是指內容之間的意思一層進一層，層層推進其順序不可顛倒。經濟活動分析報告、意見、報告、議案等常用這種方式。

（3）總分式

總分式是總述與分述的層次關係。具體運用此方式時，可以是先總提，後分述的“首括式”安排，也可以是先從幾個方面分述，最後總括的方式。簡報、調查報告、總結、述職報告等常用這種方式。

（4）並列式

並列式是文章各層意思無主從關係，並列而有聯繫，共同表達主旨或論點。具體運用此方式時，可以是：(1)按空間的分佈或場面的轉換安排層次，如綜合性簡報、調查報告、情況通報等，常把不同地區、不同部門的動態情況，按同一主旨，採用並列結構方式進行綜合報道。(2)按材料的性質歸類安排層次，如經驗類調查報告、總結、經濟活動分析報告等，常按材料的性質分為幾個層次。(3)按中心論點的若干側面，提煉各個分論點，從不同的角度共同論證論點。學術論文等常用此方式。

3．結尾

結尾是文章的總收束。應用文常見的結尾方式有：

（1）總結式

總結式，是依據正文的中心內容，進行概括總結，作出結論，點明主旨，以加深人們對文章的印象。這多用於總結、調查報告、通報等。

（2）號召式

號召式，是在結尾處發出號召，號召人們行動起來去落實文中所提出的要求和任務。這多用於總結、決定、會議紀要等。

（3）説明式

説明式，主要是對主體部分的未盡事宜作一些補充説明，或者對與內容有關的問題做一些必要交代。這多用於公告、通報、通告、規章制度等。如“本通告自公佈之日起生效”、“這個通知精神，適用於政府機關和事業單位”之類的結尾語句，都是對有關事項的補充説明。

（4）慣用式

慣用式多用於公文的結尾。其中包括上行文中的祈請式，如“妥否，請審查批示”、“以上意見，如無不妥，請批轉各地執行”等帶有祈請意思的語句，作為公文的結束語；還有下行文中期望式，如“特此公告”、“希遵照執行”、“希參照執行”等帶有期望意思的慣用語句作結尾。

以上各種結構形式，在一篇應用文中可以採用一種，也可以以一種為主、其他幾種並用。總之，結構的安排必須為主旨服務。力求在不變的結構形式中求變，在變化的結構形式中求穩。

（六）應用文的語言

寫作應用文要從以下幾個方面注意語言的表述。

1準確

準確是指用詞要切合語體，語言要準確、連貫，邏輯性要強，造句要合乎語法。

2簡煉

簡煉是指語言的簡潔和精煉，用最少的文字表達最豐富的內容。

3質樸

質樸，就是不用誇飾性語言，杜絕虛妄不實之詞，保持寫作的嚴肅性。

（七）應用文的表達方式

表達方式，是行文時對有關內容進行表達時所採用的表述角度與方法。應用文的表達方式通常只有：敍述、議論和説明。

1．敍述

敍述，是對人物的經歷和事物發展變化的過程作出介紹和交代。這裏介紹幾種常用的敍述方法：

（1）概述、詳述、散敍

概述就是概略敍述某一狀況，某一過程的基本面貌，使讀者能瞭解個概要，這種敍述方法在應用文中運用的最多。

詳述就是詳細敍述某事物的基本面貌或某一事件的具體過程，使讀者有個細緻的瞭解。如產品説明書、調查報告等。

散敍是把許多不同時間、不同地點發生的事情，緊緊圍繞着一個主旨，分別進行敍述。應用文中的散敍，多是把並列的幾件事或者是幾亇部門、單位、幾個人的事情分別敍述出來。

（2）順敍、插敍、倒敍

順敍是完全按照時間先後或事情發生發展的過程來安排段落層次的一種寫法。用這種方法，可以把事物發展的過程敍述得頭尾清楚，層次分明。如情況通報、工作總結等。大體上是這種寫法。

插敍是指在敍述主要事件的過程中，有時需暫時把敍述的線索中斷一下，插進有關的另一件事的敍述，插敍部分完結後，再接上原來的線索繼續進行的敍述。插述，有時是為了補充主要事件，有時是為了突出人物性格，有時是對某些問題作補充説明。如調查報告或某些敍述性的公文，在敍述到某一內容時，常插入對另一內容的敍述。插述可以補充材料，豐富內容，使文章更加充實。

倒敍是先寫事情結局或事件的某一重要情節，然後再按事件的發生發展過程進行敍述。如總結、調查報告等，常常是先敍述成績、結果，然後回頭再敍述工作進展，過程及經驗。用這種方法，可以強調結局，突出重點。

敍述是一種“易學難工”的表達方式。應用文的敍述一定要做到：一是條理清楚。應用文不是完整的記敍文，多數只是敍述一個情節，一個片斷，一個過程，所以，線索不能繁雜，主線必須清楚，鮮明，敍述的人稱也要注意。二是交代明白。敍述的目的，在於述説和交代文中基本內容。敍述的六要素不一定要在文章中一一寫出來，但事情的來龍去脈一定要敍述

清楚，交代明白。三是詳略得當。敍述要抓住重點，分清主次。凡是對錶現主旨起重要作用的，就必須詳寫；凡與主旨關係不大的，就應略寫。只有詳略得當，文章的重點才會突出，主旨才能鮮明。

2．説明

説明，就是簡明扼要地把事物的形狀、性質、特徵、成因、關係、功能等解説清楚，或把人物的經歷、特點等表述明白。應用文常用的説明方法有：

（1）定義和解釋

定義説明，是指用簡潔而明確的語言把事物的本質屬性揭示出來，給人以清晰的概念。定義説明既能使人們對被説明的事物有一個明確的本質的瞭解。又能使人們把該事物與其它事物區別開來。

定義説明雖然能夠比較科學地揭示事物的本質屬性，但是由於它的概括性太強，比較抽象，對事物、現象的特點難以説得具體詳盡，所以常常需要用解釋來補充定義説明。

解釋説明，是對概念進行詳細解説，它是對定義的補充説明。通常是位於定義之後。各類科研文書和專用文書常用定義和解釋説明。

（2）分類和舉例

分類説明,是將被説明的對象，根據它們的性質、形狀、成因、關係、功用等，按照一定的標準分成不同的類別，然後逐類説明。

舉例説明，是舉出突出實例來説明事物。它是通過個別認識一般的一種方法，給人以實感。舉例説明要精心選擇例子，做到事例典型、有代表性，有啟發性。應用文中的論文、總結、報告、調查報告、通報等常用舉例説明。

（3）比較和引用

比較説明，是將不同的事物加以比較或將某事物本身的不同情況相比較的一種説明方法。比較包括類比和對比。比較時突出事物之間相似的地方，這就是類比；突出事物差異的地方，就是對比。

引用説明，是説明事物或事理時，必要地引用一些與説明有關的權威性資料來加以説明。引用，可以為證明服務，也可以為説明服務。引用資料來證明作者之有理，讓人信服;為了充實內容或作為説明的依據而引用有關資料。引文必須貼切，有針對性。引用資料要認真核實、註明出處。

（4）數字與圖表

數字説明，是用數字來説明事物和事理。數字説明，包括用約數、倍數、百分比等。運用數字説明，必須認真核實數字，做到來源可靠和準確無誤。即使是估計數字，也要有根據，力求切近。

圖表説明，是藉助插圖、表格、照片來説明事物的本質和特徵。圖表説明能使説明對象由抽象變具體，便於讀者理解和掌握，但用圖表説明時，要注意配有適當的文字加以説明。

以上八種説明方法，在應用文中經常交替使用，它們沒有高低之分。寫作時要從實際出發，根據説明的內容、讀者對象和寫作目的的不同，靈活運用。

3．議論

議論是通過擺事實、講道理，來闡明觀點的表達方法。議論，一般説來是由論點、論據、論證三個要素構成。論點，是作者對所論述的問題提出的主張，看法和表示的態度。它常常是議論的主旨，或稱中心論點；論據，是用來證明論點的理由和依據，它主要是議論中的事實材料，它是議論的基礎；論證，是以論據證明觀點的過程和方法。應用文中適當運用議論，可以深化主旨，點明事情的實質；有時運用議論，還可以超越所要議論的事物本身，讓讀者發揮聯想。常用的論證方法有：

（1）舉事例論證

舉事例論證，是用典型的具體事實作論據來證明論點。也是“擺事實”的方法。舉事例論證，最重要的是注意論據和論點關係的一致性和緊密的統一性。

（2）對比論證

對比論證，是將論據中截然相反的兩種情況進行比較，形成鮮明的對照，互為襯托，具有很強的論證力量。對比論證的方法有兩種情況：一種是“橫比”，是把同一時期的兩種性質截然不同的事物進行比較。一種是“縱比”，是把同一事物在不同時間的不同情況作比較。

（3）類比論證

類比論證，是將性質特點相近的事物放在一起比較，從而達到準確認識事物的目的。在應用文寫作中，把一些規模、條件彼此相似的單位、企業進行比較的方法，運用得比較普遍。

以上是三種最基本的論證方法，此外還有事理引申法、反證法、分析法等等，就不一一介紹了。

應用文中的議論要以事實為依據，以法律為準繩，就事論理，簡明扼要。除了學術論文以議論為主外，一般應用文的議論都不是長篇大論，不需要旁徵博引，反覆論證。

敍述、説明、議論是應用文常見的三種表達方式，闡述時只是為了方便才分開説明。在應用文寫作中單一運用某種方式的不多，往往是以某一種表達方法主為結合運用其它方式。

（八）應用文的作用

應用文在不同的社會，不同的歷史時期，以其不同的內容和形式發揮着不同的社會作用。在現階段，它的社會作用主要表現在以下幾個方面：

1．宣傳教育，指導工作作用

2．傳遞信息，協調溝通作用

3．依據和憑證作用

（九）應用文的寫作要求

1．要熟悉政策和法規，具有較高的政策水平

2．要有較寬的知識面

3．要具備較強的文字表達能力

（1）學習語法、修辭、邏輯知識

（2）加強寫作實踐，不斷提高寫作能力

4．要有規範的格式

（十）電腦寫作的涵義

所謂電腦寫作，是指運用電腦新的信息媒介，以鍵盤、電子筆、語音輸入器乃至觸覺、視覺和心理感應方式作為新的書寫工具，以電腦屏幕為信息的新的顯示界面，以電腦軟盤和硬盤為信息的承載體，所進行的具有鮮明主體色彩的信息記錄、交流和傳遞活動。

（十一）電腦寫作與傳統寫作的區別

1．書寫工具不同。傳統寫作的工具主要是刻刀和各種筆，而電腦寫作的工具則是鍵盤、掃描器、電子筆、語音輸入器等。用電腦寫作工具寫出來的文章，可以隨意地複製、增補、刪除、修改、粘貼，同時還可以配上動畫、圖片、電影等等。因此，與傳統寫作工具相比，電腦寫作的工具更加簡便化，不僅極大地提高了寫作速度，而且效果更鮮明、方式更靈活、過程更流暢。

2．寫作方式不同。傳統寫作採用的一種線性順序，由於受寫作載體的限制，人們必須按照一定的時空順序和邏輯秩序來表達信息，而且信息很快就固化、定型，對內容的增添、變動和修改十分不便；而電腦寫作的載體幾乎沒有空間限制，突破了傳統寫作的線性軌道，呈現出非線性化的特徵。電腦的超級鏈接功能，可以隨意地對文章進行編排，字體可以隨意調換，顏色可以隨意變更，使作者的思維處於一種超時空、跨媒體的自由境地。

3．寫作媒體的不同。傳統寫作運用的是單一化的文字；而電腦寫作則是媒體多元化、表現形式多樣化。除文字外，電腦寫作還可以隨意加入聲音、圖形、圖像和視頻等手段，在電子郵件和網上聊天中，人們還用各種符號來交流思想，傳遞情感，大大增強了人們的寫作情趣，也極大地豐富了寫作的表現力。

4．蒐集材料的方式不同。傳統寫作對材料的蒐集有兩條渠道，即直接蒐集和間接蒐集。而電腦寫作除了上述兩條渠道外，還可以通過網絡共享來進行。網絡上的電子文本形成一個巨大的信息素材庫，其信息檢索功能遠遠超過世界上任何一個現代化的圖書館。通過鼠標點擊，可以隨心所欲地找到我們需要的任何材料，且速度快、效率高。