修改員工手冊的五大原則

修改員工手冊的五大原則

企業應該如何制訂自己的員工手冊?《勞動合同法》對員工手冊提出了哪些新的要求?筆者基於長期為公司制訂員工手冊的實際經驗，以及長年的勞動仲裁實踐，寫成此文，以饗讀者。

一、 合法性原則

合法性原則，是20xx年最高人民法院關於勞動爭議的第一個司法解釋中，對公司員工手冊提出的一個基本的要求。《勞動合同法》更進一步要求，如果員工手冊不合法，並且侵犯了員工的利益的話，員工可以以此為由，提出辭職，同時向單位主張解除勞動合同的經濟補償金;同時，勞動和社會保障局也可以對這種公司進行相應的處罰。

那麼，實踐中，單位員工手冊一般的違法條款存在哪些呢?

1、 加班費的基數違法

較多公司的員工手冊，在界定加班費的標準時，以基本工資為計算基數，這是一種明顯違法的規定。

2、過多處罰規定

較多公司的員工手冊，對於員工的遲到早退曠工等行為，規定了處罰或者扣發工資的規定。這種規定，原則上來説，法律並不嚴格禁止，但是限定了一定的界限，即每月扣款不得超過員工工資的20%，而且扣後向員工發放的實際工資不能低於當地的最低保障工資。

3、員工曠工三天即辭退

這一種做法違犯了《國有企業職工獎懲條例》的規定。法定員工連續曠工十五天或者累計曠工三十日方可辭退。實踐中，固然出現過當員工手冊中連續曠工三日即可辭退的規定被法院認可的案例，但是也不乏類似條款被法院認定為無效的案例。而且從法理來分析，曠工三天即可辭退，確實違犯了強制性的法律規定，而且也過於嚴荷。出於案件，我們建議企業還是按法律來辦事。

4、試用期方上社保。

這更是一種明顯違法的情形。

對於其他情形，難以一一羅列，不再贅述。

二、 民主制訂程序原則

民主制訂程序，也是20xx的司法解釋所提出，但是由於這一原則難以細化，這些年來，一直沒有實際運用。《勞動合同法》對這一原則進行進一步的細化，體現為要求員工手冊通過職代會或者全體職工的討論，作出彙總意見後，進一步通過工會或者職工代表的協商確定。但是這一細化同時又引申出了，如何選舉職工代表，職工代表大會的開會原則及通過原則如何把握，第二次是否還需要通過職工代表大會?所有這些，就目前來説，仍然是缺乏操作細則的。因此，在此情況之下，公司在制訂員工手冊時，就目前來説，主動徵詢員工的意見，如果沒有職代會，儘量向所有員工公示，通過電子郵件或者內部局域網的方式要求全體職工參與討論，也不失為一種較好的方法。

三、 公示原則

20xx年之前，員工手冊最大的法律風險，在於公示風險。

很多公司的公示方法是存在很大風險的。

公司常見的公示做法有以下幾種：

1、 將公司的規章制度，公佈在公司的會議室內，沒有特意去提醒員工注意或者確實提醒了員工，但沒有任何證據可以證明，甚至沒有任何證據可以證明是何時公佈的;這一做法常見於一些老國企。

2、 將公司的員工手冊，公佈在公司的內部網站上，每個員工皆可以通過公司系統進行查詢查看。這一做法常見於新型的IT公司，甚至一些知名的國際化的IT公司。

3、 將公司的員工手冊，通過電子郵件系統，向公司的每一名員工送達。這一做法常見於新興的企業，雖然不是IT行業，但是工作習慣依賴於網絡，習慣於在工作過程中使用網絡溝通方式。

上面的第一種做法，是一種比較傳統的做法，也是一種風險最大的做法。因為這種做法事實上沒有任何證據可以證明將這些制度對員工進行過公示。那麼在這種情況下，只要員工一否認，基本上就是員工手冊無效的結局。

上面的第二種做法以及第三種做法，有一定的相似之處。目前由於網絡工具的興起，因為其使用確實具有極大的便利性，而且尤其便於異地員工的管理，所以在實踐中受到了廣泛的應用。這些做法本身可以節省人力資源的很多瑣碎性的工作，可以節省人力，節省勞動量，減輕工作壓力，提高工作效率。但是與之相伴而生的就是法律上的風險。這些公示方式，由於皆是通過網絡進行的，目前司法實踐考慮到網絡本身的易於修改而且不留痕跡，一旦出現員工否認而公司無法提供其他的可參考性證據時，一般情況下，也是認定為員工手冊無效的。

法律本身並沒有對公示作出任何解釋。目前司法實踐對公示的理解是公司要將員工手冊通知到員工本人，並不在意是否通知到了其他的員工。所以仲裁訴訟中也曾經出現過被訴公司為了證明公示過員工手冊，由所有在職的員工集體簽名證明這一點。但是由於在職的員工跟所在的公司之間具有隸屬關係，也就具有了一定的經濟利害關係，因此這樣的證據在實踐中並不能得到仲裁員或者法官的認可。從而也就引申出了結論，即企業如果要證明對員工手冊進行了公示，就必須要有證據證明對發生爭議的員工進行過明確的告知。

在實踐中我們也碰到過以下幾類比較好的公示方式，為大家介紹一下，以供借鑑：

1、 員工入職時，公司會為員工準備一些工作需要的資料或者勞動工具，與這些資料和勞動工具同時交付給員工的，就有員工手冊(需要單獨列明)，同時，要求員工簽字確認收到了。這一種做法，既有充分的證據向員工進行了公示，同時也便於員工在入職之時就瞭解企業的規章制度，便於迅速地瞭解企業的文化以及工作流程。

2、 員工入職時，為員工進行適當培訓時(時間也許只有二三天)，其中就有對員工手冊的內容培訓，對於這種培訓，主題以及到場人員工皆有登記，並要求每一名員工進行簽到明示。這一種做法，比第一種做法更具有實際意義。

3、 在第二種做法的基礎上，企業在培訓結束時，會對員工進行關於員工手冊的開卷考試，第一名員工皆需要對員工手冊進行手寫式的答卷，並簽上自己的名字。這是目前我們所最為讚賞的方式。

針對以上三種方式，我們還需要考慮對異地員工的管理問題。對於異地員工，由於其一般情況下，與企業的人力資源部並不在一個地方，如果要求此員工來公司總部籤這麼一個東西，或者要求一名企業的人力資源工作人員跑過去單籤這麼一份東西，成本都是遠遠高於收益的。那麼在這種情況下，我們認為，企業應該在與該員工簽訂正式的勞動合同時，隨合同附送給該員工一份員工手冊，並要求員工簽收關於收到員工手冊的收據，以證明這一點。

如果在實踐中，企業對於員工手冊的公示，能夠考慮自己的實踐，着力於應用以上四種方式，相信公示的風險是可以避免的。

四、 指導原則

以上三個原則，即合法、民主制訂程序、公示是法律對員工手冊的三個要求，是一個公司的員工手冊所必須具備的。只有符合了這三點的員工手冊，才是能夠作為公司處理員工的依據，才能被法院和仲裁委認可的。但是符合了這三個要件的員工，是不是就是公司需要的?難道公司制訂員工手冊的目的，只是為了合法?

其實不然。我們認為，公司制訂員工的最根本的目的還是在於構建公司的制度體系，更方便對員工的管理，同時，對在職的所有員工，有一個指導的作用，這才是員工手冊最大的作用。

如何在員工手冊中，體現對員工的指導作用?

比如入職的要求，在員工入職之前，HR部門需要審查員工的哪些資料，方可辦理入職，何時與員工簽訂正式的勞動合同，具體的業務部門如何配合作好員工的入職工作?試用期的員工如何進行管理，試用期的考核如何才能做得盡善盡美，這些條文的細化，可以體現出一個公司在員工入職這個程序中，對部門任務的分工，有利於部門之間的職責明確，可以更好地防範員工入職不當給公司帶來的風險。

五、 實用原則

員工手冊需要有實用價值，否則就是一紙廢文。如何在制訂員工手冊的過程中，體現員工手冊的實用價值?舉一個最簡單的例子來説明，在很多情況之下，員工手冊是可以作為辭退員工的一個依據，那麼在何種情況之下，可以辭退員工?特別是針對員工嚴重違紀情形的界定這一塊，如何才能進行更好地界定?這是每一家企業在制訂員工手冊時，都會認真思考的一個問題。

實踐中，多數企業的做法是這一塊全部交給企業的HR部門來進行修改和擬訂。其實一家企業的HR部門在細化一個公司的違紀情形時，多數只是參考以往的嚴重情形，參考網上或者別的公司的違紀情形，再不然就是徵詢律師的意見，如此而已。其實，這種做法是較有侷限性，而且與本公司的實際情況，並不完全相符，實用性較差。較好的一個做法在於，我們建議公司在做這一塊時，徵詢具體業務部門的意見，彙總到HR部門，再由HR部門進行描述現象，提煉性質，總結後果，進行進一步的歸納和彙總。這樣做，方可使自己的員工手冊更符合本公司的實際情況，更有實用價值。