崗位説明書編寫流程

一、崗位工作分析

崗位工作分析也就是崗位分析，即是指對某工作進行完整的描述或説明，以便為人力資源管理活動提供有關崗位方面的信息，從而進行一系列崗位信息的收集、分析和綜合的人力資源管理的基礎性活動。很多企業由於缺乏準確的工作説明而付出了很大的代價，結果導致了很多人力資源工作缺乏針對性，難以開展。那麼如何制訂崗位工作説明書呢?崗位分析要從以下八個要素開始着手進行分析，即(7w1h)：

who：誰從事此項工作，責任人是誰，對人員的學歷及文化程度、專業知識與技能、經驗以及職業化素質等資格要求。

what： 在僱員要完成的工作任務當位中，哪些是屬於體力勞動的範疇、哪些又是屬於智力勞動的範疇呢?

whom：為誰做，即顧客是誰。這裏的顧客不僅指外部的客户，也指企業內部的員工，包括與從事該工作的人有直接關係的人：直接上級、下級、同事、客户等。 why：為什麼做，即工作對從事該崗位工作者的意義所在。

when： 工作任務應該被要求在什麼時候完成呢? where：工作的地點、環境等。

what qualificatiaons：從事這項工作的僱員應該具備哪些資質條件呢?

how：如何從事或者要求如何從事此項工作，即工作程序、規範以及為從事該工作所需要的權利。

崗位工作分析是一項複雜的系統工程，企業進行崗位工作分析，必須統籌規劃，分階段、按步驟地進行。進行崗位工作分析通常使用的方法有：問卷調查、總結分析、員工記錄、直接面談、觀察法等方法。有了崗位工作分析的結果以後，我們就可以着手製定崗位工作説明書了。

二、崗位工作説明書

也稱崗位説明書，是表明企業期望員工做些什麼、員工應該做些什麼、應該怎麼做和在什麼樣的情況下履行職責的總彙。崗位工作説明書最好是根據公司的具體情況進行制定，而且在編制時，要注意文字簡單明瞭，並使用淺顯易懂的文字填寫;內容要越具體越好，避免形式化、書面化。

另外，在實際工作當中，隨着公司規模的不斷擴大，崗位説明書在制定之後，還要在一定的時間內，有必要給予一定程度的修正和補充，以便與公司的實際發展狀況保持同步。而且，崗位工作説明書的基本格式，也要因不同的情況而異，但是大多數情況下，崗位説明書應該包括以下的主要內容：

1.崗位基本資料：包括崗位名稱、崗位工作編號、彙報關係、直屬主管、所屬部門、工資等級、工資標準、所轄人數、工作性質、工作地點、崗位分析日期、崗位分析人等等。

2.崗位分析日期：目的是為了避免使用過期的崗位説明書。

3.崗位工作概述：簡要説明崗位工作的內容，並逐項加以説明崗位工作活動的內容，以及各活動內容所佔時間百分比，活動內容的權限;執行的依據等。

4.崗位工作責任：包括直接責任與領導責任(非管理崗位則沒有此項內容)，要逐項列出任職者工作職責。

5.崗位工作資格：即從事該項崗位工作所必須具備的基本資格條件，主要有學歷、個性特點、體力要求以及其他方面的要求。

崗位説明書是指對對崗位工作的性質、任務、責任、環境、處理方法以及對崗位工作人員的資格條件的要求所做的書面記錄。它是根據崗位分析的各種調查資料，加以整理、分析、判斷所得出的結論，編寫成的一種文件，是崗位工作分析的結果。此外，有必要注意的是，崗位工作説明書的內容，可依據崗位工作分析的目標加以調整，內容可繁可簡。 崗位工作説明書的外在形式，是根據一項工作編制一份書面材料，可用表格顯示，也可用文字敍述。編制崗位工作説明書的目的，是為企業的招聘錄用、工作分派、簽訂勞動合同以及職業指導等現代企業管理業務，提供原始資料和科學依據。

崗位工作説明書一般由人力資源部門統一歸檔管理。爾後，崗位工作説明書的編寫，也並不是一勞永逸的工作。實際中，當企業組織系統內經常有出現職位增加、撤消的情況，更常見的情形便是崗位的某項工作職責和內容的變動，甚至於每一次工作信息的變動，都應該要求及時記錄在案，並迅速反映到崗位工作説明書的調整之中。在遇到崗位工作説明書要加以調整的情況下，一般由崗位所在部門的負責人，向人力資源部提出申請，並填寫標準的崗位説明書修改表，由人力資源部門進行信息收集，並對職位説明書做出相應的修改。

三、崗位説明書的填寫

崗位説明書的格式可以是多種多樣的，關鍵是要在使用了統一格式的崗位説明書後，應該用準確、簡潔的語言，將上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成規範、準確、使用方便的管理文件。

眾所周知，不同的企業和組織都有各自特點和急需解決的問題。有的是為設計培訓方案，提高員工的技術素質;有的是為了制定更切合實際的獎勵制度，調動員工工作的積極性;還有的是為根據工作要求，改善工作環境、提高安全性。因此，這些企業和組織所要進行的崗位工作分析的側重點就不一樣。可一般來説，崗位工作分析主要包括兩方面的內容：

(一)崗位描述

崗位描述就是確定崗位工作的具體特徵。它包括以下幾個方面的內容：

1、崗位名稱。即指崗位所從事的是什麼工作。

2、崗位活動和程序。包括所要完成的工作任務、工作職責、完成工作所需要的資料、機器設備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯繫以及上下級關係。

3、工作條件和物理環境。包括正常的温度、適當的光照度、通風設備、安全措施、建築條件，甚至工作的地理位置。

4、社會環境。包括工作團體的情況、社會心理氣氛、同事的特徵及相互關係、各部門之間的關係等。此外，應該説明企業和組織內以及附近的文化和生活設施。

5、職業條件。由於人們常常根據職業條件來判斷和解釋職務描述中的其它內容，因而這部分內容特別重要。職業條件説明了工作的各方面特點：工資報酬、獎金制度、工作時間、工作季節性、晉級機會、進修和提高的機會、該工作在本組織中的地位以及與其它工作的關係，等等。

(二)崗位要求

崗位要求説明了從事某項工作的人所必須具備的知識、技能、能力、興趣、體格和行為特點等心理及生理要求。制定工作要求的目的是決定重要的個體特徵，以此作為人員篩選、任用和調配的基礎。

崗位要求包括：有關工作程序和技術的要求、獨立判斷與思考能力、記憶力、注意力、知覺能力、警覺性、操作能力(速度、準確性和協調性)、工作態度和各種特殊能力要求。崗位要求還包括文化程度、工作經驗、生活經歷和健康狀況等。崗位要求可以用經驗判斷的方法獲得，也可以通過統計分析方式來確定。

基於以上崗位分析的基礎理論，是從大的方面加以分析出崗位説明書的成果。若根據某公司職(崗)位説明書的描述，再加以細化分析，具體可從以下幾個方面進行考慮：

1、崗位基本信息

崗位基本信息也稱為工作標識。包括崗(職)位名稱、崗位編號、姓名、所屬部門、直接上級、職等職級、定員等。

2、工作內容描述

這是最主要的內容，此欄詳細描述該職位所從事的具體的工作，應全面、詳盡地寫出完成工作目標所要做的每一項工作，包括每項工作的綜述、活動過程、工作聯繫和工作權限。同時，在這一項中還可以同時描述每項工作的環境和工作條件，以及在不同階段所用到的不同的工具和設備。

3、任職資格

(1)教育背景 此項填寫從事該職位目前應具有的最低學歷要求。在進行工作分析時，經常有這樣的情況：某職員是一位有多年工齡、經驗豐富的高中學歷的員工，但他的教育背景顯然不能代表所需要的教育水平。在確定教育背景時應該考慮，如果讓一位新員工來工作，他最低應是什麼學歷，而不一定是當前在職員工的學歷。

(2)經驗 此項反應從事該職位之前，應具有的最起碼的工作經驗要求，一般包括兩方面，一是專業經歷要求，即相關的知識經驗背景;另一個需要的是本組織內部的工作經歷要求，尤其針對組織中的一些中、高層管理職位。

(3)技能要求 此項反映從事該職位應具有的基本技能和能力。某些職位對專業技能要求較高，沒有此項專業技能就無法開展工作。而另一些職位相比之下則對某些能力要求更為明確。

(4)個性特質 指從事該崗位通常需要從業人員具備何種性格特徵。

(5)培訓經歷 此欄反映從事該職位前，應進行的基本的專業培訓，否則將不允許上任或不能勝任工作。具體是指員工在具備了教育水平、工作經驗、工作技能之後，還必須經過哪些培訓。

(6)其它 例如反映該崗位通常表現的工作特性，在流水線上可能需要三班倒;在高科技企業中需要經常加班;建築施工人員經常出差;一般管理人員則正常上下班等。

4、責權範圍

(1) 責任 指此項工作所擔負的職責和應當按時完成的任務。

(2) 權力 一定的工作崗位要承擔一定的責任，必須要有相映成趣的人、財、物上的支配權力。