文書處理

1、文書處理的涵義

文書處理是指機關單位在日常工作中圍繞着文書的擬製、辦理、管理所進行的系列工作。

2、文書處理的原則

及時；準確；安全；統一規範。

3、文書的行文關係

是指文書的發文機關及受文機關之間的關係。各級行政機關、單位必須按各自的權限、智能及隸屬關係行文。除特殊情況，不能越級行文。

4、在具體辦理行文的工作時，應遵循以下原則：

（1）各級機關、單位應根據其隸屬關係及職權範圍行文。

（2）一般情況下不得越級行文。

（3）向下級機關或系統內的行文需抄報上級機關並抄送同級相應平級機關。要正確確定抄送機關。

（4）需各級機關、單位協調一致的事項，未經協調一致不能單獨發文，聯合發文須經會籤。

（5）必須正確使用文書種類，確保行文質量。

（6）經公開發布的黨和國家公文，如公告、通告等應視為正式公文，遵照執行，可不再行文。

5、收文處理程序

公文處理程序，具有確定性、連續性與規範性的特點。

（1）簽收。指對收文的鑑別、清點、核對、檢查與履行簽註手續並接收公文的活動。要求認真核對公文的收文機關、公文數量與檢查公文封裝的情況以及是否按規定時限送達等。在確認無誤後簽字（蓋章）井註明收文時間。

（2）收文登記。公文登記的形式有：簿式、卡片式、聯單式及電腦登記等。

（3）分辦。指根據一定標準和要求將收文分送給有關部門或人員閲辦的活動。分辦為公文確定運轉方向，關係到公文能否得到準確迅速而有效辦理的決定性程序。分辦公文，要求分清主次緩急，分清閲件與辦件，明確界定辦文單位。分辦時應專門履行登記手續；並應附上“公文處理單”與“公文傳閲單”。

（4）擬辦。擬辦，文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，共領導人批辦時參考。

（5）批辦。是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。

（6）承辦。指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理覆文。

（7）催辦。指必須辦理答覆的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。

（8）注辦。指對文件承辦的情況和結果，由經辦人員在文書處理單上簡要註明。主辦也稱辦復。

6、發文處理程序

（1）擬稿。擬稿就是公文的起草工作，它是發文辦理過程的起點。

（2）會商。會商是指公文內容涉及有關機關（部門）的職權範圍得其同意和配合時所進行的協商活動。它有利於維護公文的合法性、有效性，維護政令的一致。會商由發文部門主動組織，應注意協商的對象齊全沒有遺漏，可採取“跑會”、“函會”以及召集會議等多種方式集中意見。如未就有關問題取得一致意見，應及時向上級機關反映，不得擅自按照自己意見對外行文。

（3）審核。又稱核稿，指對送領導人簽發的文稿所作的全面審核與修正。審核的重點是：

審核是否需要行文，發文的名義是否恰當；

控制發文的方向，檢查文種是否正確，有無多頭主送、濫抄濫報、隨意越級行文的現象；

審核文稿內容是否符合法律、法規與方針政策；是否真實準確、符合實際、界線清楚、前後一致、切實可行；

語言表述是否準確、簡明、得體。是否符合語法、邏輯；人名、地名、時間、數字、引文是否準確，標點是否正確，字跡是否工整規範，字跡材料是否耐久等；

文件、文件格式是否正確、規範；是否層次清楚，詳略得當；

是否經過會商或履行了必要的討論、審批手續。

（4）簽發。指機關領導人對文稿的最後審定、簽字發出。

（5）繕印。繕印就是將經領導簽發的文稿製作成書面文件的工作。繕印包括繕寫和印刷。

（6）校對。校對就是對校對清樣或謄寫的文件進行全面核對檢查、糾正錯漏的一道工序。

（7）用印。用印就是在文件上加蓋印章。用印是保證公文具有權威性和發生效力的一項工作。除會議紀要外，公文都應當加蓋印章。聯昔上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應當加蓋印章。用印要履行批准手續並做好記錄。印章要蓋在成文日期或發文機關和成文日期中間。以領導人名義發出的公文，則是由領導人親筆簽署或用簽字章。

（8）登記。登記就是公文分發傳遞前進行發文項目的登錄工作。包括對文件名稱、擬稿單位、審核人、簽發人、發文字號、成文時間、印刷時間、共印份數、發送對象範圍、發送方式等，一一加以登記，以保證公文傳遞及時準確，同時方便單位統計和日後查考。發文登記通常用簿冊記水帳式登記，由專人負責。

（9）分發。分發就是對公文進行分裝發出的工作，這是將製作完畢的公文及時有效地傳遞給受文者的最後一道工序。先由收發人員對文件進行清點分揀和裝封，再將已封裝完畢的公文用一定的形式傳遞給受文者，包括郵寄、電信、機要通信、機要交通、文件交換、專人送達等方式。文件封裝發出要根據不同公文的不同傳遞要求而區分處理，有保密要求的要通過機要通信、專人送達等方式，而不能用普通郵寄等方式。此外，發文辦理還包括立卷、歸檔、銷燬等程序。