部門祕書主要的職責有哪些

很多人都知道祕書室一個職業，可是都不清楚祕書的職業具體要做什麼，只有弄清楚部門祕書的職責，才能更好的開展工作。下面是本站小編為你整理的部門祕書職責，希望對你有用!

部門祕書的工作職責

一、在部門主管領導下做好部門日常行政事務及文祕工作。

二、負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作;及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷燬工作;做好文祕檔案收集管理及保密工作。

三、做好各種會議的記錄及會務工作。

四、辦理本部門人員的招聘錄用、培訓教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統計報表等事項的具體事宜。

五、做好部門印章管理，按規定開具介紹信。

六、做好來訪接待工作。

七、做好聯網微機管理工作，每天定時開機接收文件;做好信息收集及報送工作。

八、完成上級交辦的其它任務和各種應急事務的處理。

祕書工作的基本特徵

祕書工作的本質特徵

祕書工作是輔助性的工作，然而又不是一般的輔助性的工作，因為輔助性的工作很多，祕書工作是綜合性的輔助性的工作，祕書人員是領導眼、耳、手、足、口、腦等器官的延伸，祕書工作是領導工作的延伸。主要表現在：

(一)祕書工作貼近領導，同領導同步運轉，同心運轉。

(二)祕書必須站在領導者的角度和高度來思考和處理各種問題。

(三)祕書工作成果具有潛隱性，就是祕書的勞動成果不單獨表現出來，而是包含在或是隱藏在領導的勞動成果之中。祕書工作具有幕後台下的性質。

祕書工作的一般特徵

(一)機要性和羣眾性的統一。

“祕書”一詞帶有“祕密”的意思。祕書部門是綜合部門，要害部門，處在中樞的位置上。文件電報領導能看到的，祕書都能看到，而且先於領導看到，開會作記錄，領導班子的決策最先知道，祕書掌握着大量的機密。這些機密一旦泄露出去將會造成重大損失。

但祕書工作也有羣眾性的一面，祕書部門是黨委、政府聯繫羣眾的橋樑和紐帶，是觀察社會動態的窗口，辦公室每天都要接受來自社會的各方面信息，接受羣眾的來信來訪，並且還要親自去深入基層，到羣眾中去調查研究，反映羣眾的心聲，傾聽羣眾的呼聲，為領導決策提供依據。

因此，作為一個祕書，既要有很強的保密觀念，又要密切聯繫羣眾。只有前者沒有後者就會把自己與羣眾隔離起來，只有後者沒有前者，因泄露國家機密而犯錯誤，二者不可偏廢。

(二)綜合性與專業性的統一

祕書部門不是專項業務部門，而是綜合性的部門。因此，祕書工作涉及的範圍和內容是十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性文電，提供綜合性信息，進行綜合性調研，處理綜合性事務等等。因為是綜合性的工作，它要求祕書具有全局觀念，站在領導的角度去觀察和處理問題，知識面要寬，成為本系統的專家和通才。

同時祕書工作也不是誰都可以乾的“萬斤油”，它有自己的一套專業，要求祕書有較高的政策水平，文字水平和理論水平，較強的組織協調能力和辦事能力，熟悉文書，檔案，保密，信訪，信息，督查，會務，禮儀知識，會操作現代化辦公設施。要做合格的祕書並非易事，要進行專業培訓，取得專業證書。不同行業的祕書，還要熟悉本行業的專門知識，如黨委祕書，要熟悉黨務知識，軍隊祕書要熟悉軍隊知識，企業祕書要熟悉企業管理知識，涉外祕書要熟悉外交知識等。

綜合性是主要的，專業性是次要的，二者互相滲透，互相促進。

(三)事務性和思想性的統一

祕書部門是各級領導的辦事機構，協助領導處理日常事務。每天都有大量的事務性工作，起草、收發文電，值班接聽電話，信訪接待，搞會務，這些工作都很具體，繁雜，事務性比較強。

同時，祕書部門又是個參謀部門，在領導決策中發揮着重要的參謀作用，領導決策前要調查研究，提供信息，制訂方案，在決策過程中要起草文電，決策後要進行督查和落實，所有這些都有很強的政治性。

事務性是祕書工作的基礎，思想性是祕書工作的靈魂，思想性處於主導地位，事務性處於從屬地位。思想性通過事務性工作體現出來。如文電的校對，如果稍有疏忽，錯校一個關鍵的字，文件發出去，就可能造成重大的政治影響。主席台排座次，如果排錯了，錄相放出去，就可能引起各方面猜測。所以事務性工作滲透着思想性。不能因為事務性工作就可疏忽大意。

(四)被動性和主動性的統一

祕書工作的被動性是由祕書工作的從屬性和服務宗旨決定的。大家都有體會，自己支配的時間極少，祕書總是圍着領導的屁股轉，祕書工作總是按照領導的需要和指令來進行，很少按照自己的意願安排工作，常常來了文件辦文件，來了電話接電話，有時正做着這件事，又來了新任務，又要改做另一件事，總是顯得很被動。

當然，這種被動，不是消極被動，不是不可以發揮主觀能動性，消極被動，滿足於領導叫幹啥就幹啥，遇到啥就幹啥，那樣是幹不好工作的。我們要在實踐中總結經驗，摸索規律，掌握了規律就可以把工作做到前邊，領導沒想到的你想到了，領導沒叫做的事，但又必須做的事，你提前做了，這樣才能當一個好的參謀和助手，才能做到優質服務。

祕書職業規劃

祕書職業生涯目標

(1)短期目標(一年左右)

在文員、行政助理等初級祕書崗位上，熟悉本組織系統基本情況，包括辦事程序、業務標準等。踏實努力，建立基本的人際關係，同時繼續提高各方面的能力，全面提高綜合素質，為以後的目標打好基礎。

(2)中期目標(三至五年)

努力晉升為辦公部門業務主管或成為辦公部門公認的業務骨幹。能很好的與下屬交流，並打成一片，在工作思路、工作方法方面能與領導保持高度一致，具有解決實際問題的能力與技巧。

職業生涯計劃

目前，文祕人員的就業渠道已經由原來的面向行政事業單位為主轉向企業單位，尤其是正在成長髮展的各類中小型企業單位。這類企業規模相對較小，工作分工細化程度不高，因而對文祕人員的綜合素質提出了較高的要求。文祕人員往往身兼多職，集文祕工作、財務、統計、人事、檔案管理等多種工作於一身，除了必須具備的文祕專業知識和能力之外，還要掌握其他非文祕專業的基礎知識;不僅要具備辦文辦事、熟悉掌握現代辦公設備的能力，還要有熟悉駕馭語言的能力和較強的社會活動能力。他們既要為企業領導當“門面”、當“窗口”，搞接待、公關，還要為企業領導出謀獻策、輔助決策。

1、專業技能培養計劃祕書職業資格證，普通話二級甲等，英語六級，計算機二級，熟練地掌握WORD、EXCEL、PPT等辦公室事務處理軟件。掌握祕書最基本的職業技能。

2、素質拓展計劃多參加與自己專業方向相關的社團與課外活動，合理的協調、支配、管理自己的時間。

3、多參加社會實踐活動，積極培養自身的社會實踐能力、人際交往能力。

4、多閲讀文學類、哲學類、經濟類的書籍，擴展知識面，提高自身的修養，不斷提升自身素質。