做個高效工作的祕書(六)大綱

社會是複雜的，人也是複雜的。要把一件事情搞清楚是很不容易的。祕書人員由於在工作過程中接觸的人多而且雜，所以在處事過程中更需要很多的技巧。這些技巧包括：學會洗耳恭聽；處處留心；一目十行；百問不煩；不可輕信等。

1、洗耳恭聽：祕書是辦事的，聽懂事情是辦好事的前提。在聽的過程中祕書要注意不要隨便打斷別人，不要漫不經心，不要強加於人。這些都是祕書與同事相處時候必須掌握的。作為祕書，經常接觸領導，如何傾聽領導的談話，接受指示，領會意圖，也是非常重要的。所以祕書要學會注意聽，拼命記，聽不明白一定要及時請示，以免執行中出現偏差。平時多注意事情的來龍去脈，避免聽不明白。此外，祕書還要儘可能站在領導的角度去想問題，這樣才能深切領會他們的意圖。

2、處處留心：越是煩雜的工作就越需要細心。祕書在平時的工作生活中如果不能做到處處留心，辦事能力肯定不會提高。

3、一目十行：有的祕書在工作中需要看大量的文件，一目十行的技巧對於他們來説是必需的。有經驗的祕書面對大量文稿時不會認為這是壞事，文件多，接受的信息也就多。看大量文件時候的技巧主要是抓住頭尾，先看提要，記住要點，注意但是等轉折詞等。一目十行的能力需要逐步培養，不可操之過急。

4、百問不煩：祕書人員為了工作要經常與人打交道，要弄明白一些事情就難免要向人提問。問得不好，一句話就可能把局面弄緊張；問得不妙，幾句話就可能讓對方厭煩。所以在這個過程中也是要掌握一些技巧的：

瞭解談話對象的身份、年齡、經歷、文化程度、脾氣性格等。不同的人區別對待。

向對方交代自己的身份、來意，特別説明為什麼找對方，儘快建立融洽關係。

問題要問得簡單明確而具體，對方能夠回答。

給對方留下思考的時間，不要緊追不捨，引起對方的反感。

關鍵地方請對方講清楚，不可爭辯，更不可説教。

要認真傾聽，不要輕易打斷對方。

要邊聽邊想，發現有價值的問題繼續深挖下去。

儘量縮短時間。

注意給對方保密，尤其在取得對方的信任後就更需要如此。

5、不可輕信：要注意分析自己的談話對象。在沒有弄清楚情況的前提下，不妨把談話對象所説的東西簡單記錄下來，以便分析。

作為一個祕書人員，在辦事過程中要掌握一些技巧和藝術，這些藝術包括一次完成的藝術、化繁為簡的藝術和委曲求全的藝術。

所謂一次完成的藝術就是指在辦事工程中儘量在辦事前把細節想好，一蹴而就。一次完成是處理藝術的一個高峯，同樣一件事情，有的人一下就解決了，有的人需要兩次、三次乃至拖拉上很長時間也辦不完，嚴重影響工作效率。要鍛煉出一次完成的辦事能力就需要祕書平時多看多想、全面瞭解情況。

有一個經驗豐富的司機，開車來到一座橋下的時候發現橋身比車略矮了一些，司機施盡渾身解數仍然不能通過，正準備繞道而行的時候一個小孩子告訴他：把車胎放一些氣就行了。司機恍然大悟，原來很簡單的事情卻被自己搞複雜了。小孩的頭腦比大人要簡單，想的辦法也是簡單的，然而卻是可行的，生活中、工作中有許多問題其實都是可以化繁為簡的。

祕書人員在工作中有許多事情要處理，如果用複雜的方法，很可能越處理越複雜，不妨換個角度想想，用最簡單的方式去處理最複雜的問題。

作為祕書，有的是侯很需要自己受點委屈，求得問題的解決。這裏的委曲求全指的是”自虧處理”，有句話説：神仙打架，百姓遭殃。當事情涉及祕書人員本人和其他人的利益關係時，切不可死活不讓步。祕書必須具備整體效益的觀念。