做個高效工作的祕書(二)

祕書工作人員的工作效率高不高，與事先又沒有計劃關係密切。所謂計劃，就是什麼時間幹什麼、怎麼幹、達到什麼結果。計劃，有心裏想的，有見諸於文字的。在執行過程中可能會有變化，但事先計劃不計劃，效果是不一樣的。工作中往往臨時性、被動性的工作多，要列出詳細計劃很難做到，但大體上有個安排是可以辦到的。一些年來頗為流行的目標管理實際上就是一種計劃管理。列出每年、每季、每月、每週的工作程序圖，什麼時間幹什麼，一目瞭然。出了常計劃意外，還有短安排。短到小時、分鐘。但是一般來説，以天為單位進行計劃比較合適。

祕書人員應該把“寧可用不上，也不能不準備”作為座右銘。確實，祕書工作繁雜瑣碎，要想不出大錯，事先一定要多做準備。寬打窄用，辦事才能從容。

計劃中要注意幾點：

運籌要有備份計劃；撰文要有充足材料；遇到事情多想幾套方案；辦事要多準備幾手。

祕書人員也要學會臨陣磨槍的準備方法。因為具體人具體事不同，很難説到底怎麼個臨陣磨槍法，有幾個原則可以供參考：

1、求精：有些事情已經有所準備，但到了關鍵時刻，仍然需要自己出難題，以便精益求精。

2、挖潛：當遇到突如其來的事情時，抓緊點滴時間進行準備，從時間上挖潛。更重要的是要充分相信自己的潛力，如同運動員那樣，發揮自己身體的每一個機能，找到解決問題的方法，切記不要妄自菲薄，認為自己不行，錯過了時機。

3、韌性: 有的事情儘管事先已經準備好了，但事到臨頭，又有了一些變化，此時千萬不可氣餒、煩躁、聽之任之。