選擇會議場所的基本步驟

會議的成敗，場地的選擇相當重要，應如何選擇適當的會議場地，以下6個基本步驟都需考慮進去：

1．確定會議目的。

2．確定會議形態。

3．決定實質上的需求。

4．考慮與會者的期望。

5．選擇何種會議地點與設備。

6．評估選擇的正確性。

針對這6個步驟，茲將有關內容説明如下。

確定會議目的

大部分會議的目的是教育、學術交流、商業討論、專業提高或社交聯誼等多重目的；少數活動是單一目的。例如一般社團年會多半集合教育、學術交流、商業及休閒活動。而一般企業界會議的特色是激勵性的研討會結合休閒活動，如高爾夫球賽等。每一種會議有其特定理由、目的與期望，因此在考慮場地前要先了解清楚。

選擇會議場地的工作清單(checklist)

先列好工作清單，知道你在選擇場地時需要注意哪些事項，如此更能幫助你正確選擇適當的開會場地。

地區

1．費用(成本)與便利性。

2．是否鄰近機場。

3．轎車或出租車是否足夠。

4．充足的停車空間。

5．如果需要，接送交通工具是否充足，費用情況。

環境

1．當地有何觀光點。

2．購物。

3．休閒活動。

4．天候狀況。

5．環境是否良好。

6．餐廳。

7．當地治安是否良好。

8．社區經濟狀況。

9．當地給予外界的評價、過去會議舉行情況。

10．當地會議局或觀光旅遊局支持與服務情況。

11．會議周邊供應廠商的經驗、設備是否足夠，如視聽器材公司、展覽公司、事務機器公司與安全方面。

設備

1．警衞人員與服務人員是否友好、做事效率如何。

2．大廳(lobby)是否整潔，吸引人。

3．報到處是否容易找到：

(1)是否有足夠房間供工作人員使用。

(2)是否足以處理check-in/check-out的高峯時段。

(3)接待處的人力是否足夠。

4．當人數眾多時是否有足夠的電梯設備。

5．詢問處是否全天候有人值班。

6．立即回覆有關電話詢問，儘速轉送留言。

7．對客人的服務：

(1)藥局。

(2)禮品店。

(3)櫃枱服務。

(4)保險箱。

8．舒適、整潔的飯店住房：

(1)傢俱是否完好。

(2)現代化衝浴設備。

(3)充足光線。

(4)足夠的衣櫥空間與衣架。

(5)煙霧警示器。

(6)火災逃生資料是否清楚。

(7)冰箱和小酒吧。

(8)走道是否整潔，包括清潔人員是否儘速清理通道、煙灰。

(9)是否在每層樓有冰塊和飲料。

(10)電梯服務。

(11)標準房與豪華房的大小。

(12)是否有特別樓層提供特殊服務。

(13)豪華套房的數量與形式，客廳、卧室尺寸和睡牀類型的簡介。

(14)訂房的程序和方法。

(15)房間類別，如高樓層或低樓層，面海景或面山景。

(16)每一種類別的房間數。

(17)有多少房間數可以使用，如果需要，對早來晚走的與會者如何處理。

(18)會議房價與一般房價如何。

(19)何時能提供確定的會議房價。

(20)是否需要保證數量與訂金。

(21)進房與退房的時間。

(22)什麼時間取消已預訂的房間。

(23)付款方式。

(24)接受哪幾種信用卡。

(25)萬一取消訂房，退款方式為何。

會場空間(meeringspace)

1．會議室尺寸(面積)。

2．當會議室做不同座位安排時，其容量如何。

3．會議室隔音設備是否良好。

4．電源開關、冷暖氣控制是否單獨分開。

5．會議室的音響效果，是否有良好音響系統。

6．固定設備如黑板、銀幕和傢俱。

7．障礙物如圓柱。

8．視聽設備：

(1)視聽效果，是否後座的人可以看到銀幕。

(2)會議室天花板高度。

(3)是否有裝飾燈架。

(4)裝飾的鏡子是否會反光。

(5)是否有窗簾遮住窗户光線。

(6)電源控制位置。

9．火災逃生口。

10．公共區域是否整潔。

11．相同性質的會議室是否在同一層樓或分在不同樓層舉行。

12．房間和公用電話是否很方便。

13．洗手間數量、位置，是否乾淨。

14．衣帽問數量、位置。

15．其他服務：

(1)足夠空間放置傢俱和器材。

(2)良好光線。

(3)很容易讓與會者找到。

(4)足夠的電源插座。

(5)安全性。

16；設備：

(1)桌子：

①1．83米寬x2．44米長。

②一般教室桌寬38．1~45．7釐米。

(2)椅子：舒適並適合較長會議使用。

(3)舞台：

①不同高度的舞台。

②有地毯和鋪裙邊的舞台。

(4)講台：

①站立式講台。

②有燈光的講台。

(5)黑板和布告欄。

(6)指示架。

(7)廢紙簍與垃圾桶。

(8)照明燈與輔助燈設備。

(9)燈光控制盤。

(10)報到台。

(11)麥克風。

餐飲服務(food＆beverageservice)

1．公共區：

(1)清潔與外觀。

(2)備菜區是否乾淨。

(3)在最忙時段是否有足夠人力。

(4)工作人員態度。

(5)有效、快速的服務。

(6)各式菜單。

(7)價格範圍。

(8)預訂的方式(reservationpolicy)。

(9)是否可能增加食物放置區域(如走廊)作為早餐或簡單午餐的場地。

2．大型活動：

(1)費用(成本)。

(2)創意性。

(3)質量與服務。

(4)多樣菜單。

(5)税和小費。

(6)在活動前要求漲價。

(7)特別服務。

(8)特製菜單。

(9)提供主題宴會(themeparty)的建議。

(10)獨特的茶點。

(11)素食和節食者的食物。

(12)餐桌布置。

(13)舞池。

(14)宴會桌的尺寸。

(15)8人座／10人座。

3．酒的規定：禁止服務時段。

4．現金交易酒吧規定：

(1)調酒師費用和最低計費小時。

(2)出納人員費用。

(3)點心價格。

(4)保證數量規定。

(5)何時需要提供保證數量。

(6)準備的份量超過保證，數量的最大極限。