文祕專業知識試題

一、選擇題

1、我國最早的祕書機構產生於：(A)

A、商朝 B、戰國 C、秦朝 D、漢朝

2、(B)的出現是祕書活動產生的前提條件。

A、皇帝 B、社會管理組織 C、文字 D、公文

3、貼黃是(D)首創的公文糾誤制度，就是在制敕等文書的寫錯之處貼上黃紙，然後改正。

A、商朝 B、秦朝 C、漢朝 D、唐朝

4、指出下列不屬於祕書工作主要內容的選項：(C)

A、辦文 B、辦事 C、辦證 D、辦會

5、漢末曹操為魏王時，設“(D)”，從此，“祕書”由指物轉為指人。

A、太史 B、尚書 C、丞相 D、祕書令

6、請指出對公文處理的特點説法錯誤的一項。(C)

A、政治性 B、時限性 C、公開性 D、規範性

7、代表大會的會場佈置要體現的是(C)氣氛。

A、莊嚴肅穆 B、熱烈喜慶 C、莊嚴隆重 D、自由活潑

8、下列選項不屬於公文處理的作用的一項是：(D)。

A.助手作用 B.樞紐作用 C. 查考作用 D. 總結作用

9、下列程序中不屬於發文處理階段的是(D)。

A.擬稿 B.審核 C.繕印 D.批辦

10、下列選項不屬於會後工作的一項是(C)。

A、清理會議文件 B、離會與送別

C、撰寫會議記錄 D、會議工作總結

11、法規性公文以(C)日期為成文日期。

A、簽發 B、用印 C、批准 D、 定稿

12、官印被作為公文有效性的標記，是從(B)開始的。

A、商朝 B、漢代 C、唐朝 D、宋朝

13、(C)是指主要領導人對審核過的文稿進行最後審閲，並簽字同意發文。

A、批辦 B、注辦 C、簽發 D、分發

14、橫向溝通最經常採用的溝通形式是(B)。

A、面談 B、會議 C、備忘錄 D、報告

15、祕書做好隨從工作的主要目的是(C)。

A.為領導者創造良好環境 B.保證領導者身體健康

C.節約領導時間 D.提高領導效能

16、下列選項不屬於辦公室的辦事原則的是：(D)。

A、服務原則 B、高效原則 C、保密原則 D、分散原則

17、下列選項不屬於辦公室日常事務管理的是：(D)。

A、郵件管理 B、值班管理 C、印信管理 D、行政管理

18、祕書應把(D)作為接待工作的主要依據。

A.領導指示 B.單位條件 C.來賓要求 D.接待方案

19、(C)曾四次擔任中央祕書長和軍委總政治部祕書長職務。

A、毛澤東 B、周恩來 C、鄧小平 D、瞿秋白

20、“尊者決定”的原則適用於(C)。

A、致意 B、介紹 C、握手 D、寒暄

21、下列選項不屬於祕書職業着裝“TOP”原則是(D)。

A、整齊的 B、 適合特殊場合的 C、舒適愉快的 D、高級的

22、下列中不符合設計合理的辦公室環境標準的選項是(D)。

A、方便 B、 安全 C、整潔舒適 D、豪華

23、接到打錯的電話時，比較妥當的處理方式是(C)。

A、告訴他打錯了，然後掛電話。

B、告訴對方你的號碼是什麼。

C、仔細問他找的人是誰，看能否幫忙。

D、告訴他，查清楚號碼再打。

24、下列中不屬於公文處理的基本環節的選項是(C)。

A、收文處理 B、發文處理 C、辦文處理 D、公文管理

25、商末，朝廷中出現了我國最早的祕書機構(A)。

A、太史寮 B、丞相府 C、尚書枱 D、太尉府

26、(A)是在收文處理和發文處理中的一個共同的工作程序。

A、登記 B、擬辦 C、批辦 D、用印

27、(A)適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。

A、報告 B、請示 C、函 D、調查報告

28、下列中不屬於商務交際的禮節與禮貌的選項是(A)。

A、宴請 B、致意 C、握手 D、寒暄

29、檔案集中制度產生於(D)。

A、商朝 B、秦朝 C、唐朝 D、宋朝

30、(D)是指文件承辦完畢，由經辦人在公文處理單上註明處理結果和處理日期。

二、判斷題

1、通知是最為常見的行政公文，屬於知照性公文。(√)

2、通告的使用範圍大於公告。(×)

3、繕印是指公文人員對已簽發的文稿進行打印和用印。(×)

4、會議記錄是記載、傳達會議情況和議定事項的公文。(×)

5、公文處理包括收文處理、發文處理和公文管理三個基本環節。(√)

6、會議具有必要性、適宜性、合法性、可行性等特徵 。(√)

7、公文處理要遵循及時、準確、公開、統一、簡化的基本原則。(×)

8、啟封是祕書特有的職責，單位和領導的所有文件、信件，祕書人員都有權拆封。(×)

9、文稿經領導簽發即成為定稿，文稿據此可以生效。(√)

10、文件用印要核實份數，超過份數的文件不能蓋印，並要及時銷燬。(√)

11、接待通常包括五要素：來訪者、來訪意圖、接待地點、接待任務、接待方式。(×)

12、下行溝通是指上級作為信息發佈者對下屬進行的一種溝通。(√)

13、名片應放在伸手可及的地方，以便隨時取出，如放在褲子後口袋裏。(×)

14、握手應遵循“尊者決定”的原則，即由身份尊貴的人決定雙方有無握手的必要。(√)

15、跨部門的橫向溝通通常採用會議、備忘錄、報告等形式，其中報告是最經常採用的溝通形式。(×)

16、開放參觀活動是指將組織內部有關場所和作業程序對外開放的活動。(√)

17、一個設計合理的辦公室佈局應該符合以下標準：方便;整潔舒適;和諧統一;安全。(√)

18、為他人作介紹時，應將男士介紹給女士，將職位低者介紹給職位高者。(√)

19、宴請和會談的座次安排一般應遵循國際上“主左客右”的慣例安排。(√)

20、值班時應做到：準確、嚴謹、及時、熱情。(√)

21、祕書是在各種社會組織中為領導者或私人辦文、辦會、辦事的參謀和助手。(√)

22、印章最早出現於先秦時期，印章管理制度以唐代規定最為嚴格和具體。(√)

23、貼黃是宋朝首創的公文糾誤制度，就是在文書的寫錯之處貼上黃紙，然後改正。(×)

24、請示具有一文一事、請批對應、事後行文等特點。(×)

25、在落款處加蓋的印章要“騎年蓋月”，以示莊重、嚴肅，並防止他人作弊。(√)

26、商末，朝廷中出現了我國最早的祕書機構——太史寮。(√)

27、印章是一種標誌，具有權威作用、法律效力和憑證作用。(√)

28、會見的目的是正式交換意見，須達成書面協議並正式簽署協議。(×)

29、商務交際的禮節與禮貌主要包括：致意、介紹、握手、寒暄等。(√)

30、會見合影，按禮賓次序，一般由主人居中，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。(√)

三、填空題

1、祕書活動的產生必須具備兩個基本條件：一是(祕書活動產生的前提條件即社會管理組織)的出現;二是(祕書活動產生的必要條件即文字和公文)的出現。

2、公文處理包括(收文處理)、(發文處理)和(公文處理)三個基本環節。

3、禮儀基本內容包括 (儀容)、(儀表)、(儀姿.儀態)、(氣質風度) 。

4、辦公室管理包括四個要素：(組織目標 )、(符合目標的運轉方式)、(管理人員)和 (科技管理手段) 。

5、祕書是在各種社會組織中，為領導者或私人(辦文)、(辦會)和(辦事)的參謀和助手。

6、祕書面臨的溝通有兩種形式：(縱向溝通)、(橫向溝通) 。

7、(會議紀要)，適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

8、(調查報告)是對某一情況、事件、經驗或問題，根據市場調查研究成果而寫出的有情況、有分析的書面報告。

9、我國現行的13種行政公文中最典型的上行文種是(請示)和(報告)，既可上行又可下行，還可平行的公文文種是(函)。

10、辦公室佈局一般有(封閉式)和 (開放式)兩種。傳統的辦公室主要是(封閉式)的，現在較多采用(開放式)佈局。

11、祕書在商務場合的着裝應做到四個協調：與 (環境)協調、與 (社會角色)協調、與(自身條件)協調和與 (時節)協調。

12、祕書工作的主要構成要素可以概括為 (辦文)、(辦會)和(辦事)。

四、問答題

1、什麼是祕書?

答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。

2、祕書部門的職能性和工作特點?

答：(1)綜合性。(2)輔助性。(3)門面性。(4)機要性。

3、祕書工作的主要內容?(風險題)

答：(1)處理文電。(2)撰擬文稿。(3)辦理會務。(4)調查研究。

(5)查辦、催辦。(6)根據領導意圖協議本單位的有關工作。(7)安排禮儀活動。(8)處理來信來訪。(9)組織機要交通。(10)檔案的管理。(11)其他日常事處及領導臨時交辦的任務。

4、祕書工作的作用：

答：(1)樞紐作用。(2)助手作用。(3)參謀作用。(4)協調作用。

(5)耳目作用。

5、祕書工作的指導思想：

答：一是為直接領導服務;二是為與本系統有關的部門及其成員服務;三是為廣大人民羣眾服務。

6、祕書工作的原則：

答：(1)準確。(2)迅速。(3)求實。(4)保密。

7、祕書工作者的政治素質：

答：(1)具有較高的理論水平。(2)具有較強的法律意識和政策觀念。

(3)具有全心全意為人民服務的思想。(4)嚴於律己，遵守紀律。

8、祕書工作人員應具備的基礎知識：

答：(1)基礎知識。(2)社會知識。(3)專業知識。(4)業務知識。

(5)輔助知識。

9、祕書人員應具備的能力：

答：(1)調查研究能力。(2)收集資料的能力。(3)文字表達能力。

(4)口頭表達能力。(5)組織協調能力。(6)辦事能力。(7)管理事務的能力。(8)文字書寫的能力。(9)操作現代辦公設備的能力。

10、信息的作用?

答：①為領導的科學決策提供依據。②為實現科學管理創造條件。③是發揮參謀，助手作用的主要內容。

11、現代祕書部門信息工作應遵循兩條原則?

① 全面服務。②實事求是。不誇大縮小，既報喜，又報憂。

12、值班記錄電話記錄應包括五個要素?

答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。

13、值班日記四要素：

答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。

14、打電話的一般程序是什麼?

答：(1)打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。(2)電話接通後，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然後先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最後再説通話內容。(3)向下級打的電話比

較重要的，需要記錄的電話，打完後應要求對方複述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話後，亦應主動複述。(4)要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。

15、回電話接電話的一般程序是什麼?

答：(1)回答電話要迅速，儘可能在鈴響第一遍後就接並立即打招呼。

(2)問清對方單位、姓名、職務後，通報自己的單位、職務和姓名。 (3)所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，並時常檢查自己對所接電話的處理情況。

(4)來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。

16、電話記錄有哪五個部分?

答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分;二是來電單位、姓名及電話號碼;三是來電內容;四是處理意見和領導批示;五是接電話記錄人。

17、什麼是文書?

答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成並使用的特定格式的文字資料。

18、什麼是文件?

答：通常所説的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。

19、什麼是會籤?

答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會籤。會籤本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會籤之前進行。

20、什麼是傳達範圍?

答： 指可以聽到宣讀文件的人員範圍。文件需要傳達到哪個範圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。