祕書國考三道工作務實題的解答方式
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背景説明:你是光華公司行政祕書鍾苗,下面是行政經理蘇明需要你完成的幾項任務。
一、
便條
鍾苗:
江蘇遠洋公司副總經理等五人將於9月25日至28日來我公司進行考察,請你按公司慣例做出接待計劃與安排,計劃形成後交我審閲,待批准後再去相關部門交辦具體適宜。
謝謝
行政經理蘇明
XX年11月21日
參考答案:
1、説明接待計劃的三項內容:
(1)接待規格;
(2)日程安排;
(3)經費列支。
2、人員安排中計劃中應寫明;
(1)主要陪同人員;
(2)主要工作人員;
(3)住宿地點、標準、房間數量;
(4)宴請時間、地點、標準、人數;
(5)會見、會談地點、人數、參與人員。
3、日程安排計劃:
(1)日期、時間、地點;
(2)活動內容;
(3)陪同人員。
4、接待經費計劃(列支);
(1)工作經費;
(2)餐飲費;
(3)住宿費;
(4)交通費;
(5)參觀費;
(6)其他不可預見費用。
二、
備忘錄
發自:行政經理蘇明
發給:祕書鍾苗
日期:XX.11.21
內容:
公司成立的開發部近期有5名員工要出差,請你幫開發部列出我公司商務出差申請費用以及報銷結算的步驟,我看過後再交給他們參考執行。
謝謝
參考答案:
我公司商務出差申請費用以及報銷結算的步驟是;
1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表,詳細説明需要經費的人員、時間、用途、金額等情況,並親自簽字。
2、該報告或該表必須經過組織確定的授權人審核同意,並簽字批准。
3、一種情況是將獲得批准的費用申請報告或費用申請表提交財務部門,領取支票或現金借款;一種情況是先由申請人墊付,完成商務工作。
4、在進行商務工作中,無論是使用支票,還是使用現金,都要向對方索取相應的發票,其內容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符。
5、商務工作結束,申請人應將發票附在“出差報銷單”後面,並親自簽字提交出納部門,由出納部門把先前領取的現金數額和支出情況進行結算。如果是先由申請人墊付的,在提交票據和“報銷憑單”後,方可返還現金。
6、如果事實商務工作時,計劃的費用不夠,需要超出時,應提前向有關領導報告,在得到許可和批准後,超出的部分才可得到報銷。
三、
便條
鍾苗:
一些員工對信息存儲過程不太瞭解,時常將公司活動中形成的信息材料往文件櫃中一放了事,沒有進行信息登記和編碼。為了使公司信息存儲規範合理,請你擬寫一份有關信息登記和編碼的書面材料,在下週三下午由你向員工作介紹。
行政經理蘇明
XX年11月21日
參考答案:
1、登記:
(1)登記的含義:登記即建立信息的完整記錄。
(2)登記分為兩種類型;
①總括登記,對存儲信息按批分類登記;
②個別登記,按信息存儲順序逐件登記。
(3)登記形式有兩種:卡片式登記、薄冊式登記。
2、編碼:
(1)編碼要求;編碼結構應表示出信息的組成方式及關係。
(2)編碼步驟;分析所有預編的信息;選擇最佳的編碼方法;確定數碼的位數
(3)編碼的兩種方法:
①順序編碼法,按信息發生的先後順序或統一標準編碼;
②分組編碼法,利用十進位阿拉伯數字,按後續數字來分別信息的大、小類。
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