辦公物品管理制度大綱

第一章 辦公物品的購買

辦公物品購買細則

第一條 原則

為了統一限量，控制用品規格以及節約經費開支，所有辦公用品的購買，都應由辦公用品管理員統一負責。

第二條 辦公物品的訂購

根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平， 向辦公用品管理人員通報，確定訂購數量。如果辦公印刷製品需要調整格式，或者未來某種辦公用品的需要量將發生變化，也一併向管理人員提出。

調整印刷製品格式，必須由使用部門以文書形式提出正式申請，經行政主管審核確定大致的規格、紙張質地與數量，然後到專門商店採購，選購價格合適、格式相近的印刷製品。　

第三條 採購辦法

在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店購買或者訂購的方式。

第四條 訂購單

在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品，則申請部門還必須另填一份訂購單，經行政部門確認後，直接向有關商店訂購。

行政部門必須依據訂購單，填寫“訂購進度控制卡”，卡中應寫明訂購日期、訂購數量、單價以及向哪個商店訂購等等。

第五條 跟蹤

按訂購單以及訂購進度控制卡檢查所訂購辦公用品，以及在預定日期送到與否。

第六條驗貨

所訂購辦公用品送到後，按送貨單進行驗收，核對品種、規格、數量與質量，確保沒有問題後，在送貨單上加蓋印章，表示收到。然後，在訂購進度控制卡上作好登記，寫明到貨日期、數量等等。

第七條付款

收到辦公用品後，對照訂貨單與訂購進度控制卡，開具支付傳票，經主管簽字蓋章，作好登記，轉交財務部負責支付或結算。　

第八條 分發

辦公用品原則上由公司統一採購、分發給各個部門。如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下進行採購。在這種情況下，行政部門有權進行審核，並且把審核結果連同申請書一起交付監督部門保存，以作為日後使用情況報告書的審核與檢查依據。

第二章 辦公物品的申請、分發領用及報廢處理

第九條 申請辦法

各部門的申請書必須一式兩份，一份用於分發辦公用品；另一份用於分發領用用品台賬登記。在申請書上要寫明所要物品、數量與單價金額。

第十條 分發辦法

1．接到各部門的申請書(兩份)之後，有關人員要進行核對，並在申請受理冊上作好登記，寫上申請日期、申請部門、用品規格與名稱以及數量，然後再填寫一份用品分發傳票給發送人員。

2．發送人員在進行核對後，把申請所要全部用品備齊，分發給各部門。　

3．用品分發後作好登記，寫明分發日期、品名與數量等。一份申請書連同用品發出通知書，轉交行政部記賬存檔；另一份作為用品分發通知，連同分發物品一起返回各部門。

第十一條 報廢處理

對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量及報廢處理的其他有關事項。

第三章 辦公物品的保管

第十二條 填寫清單

所有入庫辦公用品，都必須一一填寫入庫清單。

第十三條 保管

必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經常整理與清掃，必要時要實行防蟲等保全措施。

第十四條 盤存

辦公用品倉庫應定期清點。清點工作由管理室主任負責。清點要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然後調整清單，使兩者一致。

第十五條 印刷品與紙張管理

印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準，對領用的數量隨時進行記錄並進行加減，計算出餘量。如果消耗品用完，立即寫報告遞交行政主管。

第十六條 持有量調查

必須對總公司各部門所擁有的辦公用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷製品作出調查。調查方式是，定期對每月領用量、使用量以及餘量(未用量)作出統計，向上報告。行政部對報告進行核對，檢查各部門所報統計數據是否與倉庫的各部門領用台賬中的記錄相一致。最後把報告分部門進行編輯保存。

第四章 對辦公物品使用的監督與調查

第十七條 調查內容

對公司各部門進行調查，調查內容包括：

1．核對用品領用單據與用品清單。

2．核對用品申請書與實際使用情況。

3．核對用品領用清單與實際用品清單。

第十八條 行政主管職責

1．核對收支傳票與用品實物清單。

2．核對支付傳票與送貨單據。