公司會議管理制度大綱
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會議管理制度
1、目 的:為規範公司會議管理,提高會議質量,降低會議成本,特制定本制度。<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />
2、適用範圍:本制度適用於廣州市百利文儀實業有限公司廣州總部會議管理。
3、管理權責:
3.1 總經辦負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。
3.2 會議提擬人或主辦部門(含各中心/部門)負責會議的組織工作,並有權對違反本制度的行為提出處罰。
3.3 會議的審批權限詳見“5.1會議提擬與審批”。
4、會議分類:
序 號 | 會議名稱 | 主題/特點 | 類 別 | 主 持 人 | 參 加 人 |
1 | 例 會 (含早會) | 固定時間、固定彙報程序, 儘量解決即席提出的問題。 | 公司例會 | 主辦中心/部門 負責人 | 部門/中心或公司 全體人員 |
2 | 動員會 | 發言固定、沒有討論程序 | 公司臨時 行政會議 | 主辦中心/部門 負責人 | 會議提擬人提擬 |
3 | 研討會 | 對某一課題或問題切磋、探 討,不一定有結果 | 公司臨時 行政會議 | 中心/部門 負責人 | 會議提擬人提擬 |
4 | 鑑定/評審會 | 對某事物的價值、性能,質 量鑑別,必須有結論 | 公司臨時 行政會議 | 集團總經理或其指定 | 會議提擬人提擬 |
5 | 專題會 | 為某一專題而開,必須有結 論 | 公司臨時 行政會議 | 提擬人指定 | 會議提擬人提擬 |
6 | 評比會 | 一般在年底或某一重大活動 結束後召開 | 公司例會 | 人力資源中心 總監 | 會議提擬人提擬 |
7 | 總結會 | 總結前一段工作,研究、部 署下階段工作 | 公司例會 | 中心/部門 負責人 | 會議提擬人提擬 |
8 | 彙報會 | 下級向上級或有關人員彙報 工作情況 | 公司臨時 行政會議 | 會議提擬人指定 | 會議提擬人提擬 |
9 | 調度會 | 任務安排,人員派遣,設備 物資情況的調動 | 公司臨時 行政會議 | 會議提擬人提擬 | 會議提擬人提擬 |
10 | 部門例會 | 各中心/部門固定彙報程序 | 部門會議 | 中心/部門負責人 | 自定 |
5、管理內容:
5.1 會議提擬與審批。
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5.2 會議計劃與統籌。
5. 3 會議準備。
1、已列入月度會議計劃表的會議,月中無調整的,不再另行通知,由中心/部門按計劃表直接通知與會人;
2、屬下列情況之一者,按“誰提擬,誰通知”的原則進行會議通知:
(1)未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議;
(2)雖然已列入月度會議計劃,但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別説明;
(3)其它提擬人認為應另行通知的情況。
3、會議通知期一般應提前一天以上,通知對象為與會人、會務服務提供部門;
4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別説明的會議,應以會議通知單進行書面通知;涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議,主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門。
1、會議提擬部門應提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、彙報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等)準備的組織工作;
2、會務服務提供部門應提前做好會務準備工作,如落實會場,佈置會場,備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等;
3、公司總部召開的公司級會議會務服務統一歸口總經辦負責。
4、部門在總部召開的會議需用公共會場的,應向會議室管理部門(人力資源部)書面提出,由會議室管理部門(人力資源部)統籌安排。
5.4 會議組織。
1、主持人應不遲於會前5分鐘到達會場,檢查會務落實情況,做好會前準備。
2、主持人一般應於會議開始後,將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等,進行必要的説明。
3、會議進行中,主持人應根據會議進行中的實際情況,對議程進行適時、必要的控制,並有權限定發言時間和中止與議題無關的發言,以確保議程順利推進及會議效率。
4、屬討論、決策性議題的會議,主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和複述,適時提交與會人表明意見;對未議決事項亦應加以歸納並引導會議就其後續安排統一意見。
5、主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人(部門)、達成標準和時間等會後跟進安排向與會人明確。
1、應準時到會,並在《會議簽到表》(詳見附件3)上籤到。
2、會議發言應言簡意賅,緊扣議題。
3、遵循會議主持人對議程控制的要求。
4、屬工作部署性質的會議,原則上不在會上進行討論性發言。
5、遵守會議紀律,與會期間應將手機調到振動或將手機呼叫轉移至部門另一未與會人處,原則上不允許接聽電話,如須接聽,請離開會場。
6、做好本人的會議紀錄。
5.5 會議記錄。
1、各部門應常設一名會議記錄員(一般為本部門的內務文員,名單報總經辦備案),負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。
2、會議記錄遵照“誰組織,誰記錄”的原則,如有必要,主持人可根據本原則及考慮會議議題所涉及業務的需要,臨時指定會議記錄員。
3、集團總經理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團總經理祕書負責會議記錄工作,集團總經理另有指定的,從集團總經理指定。
1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄,根據需要整理會議紀要。
2、會議記錄應儘量採用實錄風格,確保記錄的原始性。
3、對會議已議決事項,應在原始記錄中括號註明“議決”字樣。
4、會議原始記錄應於會議當日、會議紀要最遲不遲於次日呈報會議主持人審核簽名。
5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作,及時將經主持人核准的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。
1、公司各類臨時行政會議;
2、須會後對會議精神貫徹落實進行跟進的會議;
3、其它主持人要求整理會議紀要的會議。
1、本部門負責組織的公司各類行政會議的會議記錄,由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管,但用完後的記錄本應作為機要檔案及時轉總經辦統一歸檔備查。
2、本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員統一歸檔備查。
5.6 會議跟進。
5.7 獎懲。
1、遲到。所有參加會議的人員在會議規定召開時間後5分鐘內未到的,計為遲到。
2、早退。凡參加會議人員,如未經主持人同意在會議召開結束前5分鐘提前離開
會場的,計為早退。
3、缺席。凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批准而不參加會議的,計為缺席。
1、無正當理由遲到、早退每次處10元的罰款。
2、無正當理由缺席每次處以20元的罰款。
3、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的,以上處罰由傳達人承擔。
6、 附則。
6.1 本制度由集團總經辦負責解釋。
6.2 凡本制度未明確規定的獎懲,按《獎懲管理制度》有關規定執行。
6.3 本制度由集團總經理批准後生效,自頒佈之日起執行。
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