收款須知

□ 賬單的分發 1.儲運部管制組依業務人員Zone整理賬單，定期彙集編制賬單清表一式三份，將賬單清表二份連同賬單寄交業務人員簽收。 2.業務人員收到帳單清表時，一份自行留存，另一份應迅速籤還儲運部管制組，如發現有不屬本身的賬單，應立即以掛號寄回。 3.客户要求寄存賬單時，應填寫“寄存賬單證明單”一份，詳列筆數金額等交由客户籤認，收款時才交還予客户，如因寄存賬單未取得客户籤認致不能收款時，由業務人員負責賠償。 4.收到公司寄來的賬單後，於訪問時如未能立即收款，則應取得客户對賬單的籤認，若未能取得客户的籤認，則應迅速於寄發日起3個月內向儲運部申請取得郵局包裹追蹤執據，俾憑收款，否則逾期不辦致無法收取貨款時，由業務人員負責賠償。 □ 收款的處理程序 1.業務人員於每日收到貨款時應於當日填寫Collection Report一式四份(一份自留，三份寄交公司會計部出納科)。 2.市內者直接將現金或支票連同Collection Report第一、二、三聯親交出納並取得籤認。 3.外埠地區者應將現金部分填寫後將送款單或郵政劃撥儲金通知單存入附近銀行分行或郵局。 次日上午將支票，銀行送款存根或郵政劃撥單存根用迴紋針別於Collection Report第一、二、三聯，以掛號寄交會計部出納科。 業務人員應將掛號收執貼於自存的Collection Report左下角備查。 □ Collection Report的填寫。 第一欄：Customer No.客户號碼。 第二欄：Customer Name客户名稱 第三欄：Invoice No.填發票附單號碼，若系自己先行開發票且尚未打出發票附單而已經收款者，請填寫發票號碼，若系收回退票款項時，請填寫“退票通知書”的編號。 Date 賬單開立日期 Amount 銷貨金額 第四欄：Amount Collected 收款金額 Cash所收現金金額 Check 票據 Amount 所收票據金額 Mat·Date 所收票據的兑現日期 (3)Sort 所收票據出票人為客户本人者填“S”，屬客票者填“T”。 Bank Name所收票據兑付機關名稱地點。 Bank A/C No. 支票上的銀行帳號。 ※注：如因附單號碼及客户號碼缺填或誤填，以至衝不到賬，無法找出應有的銷貨日期以計算成績時，不予計算收款成績。 □ 收款票期的規定 1.依產品各類及客户的區別規定如下： (1)AM 專賣店：自銷貨日期起4個月內的票期。 超市：自銷貨日期起5個月內的票期。 (2)BS 直接客户：以貨到收款為條件者，由送貨員收取現金，簽收的客户則為銷貨日期一個月內的支票或現金。 直銷點：自銷貨日期起2個月內的票期。 一般商店：自銷貨日期起2個月內的票期。 (3)CF 直銷點：自銷貨日期起2個月內的票期。 一般商店：自銷貨日期起3個月內的票期。 2.收款票期超過公司的規定時，依下列方式計算收款成績。 (1)AM 超過1-30天時，扣該票金額20%的成績。 超過31-60天時，扣該票金額40%的成績。 超過61-90天時，扣該票金額60%的成績。 超過91-120天時，扣該票金額80的成績。 超過121天以上時，扣該票金額100%的成績。 (2)BS 超過1-30天時，扣該票金額20%的成績。 超過31-60天時，扣該票金額40%的成績。 超過61-90天時，扣該票金額70%的成績。 超過91天以上時，扣該票金額100%的成績。 (3)CF 超過1-30天時，扣該票金額20%的成績。 超過31-60天時，扣該票金額40%成績。 超過61-90天時，扣該票金額80%的成績。 超過91-120天時，扣該票金額80的成績。 超過121天以上時，扣該票金額100%的成績。 □ 收取票據須知 1.法定支票記載——金額、發票人圖章、發票年月日、付款地，均應齊全，大寫金額絕對不可更改，否則蓋章仍屬無效，其他有更改之處，務必加蓋負責人印章。 2.支票的抬頭請寫上“××股份有限公司”全銜。 3.跨年度時，日期易生筆誤，應特別注意。 4.字跡模糊不清時，應予退回重新開立。 5.收取客票時，應請客户背書，並且寫上“背書人××股份有限公司”，千萬不可代客户簽名背書。 6.“禁止背書轉讓”字樣的客票，一律不予收取。 7.收取客户客票大於應收賬款時，不以現金或其他客户的款項找錢，應依下列方式處理。 (1)支票到期後，由公司以Cash找還。 (2)另行訂購抵賬或抵交未付的賬款中的一部分。 8.本公司無銷貨折讓的辦法，如因發票金額誤開或轉交機關的商店佣金未扣時，需將原開統一發票收回，寄交公司更改或重新開立發票。 如無法收回而不得已需抵扣時，則於下次向公司訂貨時，以Memo説明經業務經理核准後扣除，不得於收款時，扣除貨款或以銷貨折讓的方式辦理，否則尾數由業務人員負責。 □ 退票的處理 1.“退票通知書”由信用科填發，業務人員收到後應先行核對並於3日內將回執聯填妥撕寄寄信用科。 2.業務人員收到退票知道書後應於15日內(客票應即時)前往洽收，並將結果填寫“退票洽收報告”寄回信用科，否則若發生問題，概由業務人員負責，如因未能如期洽收，應先函告信用科並説明擬往洽收的日期，以確保時效，維護公司的權益。 3.退票洽收若系換票，新開的票期不得超過退票通知書填發日期45天，否則計算收款成績時，扣減該票金額的80%，超過75天則扣減100%。 □ 問題客户的處理 1.業務人員於訪問客户或退票洽收時，如發現客户有異常現象時，應填寫“問題客户報告單”，並建議應採取的措施，或視情況填寫“壞帳申請書”呈請批准，由徵信科追蹤處理。 2.業務人員因疏於訪問，未能明瞭客户的情況變化，並填寫“問題客户報告單”通知公司，致公司蒙受損失時，業務人員應負責賠償該項損失25％以上的金額。 (注：疏於訪問意謂未依公司規定的次數，按期訪問客户者。) 3.為掌握公司全體客户的信用狀況及來往情況，業務人員對於所有的逾期應收帳款，均應將未收款的理由，詳細陳述於帳齡分析表的備註欄上，以供公司參考，否則此類帳款將來因故無法收回形成呆帳時，業務人員應負責賠償25％以上的金額。 □ 壞帳的處理 1.“壞帳申請書”填寫一式三份，有關客户的名稱、號碼、負責人姓名、營業地址、電話號碼等，均應一一填寫清楚，並將申請理由的事實，收回的可能性等，做簡明扼要的敍述，經業務部門及經理批准後，連同帳單或票據轉交徵信科處理。 2.壞帳發生的金額，於當月份計算業務人員銷售成績時，應先予扣減壞賬金額的300%。 □ 賬單的移交及對帳 1.帳單移交時，應填寫“帳款移交清表”一式四份，移交人、接收人及核對人均應簽名以示負責，其中二份寄交徵信科及帳款組，接收人接交時，除核對帳單金額外，並應注意是否經過客户籤認，帳單千萬不可私下移交。 2.財務部得隨意對客户辦理通訊或實地對帳，以確定業務人員手中帳單的真實性。 3.財務部得定期三個月一次核對業務人員手中的帳單，或不定期於特殊目的下，抽查業務人員手中帳單。 4.業務部主管及主任得隨時核對業務人員手中的帳單，並負督促收款工作及催收的責任。 □ 禁止事項 對帳的結果，如發現有下列情況者，除限令業務人員於一周內予以補正外，並依公司的規定處分。 1.收款不報或積壓收款。 2.退貨不報或積壓退貨。 3.轉售不依規定或轉售圖利。