合同管理制度開頭

合同管理制度（草案）

1．目的

為規範公司合同的管理，防範與控制合同風險，做到管理有規章，簽約有約束，履行有檢查，維護公司的合法權益，制定本制度。

2．適用範圍

本制度適用於公司簽訂和履行的所有建設工程施工合同、勞務分包合同、專業分包合同、施工內部承包合同、材料設備買賣合同等。

3．職責

3．1公司總經理負責建設工程施工合同、施工內部承包合同及重大專業分包合同、勞務分包合同、買賣合同的批准簽訂。

本條所指重大合同是指（主要是按合同標的數額來確定）

一般合同是指

3．2公司辦公室負責公司各類合同的管理工作，具體職責是：

3．2．1負責組織宣傳、學習貫徹《合同法》、《建築法》、《招標投標法》及其他有關法律、法規和規章；

3．2．2負責對合同專用章、合同示範文本、法人授權委託書的發放和管理；

3．2．4負責建設工程施工合同、勞務分包合同、專業分包合同、施工內部承包合同、買賣合同的檔案管理；

3．2．5負責本制度的監督執行。

3．3合同管理部（合同管理員）負責各類合同的審查工作，具體職責是：

3．3．1負責國家、省、市有關合同示範文本的推廣使用工作，負責公司有關示範文本的編制和推廣使用工作；

3．3．2負責各部門提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查，並出具審查意見；

3．3．3負責公司內部承包合同的洽談；

3．3．4負責監督、檢查各分公司施工合同、勞務分包合同、專業分包工合同、物資設備買賣合同的履行情況；

3．3．5負責公司各類合同備案工作；

3．3．6參與公司各類合同糾紛的調查。

3．4公司業務部負責建設工程施工合同洽談工作。

3．5公司採購部負責材料設備採購、設備租賃合同的洽談工作。

3．6項目經理部負責專業分包合同、勞務分包合同的洽談與簽訂工作

3．7項目經理部經理（或分管副經理）負責建設工程合同、材料設備買賣合同的具體履行工作。其主要職責是：

3．7．1負責宣傳、貫徹有關法律、法規和規章，組織學習所在工程項目的各類合同並熟悉內容，做好合同交底工作；

3．7．2履行建設工程合同中規定的職責，監督分包工程的進度及工程質量；

3．7．3監督材料、設備的驗收；

3．7．4負責所在項目所有合同的日常管理工作，收集、記錄、整理和保存與合同有關的協議、函件，辦理工程變更和簽證，並及時提交公司辦公室；

3．7．5收集、整理索賠資料，提供索賠依據，書寫索賠報告；

3．7．6監督所在項目各類合同的履行情況，發現問題及時向公司辦公室報告。

4．合同的簽訂

4．1合同主體的審查

訂立合同前，應當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟合同。

簽訂建設工程施工合同要重點審查業主的項目立項文件、招標文件，以確定發包人的主體資格；審查項目資金落實程度及業主以往合同履約情況，以確定業主的履約能力。

簽訂分包合同要重點審查承包人的營業執照規定的經營範圍、資質等級、管理能力和實際業績。

公司一般不與自然人簽訂經濟合同，確有必要簽訂經濟合同，應經同意。

4．2合同的形式

訂立合同，除即時交割（銀貨兩訖）的簡單小額經濟事務外，應當採用書面形式。

"書面形式"是指合同書、補充協議、公文信件、數據電文（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求採用正式的合同書形式，有示範文本（包括公司制定的示範文本）的應當使用示範文本。

4．3合同的內容

4．3．1建設工程施工合同、各類分包合同、工程項目施工內部承包合同應當按照國家或公司制定的示範文本和公司編制的操作指導書規定的內容填寫。

4．3．2其他合同（主要指買賣合同）的內容

4．3．2．1當事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。

4．3．2．2合同標的：合同標的應具有唯一性、準確性，買賣合同應詳細約定規格、型號、商標、產地、等級等內容；服務合同應約定詳細的服務內容及要求；對合同標的無法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。

4．3．2．3數量：合同應採用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數量，常年經銷合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式（如電報、傳真、送貨單、發票等）。

4．3．2．4質量：有國家標準，部門行業標準或企業標準的，應約定所採用標準的代號；農副產品，化工產品等可以用指標描述的產品應約定主要指標要求（標準已涵蓋的除外）；憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點。

4．3．2．5價款或報酬：價款或者報酬應在合同中明確，採用折扣形式的應約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、託收、信用證、現金等應予以明確；價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定的日期後多少日內。

4．3．2．6履行期限、地點和方式

履行期限應具有確定性，難以在合同中確定具體期限的應約定確定期限的方式；

合同履行地點應力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應明確至市轄區或縣一級；

買賣合同在合同中一般應約定交付的手續，即合同履行的標誌，如託運單、倉庫保管員簽單等。

4．3．2．7合同的擔保

合同中對方事人要求提供擔保或本方要求對方當事人提供擔保的，應結合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關手續。

4．3．2．8合同的解釋

合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起岐義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。

4．3．2．

9保密條款

對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。

4．3．2．10合同聯繫制度

履地期限長的重大經濟合同應當約定合同雙方聯繫制度。

4．3．2．11違約責任

根據《合同法》作適當約定，注意合同的公平性。

4．3．2．12解決爭議的方式

解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱，雙方對仲裁機構不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構。

4．4簽訂合同的工作程序

4．4．1建設工程施工合同的簽訂

4．4．1．1合同洽談前，公司業務部必須按本制度4.1條的規定對發包人的綜合情況進行考察。建設工程施工合同中投標中標的項目，要審查業主的招標文件、我方的投標書、中標書、紀要、往來函等文書，召集有關部門認真組織合同洽談準備會，制定談判的原則和方案。

4．4．1．2合同洽談過程中，對於涉及擔保、預付款、各類保證金等費用較大的項目，按重新進行評審。合同談判人員負責向合同執行單位進行書面交底。

4．4．1．3合同主要條款商定後，由業務部負責起草文本，附合同購合同會審表交相關部門（項目部、合同管理部、財務部等）進行會審後，公司分管副總經理（或總經濟師、合同主審人員）認為已經基本沒有異議的，提交審查意見，報公司法定代表人或委託代理人批准簽字。

工程項目經理和營銷項目經理必須參與合同簽訂活動的全過程。

4．4．1．4合同經雙方簽字、蓋章後，按法律法規規定或合同約定必須辦理鑑證、公證手續的，由業務部負責辦理。

按規定須經上級有關部門批准才能簽訂的合同必須經批准後才能簽訂。

4．4．2勞務（專業）分包合同的簽訂

4．4．2．1合同洽談前，公司業務部必須按本制度4.1條的規定對分包人的綜合情況進行考察，要求分包方提供以下證件原件：有效的企業法人營業執照、建築業企業資質證書、施工許可證、施工收費標準證書、安全資格證書、勞務隊伍資格證書、關於簽訂合同的法定代表人身份證明書或法人授權委託書。

4．4．2．2項目經理部在符合分包方條件的企業中進行招（議）標工作。合同管理部對招標文件、評標辦法及合同條件進行審查，並對招標工作進行監督。

4．4．2．3勞務（專業）分包隊伍中標後，在徵得業主同意（若建設工程施工合同有此約定）後，由項目經理部（重大分包合同應報公司總經理審批）與分包方簽訂分包施工合同。工程所在地地方主管部門有分包合同示範文本的，採用該示範文本地方主管部門無示範文本的採用公司制定的示範文本。

4．4．2．4項目部在簽訂合同後，應將合同文本報公司合同管理部備案。

4．4．3材料設備採購合同的簽訂

材料設備採購合同由採購部根據建設工程合同要求與供應方進行洽談，擬訂合同條款，交項目經理部、合同管理部會審後，由採購部簽訂，合同管理部加蓋合同專用章，重大買賣合同會審後，由總經理批准簽訂。

4．4．4其他經濟合同的簽訂

其他經濟合同由主辦人員與對方當事人商談後擬好合同條款，附合同會審表報部門（項目）經理審批或預審，在部門（項目）經理權限範圍內的合同由部門（項目）經理批准，由部門（項目經理部）合同管理員加蓋合同專用章；內部承包合同和其他重大經濟合同由部門（項目）經理簽署意見後由合同管理部進行合法性審查，報總經理批准簽訂。

4．4．5合同正式簽訂後，合同文本除相關部門自行保管外，應當隨合同評審表交存公司合同管理部一份備案。

5、合同的變更、解除

5．1在合同履行期間由於客觀原因需要變更或者解除合同的，須經雙方協商，重新達成書面協議，新協議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書後，應當在規定的期限內作出書面答覆。變更或解除經濟的，應當採用書面形式（包括書信、電報），法律、行政法規規定變更合同應當辦理批准登記等手續的，應依法及時辦理；

5．2存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同

5．2．1因不可抗力致使不能實現合同目的；

5．2．2在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；

5．2．3對方遲延履行主要債務，經催告後在合理期限內仍未履行；

5．2．4對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現合同目的；

5．2．5法律規定的其他情形。

5．3公司任何人員不得擅自以公司名義變更或解除合同。若確須變更或解除時，由合同經辦人查明原因，提出意見，經批准簽訂的部門或領導審核後，認為已出現了本制度5.2條規定的情形的，應提交公司法律顧問審查並簽發解除合同的函；對方沒有違約，應同對方協商，達成一致意見，並依法簽署變更或解除合同的書面協議。

合同變更必須由原合同起草部門負責更改，按《合同評審程序》辦理合同變更評審，並辦理書面的合同變更手續。做好變更文件的整理、保存和歸檔工作。變更後的合同與原合同的發放的範圍相同。

5．4對方提出合同變更的，變更程序也應5.3規定的程序執行。合同變更引起索賠的，合同變更必須與索賠同步進行，索賠協議是合同變更的處理結果，是變更後合同一部分。

5．5對於特殊情況下合同履行過程中的合同中止（包括停、緩建），必須及時辦理中止手續，收集因中止合同給本公司帶來的經濟損失證據和資料，及時追究對方的責任。中止的合同又恢復繼續履行時，依相同程序辦理恢復手續。合同的恢復與中止都必須通知合同審批部門或領導。

5．6合同未履行完畢，但確定不再繼續履行，合同履行部門應做好終止記錄，收集履行過程中所有與合同有關的文件，做好經濟往來和工程結算工作，辦理解除合同的手續。資料移交公司檔案室保存。

6．合同的履行

6．1公司及所屬公司應當按照合同約定全面履行自己的義務，並隨時督促對方當事人及時履行其義務。

合同履行中發生的情況應建立合同履行執行情況台帳。

6．2有關合同履行中的書面簽證、來往信函、文書、電報等均為合同的組成部分，合同經辦人員應及時整理、妥善保管。在合同履行過程中，對本公司的履行情況應及時做好記錄並經對方確認。向對方當事人交付重要資料、發票時應由對方

當事人出具收條，履行合同付款時應由對方當事人出具收條，公司原則上只開具限制性抬頭的轉賬支票，不允許以現金形式支付。

6．3對合同履行過程中的違約情況或違反合同的干擾事件，合同履行單位、項目經理部應及時查明原因，通過取證按照合同約定及時、合理、準確地向對方提出索賠（含違約）報告。

當本公司接到對方的索賠（含違約）報告後應認真研究並及時處理、解釋或提出反索賠，公司員工不得擅自在對方當事人出具的索賠報告、對帳單等確認類文書上簽字蓋章，確須確認的，應視具體內容經公司領導或部門（項目經理部）負責人同意。

6．4在履行合同過程中，經辦人員若發現並有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行，並及時書面上報公司辦公室處理，公司辦公室應立即向公司法律顧問諮詢，並將基本情況和法律顧問的處理意見一同上報公司領導：

6．4．1經營狀況嚴重惡化；

6．4．2轉移財產，抽逃資金，以逃避債務；

6．4．3喪失商業信譽；

6．4．4有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。

6．5債權債務的定期確認和發生重大變動時的確認：

6．5．1在重大、複雜合同的履行過程中，經辦人員應定期與對方對帳，確認雙方債權債務；

6．5．2在對方當事人發生兼（合）並、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經辦人員發生變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權債務。

7．經濟合同糾紛的調解、仲裁和訴訟

7．1合同雙方在履行過程中發生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協商解決；

7．2合同雙方在一定期限（一般為一個月）內無法就糾紛的處理達成一致意思或對方當事人無意協商解決的，經辦人員應及時書面報告部門經理及公司辦公室，由部門經理和辦公室負責人擬定處理意思，報總經理或副總經理決定。

對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告公司辦公室。

7．3公司決定採用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及獲知對方當事人準備或已經申請仲裁或提起訴訟的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產生及協商情況整理成書面材料連同有關證據報公司辦公室，由公司辦公室統一委託律師或其他專業人員辦理。

8．合同的日常管理

8．1本公司實行二級合同管理，合同管理部全面負責公司的合同管理；業務部、採購部、項目經理部設立的合同管理員負責所在部門的合同管理，其他部門不設合同管理員。

8．2公司的合同專用章專人管理，合同管理部、業務部、項目經理部各保管一枚，分別編號，合同專用章印模需送登記註冊的工商行政管理部門備案。

簽訂合同時，合同各方應在同一時間、同一地點簽字並蓋章，合同各頁之間應當加蓋公司騎縫章。

公司的空白合同、授權委託書也由專人管理，業務人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權委託書、空白合同出差。合同專用章、蓋章的空白合同、授權委託書、（已簽訂的合同）遺失的，應及時向當地公安機關報案，並登報聲明。

8．3簽訂合同正本、副本份數按需要確定，正副本應區分清楚。合同簽訂後交公司辦公室留存，其餘各職能部門或合同履行部門由公司辦公室負責編號受控分發。除公司辦公室外，其他部門複印合同必須事先徵得公司辦公室同意，由公司辦公室統一編號受控，並加蓋專用印章。所有合同發放均應做好發放記錄。

8．4已簽訂的合同以及與合同有關的補充協議、會議紀要、業務往來傳真、信函、索賠報告、對帳單、合同台帳等資料應集中由合同管理員保管。合同管理員應對上述材料分類登記成冊，業務人員與對方當事人結帳時可從合同管理員籤領相關材料。

8．5對於合同履行和竣工結算均已完成的工程，合同執行部門應向合同管理部提交合同履行情況的工作報告。合同管理部審查後，連同合同、結算書以及一切往來文書、經濟簽證、變更記錄、竣工驗收證書等所有資料裝訂成冊，送交公司檔案室存檔保存。

8．6合同經辦人員與本公司終止勞動關係前應把有關材料及空白合同、名片、委託書移交完畢，經公司辦公室和有關部門確認後方可辦理有關手續。

合同經辦人員與本公司終止勞動關係或因其他原因發生變更的，公司辦公室應在情況發生後一週內書面告知各有關單位。

9．考核與獎懲

9．1公司、所屬各分公司全體職員應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司辦公室負責本制度執行情況的監督考核。

9．2對在合同簽訂、履行過程中發現重大問題，積極採取補救措施，使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經濟損失的，予以獎勵。

9．3合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：

9．3．1未經授權批准或超越職權簽訂合同；

9．3．2為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委託書；

9．3．3應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。

9．4合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關人員追償損失：

9．4．1因工作過失致使公司被詐騙；

9．4．2公司履行合同未經對方當事人確認；

9．4．3遺失重要證據；

9．4．4發生糾紛後隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的；

9．4．5合同專用章、蓋章的空白合同、授權委託書遺失未及時報案和報告；

9．4．6未履行規定手續擅自在對方出具的確認書、索賠報告上簽字而給公司造成損失的；

9．4．7其他違反公司相關制度的。

9．5公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關處理。

10．附則

本制度由公司合同管理部和本公司法律顧問某某律師事務所共同起草，從

年

月

日起開始執行，試用６個月。