公司公文寫作要則

公司公文寫作要則

總體而言，公司公文寫作應遵循以下幾點基本要求：合法、求實、合體、嚴謹、規範。公文內容與形式必須符合上至國家、下至公司內部方針政策、法規以及有關規定，具有合法性；求實，即要實事求是、講究實效；合體，即公文主題明確、結構完整、格式規範。嚴謹，即要求公文結構須嚴密有序，避免產生歧義；規範，即要求公文格式、語言表達、符號使用都應符合有關規定，運用規範的現代書面語言，排斥使用口語詞、方言詞、土俗俚語及生造語詞等，符合語法規則和邏輯，句子含義完整確切，具有較強的獨立性，便於受文者全面理解和準確執行。

一、行文規則的基本內容

為確保公文迅速、準確地在公司內外傳遞，避免行文紊亂，公司有關部門應遵循相關規定，制定行文方向、行文方式的有關準則，這就是行文規則。基本內容包括以下幾個方面。

（一）根據機關之間的工作關係準確行文各機構的組織系統、歸屬、職權範圍決定機構之間的工作關係，機構之間的工作關係又決定着公文傳遞的方向。即處於領導、指導地位的上級機構向被領導、指導的下級機構主送下行文；被領導、指導的下級機構應向上級領導、指導機構主送上行文；具有平行關係或不相隸屬關係的機構之間相互主送平行文。

（二）選擇適宜的行文方式，一般不得越級行文行文方式是指機構之間公文傳遞的形式，分為逐級行文、多級行文、越級行文、直接行文等。對外發文，應考慮需要和可能的條件，選擇適宜的行文方式。

1．逐級行文。為了維護正常的領導關係，存在隸屬關係或業務指導關係的機構之間應採取逐級行文的方式，按級逐漸上報或下發文件，即只對直屬上一級機關或下一級機關制發公文，如果需要，再由上一級或下一級機關轉發。

2．多級行文。為加快公文傳遞，在必要時可採取同時向若干層級的上級或下級機構制發公文，包括直達基層組織和向公司全體員工公佈。

3．越級行文；為了維護組織或專業系統中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱節、被動或牴觸，一般情況下避免越級行文。只有在下列情況下才採用越級行文：情況特殊緊急，如逐級上報下達會延誤時機造成重大損失；經多次請示直接上級和抄送機關，問題長期未解決；上級交辦，並指定直接越級上報的具體事項；出現需要直接詢問、答覆或聯繫的具體事項；控告、檢舉直接上級等。因特殊情況越級行文時，一般應抄送越過的機構。

4．直接行文。同級或其他不相隸屬的機構之間相互行文時採用。行文不受系統歸屬與級別層次的制約。

（三）正確選擇主送與抄送機構

除普發性公文之外，一份公文通常只選擇一個主送機構，防止由於多頭主送而貽誤處理。下列情況時，在向主送機構發文時，應同時抄送：對下級的重要發文應同時抄報直接上級機構；受雙重領導的機構向上級請示，應明確主送、抄送機構，由主送機構答覆；上級向雙重領導的下級行文，必要時應抄送另一上級；公文內容涉及有關機構的職權範圍，需相關機構配合時，應抄送。如屬下列情況，則不得抄送：請示在上報同時，不得向下級抄送；接受抄送的機構不得再向其他抄送；與公文辦理無關的機構不得抄送。

（四）聯合發文時，作者應是同級部門並須對有關問題協商一致因公司業務，公司內部兩個或兩個以上部門橫向聯繫較多，行使職能時可以聯合行文。但聯合行文的部門級別層次須相同或相近。同時，為維護公司管理一致性，聯合行文前須就有關問題協商一致，不得以自己部門單方面意見各自向下行文。

（五）嚴格控制公文數量，簡化行文手續機構行文必須注重實效，堅持少而精的原則，可發可不發的堅決不發；經批准在報刊上全文發佈的可不再行文，必須印發的要控制數量與範圍。上下級各業務主管部門應儘量對口行文，簡化手續，以提高管理效率。

二、公文特殊表達要求

（一）時間概念的表達

除不必或不允許精確表達外，須確切表達時間，完整標明年月日，特殊時需標出時、分甚至秒；避免使用“今年”、“明天”等需藉助其他時間概念才能準確理解的時間代詞；禁止使用“上月以前”、“去年之後”等一類不易劃定界線的詞語；年份一律使用全稱，如需有關歷史年號時，先寫公曆年份，再將歷史年號置於圓括號內。

（二）空間概念的表達

在專用名詞中，城市、地區、縣、鄉等名稱首次出現時，如屬於國外的應冠以國別，屬於國內的應冠以所屬盛自治區、直轄市的名稱。所有國名、地名均應使用國家公佈的標準名稱（包括標準譯名），一般不使用別稱，國內地名不用簡稱。除出於特殊需要，或表達對象在文中無重要和必要意義之外，公文中的空間概念大都需精確表達，慎重使用表示處所的代詞，以防止誤解或費解。

（三）數量概念的表達

表示數量時一般應使用阿拉伯數字，特殊情況下用漢字。同一文件中同類數量的表示方法，應前後一致。除在特殊情況下使用約數、概數外，公文中的數目概念應用精確數字表示。表示增加時用倍數或分數，表示減少時則只用分數而不用倍數。在“增加、上升、擴大”或“減少、降低、縮斜等詞語後面有“到、至”等字樣的句式與後面帶“了”或不帶“了”字的句式，語意差別很大，使用時務必謹慎。若需用“以上”、“以下”等詞表示數字分界時，為使界線劃分清晰準確，應以各種方式註明本數是否包含在內。注意數詞“兩”的使用，“兩”不能做序數，也不能用以表達沒有零頭的多位數。

量詞中的度量衡單位必須使用國家法定計量單位和國家公佈的中文名稱。

如文中須出現歷史上使用的、外國使用的或地方性的單位（如石、鬥、磅、英寸等）時應折算成國家法定計量單位，並加以説明。使用複合量詞時，如詞語不常使用，應加註簡要説明。

（四）職務、姓名的表達

各種職務、姓名應以全稱出現。當某人擔負多種職務時，只列出與文件內容有關者。需列出某人兩個或兩個以上職務時，國內的應按先黨內、後黨外，由大到小排序，國外的應尊重對方習慣或雙方需要。國外人士的譯名、職務應以國家公佈的標準譯名為準，如無標準譯名應注意在有關文件中使用同一譯名，譯名後一般應用圓括號註明其外文名稱。若干人物的姓名需同時並列出現在文件中時．應按職務高低、姓氏筆畫、姓氏字母的規定排序，與事情相關的程度、歸屬等標準構成排序。

（五）程度概念的表達

表示程度的成分往往構成公文關鍵性部分，表達不當就會造成失實、失誤。

公文中表達程度的關鍵是選用各種副詞、代詞。“很、極、最、更加、極其、非常、尤其、十分、過於、特別、比較、多麼、大致”等副詞，“這麼、這樣、如此”等代詞都可以表示程度。選用這些詞語時應注意與客觀實際符合，務求恰到好處。在公文中常需對肯定或否定的程度加以表述，注意把握分寸。

（六）範圍概念的表達

在現代漢語中，表示全部或部分的詞語，分別為一些副詞、數量詞以及名量詞的重疊形式，如“所有、一切、全部、任何一個、總共、人人”等就可用於表示全部。而“有些、有的、一些、部分、少數、多數、接近半數、百分之幾”等則用於表示部分。在使用上述詞語時應注意：當事物是被全面肯定或全面否定時，才能用表示全部的詞語，稍有保留或無法最終確定時，只能用表示部分的詞語。公文中表示部分時，常要求精確，此時應使用詞義精確的詞語，不能在一個語句中同時出現表示全部或部分的詞語，前後出現的表示範圍的詞語不能自相矛盾。