承辦會議協議

甲方：_________

乙方：_________

經友好協商，甲乙雙方就乙方承辦／代理甲方之_________會議事宜達成如下協議，雙方共同遵守執行。

一、甲方主辦的會議全部交由乙方承辦。會議地點是_________。會議時間_________年_________月_________日至_________年_________月_________日。

二、乙方提供如下會議服務：

（一）禮儀及接待：乙方提供_________名接待人員，設立標識（甲方提供企業或行業標識，乙方製作，費用另算），至汽車站、火車站、機場，引導參會代表及安排商務車輛前往下榻酒店。在下榻酒店大堂設立專用接待台（乙方負責設立），乙方提供_________名工作人員協助甲方會務組人員進行代表簽到、房間安排、發放會議指南（甲乙雙方共同擬定）、告知代表會議注意事項。禮儀工作時間為_________月_________日_________時至_________月_________日_________時，下榻酒店接待人員工作時間為_________月_________日_________時至_________月_________日_________時。

（二）會議交通：

1、站場接送：根據甲方實際要求，乙方必須於_________月_________日_________時至_________月_________日_________時安排_________輛_________座空調巴士至機場（汽車站、火車站）。雙方同意所有費用按運輸趟次結算。如果由於甲方原因使得預訂的車輛空駛，甲方按照大巴_________元／趟次、麪包車_________元／趟次、轎車_________元／趟次結算。所有交通工具的運行命令由甲方發出，並在行駛單上簽字。送站場費用同上述約定。雙方應在_________月_________日前，確認需要送站場的名單。甲方應該本協議簽署前告知乙方此部分費用的分攤方法（會務組支付或者個人支付），甲方確認。

2、會務交通：乙方必須於_________月_________日_________時至_________月_________日_________時安排_________輛_________座空調巴士，8座麪包車_________輛，4座轎車_________輛至_________酒店，用於接送會務人員至會場／宴會現場（地點為：_________）。甲方負責通知並集合需要乘坐商務用車之人員。用車行程為（往返／單程，選擇）。費用合計為_________元。

（三）會場佈置：乙方應在_________月_________日前預訂_________會場，並於_________月_________日前按甲方要求完成佈置：

1、主席台：要求_________席位，有線／無線麥克風_________個。配置茶水杯（或者瓶裝礦泉水）。雙方確認：投影儀為（甲方自帶，乙方提供甲方租賃，第三方提供），當甲方自帶時，乙方僅有義務提供技術支持，不負責保證儀器正常工作；雙方確認，投影儀租賃價格為_________元／天，茶水提供及服務人員包含在會場租賃成本中。

2、會場佈置：乙方必須於_________月_________日前完成會場佈置-u型、課堂式、圍桌型、劇院式等供選擇，安排席位不少於個。會場懸掛橫幅條，內容為_________。

3、氛圍支持：乙方應在_________月_________日前完成個氣球條幅懸掛，條幅內容為（_________），拱形氣模_________個，會場內／外擺放花籃_________個。會場佈置與氛圍支持費用總計為：_________元。

4、同聲翻譯系統：乙方必須於_________月_________日前調試好同聲翻譯系統，提供_________聲道翻譯（語種為_________），_________月_________日前甲方應將發言大致領域及特點告訴口譯員，並告訴口譯員發言者國別與大致語言習慣。乙方提供的口譯人員必須在_________月_________日前熟悉所需翻譯的專業領域。同聲翻譯支持費用總計為：_________元。

（四）餐飲安排：雙方確認，會議期間與會人員就餐地點為_________酒店_________餐廳及_________$餐廳。其中中餐就餐人數不少於_________人次，西餐就餐人數不少於_________人次。早餐餐標為_________元／人，正餐（中餐及晚餐）餐標為_________元／人，宴會餐餐標為_________元／人，早餐、正餐及宴會餐食物見附件（菜譜）。會議提供的餐飲不含酒水（或者含酒水），時間是_________月_________日_________餐至_________月_________日_________餐止，其中_________月_________日_________餐為宴會餐。會議人員憑_________證件（或者餐卡）就餐。早餐形式為自助餐（或者團餐），正餐為圍桌式（或者自助餐）團餐，具體就餐時間由乙方製作水牌告知甲方與會人員。商務考察旅程用餐另計。

（五）宴會餐／商務酒會要求

1、時間：_________月_________日_________時至_________月_________日_________時；

2、規模：_________；

3、內容：

（1）自助餐／圍桌宴會：_________；

（2）演講系統：_________；

（3）娛樂節目：_________；

（4）服務／交通：_________。

（六）會務考察安排：

1、會務考察雙方確認，會議期間甲方與會人員進行商務考察，線路及行程如下：線路安排：d1_________；d2_________；d3_________；人數：_________人；車輛要求：_________；

2、乙方提供旅行責任保險、專業導遊、陪同。

（七）返程票務服務：雙方確認，甲方人員返程事宜由會務組織統一安排／與會人員自行支付。乙方提供返程票務代理服務（在簽到會場酒店大堂提供諮詢及預定處，時間為_________月_________日_________時至_________月_________日時）：

1、機票：明折明釦，送票費_________元／張，送票至下榻酒店；

2、火車票：按票面實際價格，每張收取_________元服務費，送票至下榻酒店；

3、巴士：按票面實際價格，送票費_________元／張，送票至下榻酒店；

（八）住宿安排：雙方確認，甲方預訂客房數共計_________間，其中_________飯店_________級標準間_________間（_________元／間），商務套間_________間（_________元／間），行政套間_________間（_________元／間）；_________飯店_________級標準間_________間（_________元／間），商務套間_________間（_________元／間），行政套間間（_________元／間）。基於與會人數有一定的機動性，雙方約定乙方_________月_________日_________時預留客房+10％；截至_________月_________日_________時甲方實際用房如果低於預訂，則按預訂客房數量結算，超過的按實際結算（在預訂總量的10％範圍內），乙方承諾超過部分按預訂價格計算。月日_________時以後按實際用房計算。所有用房時間為_________月_________日至_________月_________日_________時。超過_________月_________日_________時，如果甲方人員需要繼續使用客房，可提前通知乙方，乙方可以與酒店交涉，儘量（但不保證）按協議價格結算。雙方確認，乙方必須在_________月_________日_________時前獲得酒店預定房間鑰匙牌，按甲方指定名錄登記分派房間，同時完成入住登記。

（九）財務協助：雙方確認，甲方與會人員簽到時，乙方提供名財務人員協助甲方收取會務費用，提供驗鈔設備，並協助甲方人員統計核實相關應收費用。

三、雙方確認：以上預定及服務屬於不可撤銷約定。自雙方簽字、蓋章且甲方按本條款支付預訂金之日起協議立即生效。甲方於協議生效後_________個工作日內支付人民幣_________元作為預訂金。

1、甲方確認：除非發生以下幾種情況，否則甲方不存在撤銷或變更本協議理由-如果撤銷或變更，乙方將有權要求甲方支付撤銷或變更給乙方造成的預期損失：▲戰爭或政治事件；▲甲方進入破產程序；▲甲方實體進入重組變更程序；▲因地震、洪水等人力不可抗拒因素；▲由於政策或法律變化導致會議不可能舉行。

2、甲方如在預定的期間內變更會議時間，但變更通知必須於預定期限前_________天抵達乙方，乙方接到甲方通知後應在_________個工作日內以（□傳真□電郵□公函）方式回執確認，甲方在接到乙方確認文件後即表示甲乙雙方就會議時間的變更達成一致，雙方間的協議除會議日期外，其餘不作變更。

3、乙方服務的變更除非發生如下情形，否則乙方無權變更服務

（1）乙方簽約的下游服務商出現法律規定的破產、停業或者其他人力不可抗拒的服務中止事件，同時乙方更換的下游服務商不能滿足甲方要求；

（2）會議地點出現重大自然災害（包括急性傳染病）；

（3）會議地點出現重大政治事件（包括政府徵用會議場所）。

如果不是由於上述原因，乙方要求變更服務，將賠償甲方由於服務變更而導致的預期損失。出現本條款所列事項時，乙方應該在第一時間內以書面形式通報甲方，並在甲方收到通知後作出變更預案供甲方選擇，乙方保證變更的服務應當不低於原來協議水準。

四、基於友好合作的精神，所有變更事宜雙方同意協商解決。同時雙方約定：

1、甲方變更或取消會議應當在協議生效後會議正式舉辦前_________個工作日前通知乙方，除乙方已經支付的成本外（在甲方的預付款項中抵扣，不足部分乙方有權要求甲方補足，多餘部分乙方同意返還甲方），乙方放棄預定收益的索賠；

2、甲方變更或取消會議的決定如果在會議前_________日通知乙方，甲方應賠付乙方預期利益的_________％，並不退回預付金；

3、乙方由於非本條款原因要求改變服務或者取消的，於會議舉辦前_________日通知甲方的，必須全額退還甲方預付款；如在_________日前通知甲方，乙方必須賠付甲方本協議總金額的_________％。

4、雙方約定費用核算原則如下：雙方確認，所有服務費用在_________月_________日前由甲乙雙方核算認可，甲方保證一次性將款項支付給乙方，如果超過約定期限，乙方有權要求甲方支付滯納金，標準為總量的0.5％，按日計算。

5、生效：本協議自雙方共同簽章且甲方提供規定的預付金後生效。協議一式四份，雙方各執兩份。

6、未盡事宜、仲裁：雙方約定，如果對本協議執行出現爭議，將首先協商解決；如果協商不能解決，雙方將申請仲裁解決，仲裁地點為_________。

甲方（蓋章）：_________

乙方（蓋章）：_________

代表（簽字）：_________

代表（簽字）：_________

聯繫人：_________

　聯繫人：_________

地址：_________

地址：_________

電話：_________

電話：_________

帳號：_________

帳號：_________

開户行：_________

　開户行：_________

_________年____月____日

_________年____月____日