會議承辦協議

甲 方：

乙 方：

經友好協商，甲乙雙方就乙方承辦/代理甲方之_________會議事宜達成如下協議，雙方共同遵守執行。

一、甲方主辦的 _________會議全部交由乙方承辦。

會議地點是___________________________________ 會議時 間____年____月____日至____年____月____日。主會場是___________________________________

二、乙方提供如下會議服務：

1、禮儀及接待

2、會議交通

3、會場佈置

4、會議餐飲安排

5、會議秩序維持

6、會議祕書服務

7、會議代表住宿安排

8、會務考察安排及夜間娛樂支持

9、返程票務服務及站場接送

10、財務協助。

■各項服務分敍如下： 1、禮儀及接待 乙方提供____名禮儀小姐，汽車站、火車站、機場分別安排____名禮儀，設立標識(甲方提供企業 或行業標識，乙方製作)，引導甲方人員報道及安排商務車輛前往下榻酒店。在下榻酒店大堂設立專用接待台(乙方負責設立)，乙方提供 名工作人員協助甲方會務組人員進行代表簽到、房間安排、發放會議指南(甲乙雙方共同擬定)、告知代表會議注意事項，編制會議名錄。禮儀工作時間為____月____日____時至____月____日____時，下榻酒店接待人員工作時間為____月____日____時至____月____日____時，乙方提供一條接待熱線電話，熱線電話開通 □國內長途 □國際長途，費用按酒店商務電話收費，記入甲方會議支出——除非甲方工作人員許可，乙方人員不得使用熱線電話。 2、會議名錄製作要求為： 開本________，____色印刷，內文紙張為________紙，封面為 ________，製作____份，單價為________，交貨時間為____月____日前。 會議名錄資料要求在____月____日前以________格式上傳給________________網站。 3、會議發言材料製作： 開本________，____色印刷，內文紙張為________紙，封面為 ________，製作____份，單價為________，交貨時間為____月____日前。

■會議交通 1、站場接送 根據實際需要，乙方必須於___月___日___時至___月___日___時安排 輛 座空調巴士，7座麪包車___輛，5座轎車___輛至_________機場(汽車站、 火車站)。按照先到集合，統一運輸的方式，安排與會代表前往下榻酒店。雙方同意所有費用按運輸趟次結算，其結算標準見下表。如果由於甲方原因使得預訂的車輛空駛，甲方按照大巴_____元、麪包車_____元、轎車_____元結算。所有交通工具的運行命令由甲方發出，並在行駛單上簽字。 送站場費用同上述約定。雙方應在___月___日前，確認需要送站場的名單。甲方應該本協議簽署前告知乙方此部分費用的分攤方法(會務組支付或者個人支付)，甲方確認： 下列人員由會務組承擔送站場費用，除此之外，均由個人承擔。 或者：甲方確認，所有與會人員的送站場費用由會務組承擔；或者全部與會人員的送站場費用均由個人承擔。 甲方確認：需要會議期間提前送離的人員有，具體時間是___月___日___時，乘用車標準為___座______車。 2、會務交通 乙方必須於___月___日___時至___月___日___時安排___輛___座空調巴士，7座麪包車___輛，5座轎車___輛至_________酒店，用於接送會務人員至會場。甲方(或者乙方)負責通知並集合需要乘坐商務用車之人員。用車行程為(往返/單程，選擇)。 於___月___日___時 至___月___日___時安排___輛___座空調巴士，7座麪包車___輛，5座轎車___輛至_________酒店，用於接送會務人員至 晚會/宴會現場(地點為：_____________________________________)。用車行程為(往返/單程，選擇)。費用按下表標準結算： 乙方於___月___日___時至 ___月___日___時提供______噸貨車______輛，負責運輸會議材料，行程為______至______。包括裝卸，費用合計為______元。

■會場佈置 乙方應在__月__日前預訂______________________會場，並於__月__日__點前按甲方要求完成佈置： 1、主席台 要求鮮花____盆，____色地毯，絨布主持台，主席台設____席位，背景為____________材料，投影簾要求( ____×____)，投影儀要求____流明，配備激光指示筆(或者伸縮式教鞭)、有線/無線麥克風____個。主席台配置茶水杯(或者瓶裝礦泉水)，一側放置飲水機(配瓶裝礦泉水時可不用飲水機)，主席台配備電工一名，會務服務小姐一名。雙方確認：投 影儀為(甲方自帶，乙方提供甲方租賃，第三方提供)，當甲方自帶時，乙方僅有義務提供技術支持，不負責保證儀器正常工作；雙方確認，投影儀租賃價格為____元/天，茶水提供及服務人員支持包含在會場租賃成本中。 2、會場佈置 乙方必須於__月__日__點前完成會場佈置——u型、課堂式、圍桌型、 劇院式等供選擇，安排席位不少於____個，其中前排佈置需要__________，各排間距不得小於____釐米；在會場安排固定攝影點____個，需 要提供飲水機____台，提供小型會晤室____個，會晤室擺設桌椅不得少於____套。會場懸掛橫幅____條，內容為____________________________________。會場內/外提供資料/樣品展示台____個。雙方確認：展示台為全新制作/租賃，規格____×____×____，單價為____元/個。飲水機由乙方免費提供，飲用水由甲方提供(乙方可代辦)。 3、氛圍支持 乙方應在__月__日__點前完成____個氣球條幅懸掛，條幅內容為(__________________)規格是 ____米×____米，拱形氣模____個，規格是______×______，會場內/外擺放花籃____個。同時在__月__日____×____×報紙預訂____×____×版面發佈相 關信息(內容甲方提供)。 會場佈置與氛圍支持費用總計為：____________元。 4、同聲翻譯系統 乙方必須於__月__日__前調試好同聲翻 譯系統，提供____聲道翻譯(語種為__________)， __月__日__前甲方應將發言大致領域及特點告訴口譯員，並告訴口譯員發言者國別與大致語言習慣。乙方提供的口譯人員必須在__月__日__前熟悉所需翻譯的專業領域，作同聲翻譯時，錯誤率不得超過2％。甲方發言者語速不得超過____節 字/分鐘。 同聲翻譯支持費用總計為：____________元。

■餐飲安排 雙方確認，會議期間與會人員就餐地點為____________酒店____________餐廳及____________餐廳。其中中餐就餐人數不少於___人次，西餐就餐人數不少於___人次，穆斯林餐不少於___人次。早餐餐標為___元/人，正餐(中餐及晚餐)餐標為___元/人，宴會餐餐標為___元/人，早餐、正餐及宴會餐(包括西餐及穆斯林餐)食物見附件(菜譜)。會議提供的餐飲不含酒水(或者含酒水)，時間是___月___日___餐至___月___日___餐止，其中___月___日___餐為宴會餐。會議人員憑_________證件(或者餐卡)就餐。早餐形式為自助餐(或者團餐)，正餐為圍桌式(或者自助餐)團餐，具體就餐時間由乙方製作水牌告知甲方與會人員。 商務考察旅程用餐另計。

■宴會餐/商務酒會要求 時間：___月___日___時至___月___日___時 規模： 內容： (1)自助餐/圍桌宴會 (2)演講系統 (3)娛樂節目 (4)服務/交通 餐飲費用總計為：______元。

■其它服務安排

■會議秩序維持 為便 於保密及會議正常舉行，雙方確認___月___日至___月___日____________會議室設立___位工作人員，工作人員由甲方/乙方負責指定/委派，主要職責是核查進入會場人員身份。進入會場人員一律憑______證件進入。此項服務費用______元/免費。

■會議祕書服務 雙方確認，會 議期間乙方為甲方提供如下如數服務： (1)速記員___名，工作時間為___。 (2)翻譯員___名，工作時間為___。其中英文___________名，日文___________名，德文___________名。 (3)會務勤雜人員______名，工作時間為______。 (4)保健醫生______名，工作時間為______。 (5)攝影師______名，工作時間為 。錄製媒介為______，規格為______，後期編輯由乙方/甲方完成。 (6)旅行顧問______名，工作時間為______。 (7)簽約司儀(禮儀)___ 名，工作時間為______。 (8)其他——指示牌製作，___塊，內容_______________，放置地點_______________。 以上會議祕書服 務費用共計______元。

■會務考察安排及夜間娛樂安排 1、會務考察 雙方確認，會議期間甲方與會人員進行商務考察，線路及行程如下： 線路1 d1： d2： 人數：______人 線路2 d1： d2： 人數： 總人數為：______人 車輛要求： 乙方提供旅行責任保險、專業導遊、陪同 費用： 2、夜間娛樂安排 雙方確認，會議期間甲方人員舉辦各類酒會或者聯誼會的話，乙方將負責代理安排。此部分費用由甲方統一支付/或者參加人員 直接支付。 具體方案見附件 。

■返程票務服務及站場接送 雙方確認，甲方人員返程事宜由會務組織統一安排/與會人員自行支付。乙方提供返程票務代理服 務(在簽到會場酒店大堂提供諮詢及預定處，時間為___月___日___時至___月___日時)： 1、機票 明折明釦，不收取服務費，免費送票至下榻 酒店； 2、火車票 票面價格，每位收取40元服務費，免費送票至下榻酒店； 3、高速巴士 票面價格，免服務費，免費送票至下榻酒店； 4、船票 票面 價格，免服務費，免費送票至下榻酒店； 乙方提供站場歡送服務：(時間___月___日___時至 ___月___日___時)

■價格表 車 型 行 程 單 價 説 明 桑塔納、捷達 酒店至機場 可乘坐3人 酒店至汽車站 酒店至火車站 酒店至港口 金盃、豐田 酒店至機場 可乘坐10人 酒店至汽車站 酒店至火車站 酒店至港口 豐田、三菱、五十陵 酒店至機場 可乘坐19人 酒店至汽車站 酒店至火車站 酒店至港口

■住宿安排 雙方確認，甲方 預訂客房數共計______間，其中_________飯店______級標準間______間(______元/間)，商務套間___間( ______元/間)，行政套間___間( ______元/間)；_________飯店______級標準間______間(______元/間)，商務套間___間(___元/間)，行政套間___間(______元/間)。 基於與會人數有一定的機動性，雙方約定乙方預留___間客房至___月___日___時，其中標間___間，套房___間。截至___月___日___時甲方實際用房如果低於預訂，則按預訂客房數量結算，超過的按實際結算(在預訂總量的10％範圍內)，乙方承諾超過部分按預訂價格計算。___月___日___時以後按實際用房計算。 所有用房時間為___月___日 至___月___日___時。超過 ___月___日___時，如果甲方人員需要繼續使用客房，可提前通知乙方，乙方可以與酒店交涉，儘量(但不保證)按 協議價格結算。 雙方確認，乙方必須在___月___日___時前獲得酒店預定房間鑰匙牌，按甲方指定名錄登記分派房間，同時完成入住登記。

■財務諮詢

■財務協助(此條款為非一次性收取會務費用組織機構適用) 雙方確認，甲方與會人員簽到時，乙方提供___名財務人員協助甲方收取會務費用，提供驗鈔設備，並協助甲方人員統計核實相關應收費用。

■其他協助 乙方在自有網絡上發佈會議預告信息，製作回執表單，供甲方相關人員下載填制，同時指派固定人員統計回執信息，定期向甲方報告。此項服務免費提供。

三、雙方確認，以上預定及服務屬於不可撤銷約定。自雙方簽字、蓋章且甲方按本條款支付預訂金之日起協議立即生效。甲方於協議生效後___個工作日內支付人民幣______元作為預訂金。

■變更及核算原則 1、甲方確認 除非發生以下幾種情況，否則甲方不存在撤銷或變更本協議理由——如果撤銷或變更，乙方將有權要求甲方支付撤銷或變更給乙方造成的預期損失： ◇ 戰爭或政治事件； ◇ 甲方進入破產程序； ◇ 甲方實體進入重組變更程序； ◇ 由於政策或法律變化導致會議不可能舉行。 2、甲方可以在預定的期間內變更會議時間 但變更通知必須於預定期限前___天抵達乙方，乙方接到甲方通知後應在___個工作日內以(□傳真 □電郵 □公函)方式回執確認，甲方在接到乙方確認文件後即表示甲乙雙方就會議時 間的變更達成一致，雙方間的協議除會議日期外，其餘不作變更。 3、乙方服務的變更 除非發生如下情形，否則乙方無權變更服務—— ◇ 乙方簽約的下游服 務商出現法律規定的破產、停業或者其他人力不可抗拒的服務中止事件，同時乙方更換的下游服務商不能滿足甲方要求； ◇ 會議地點出現重大自然災害(包括急 性傳染病)； ◇ 會議地點出現重大政治事件(包括政府徵用會議場所) 如果不是由於上述原因，乙方要求變更服務，將賠償甲方由於服務變更而導致的預期損失。出現本條款所列事項時，乙方應該在第一時間內以書面形式通報甲方，並在甲方收到通知後作出變更預案供甲方選擇——乙方保證變更的服務應當不低於原來協議水準。 基於友好合作的精神，所有變更事宜雙方同意協商解決。同時雙方約定： ◇甲方變更或取消會議應當在協議生效後會議正式舉辦前 個工作日前通知乙方，除乙方已經支付的成本外(在甲方的預付款項中抵扣，不足部分乙方有權要求甲方補足，多餘部分乙方同意返還甲方)，乙方放棄預定收益的索賠； ◇甲方變 更或取消會議的決定如果在會議前___日通知乙方，甲方應賠付乙方預期利益的______％，並不退回預付金； ◇甲方變更或取消會議的決定如果在會議前___日通知乙方，甲方應賠付乙方預期利益的100％，並不退回預付金； ◇乙方由於非本條款原因要求改變服務或者取消的，於會議舉辦前___日通知甲方 的，必須全額退還甲方預付款； ◇乙方由於非本條款原因要求改變服務或者取消的，於會議舉辦前___日通知甲方的，除退還甲方預付款外，還必須賠付甲方本 協議總金額的______%；如在___日前通知甲方，乙方必須全額賠付。 4、雙方約定，本協議規定的服務及費用核算原則如下 ◇ 住宿、餐飲及車輛——按協議標準結算，基於可以理解的原因，允許實際費用總量下浮5％，即如果甲方需要的服務低於預定的95％，按95％結算；高於95％的，按實際服務費 用結算。 ◇ 除協議規定的服務總量以外，乙方同意按協議標準提供服務預留空間，但不超過總量的5％(指各單項服務)。甲方如果需要超過預定的服務，在5％範圍內可享受協議標準，超過部分乙方儘量但不保證提供協議標準服務。 ◇ 雙方確認，所有服務費用在___月___日前由甲乙雙方核算認可，甲方保證 一次性將款項支付給乙方——如果超過約定期限，乙方有權要求甲方支付滯納金——標準為總量的0.5％，按日計算。 5、仲裁 雙方約定，如果對本協議執行出現爭議，將首先協商解決；如果協商不能解決，雙方將申請仲裁解決，仲裁地點為 。 6、生效 本協議自雙方共同簽章且甲方提供規定的預付金後生效。