會議承辦代理合同（範例）

甲方：

乙方：

經友好協商，甲乙雙方就乙方承辦/代理甲方之_________會議事宜達成如下協議，雙方共同遵守執行。

一、甲方主辦的_________會議全部交由乙方承辦。會議地點是_______________________

會議時間____年____月____日至____年____月____日。主會場是_______________________

二、乙方提供如下會議服務：

1.禮儀及接待

2.會議交通

3.會場佈置

4.會議餐飲安排

5.會議秩序維持

6.會議祕書服務

7.會議代表住宿安排

8.會務考察安排及夜間娛樂支持

9.返程票務服務及站場接送

10.財務協助。

■各項服務分敍如下：

1.禮儀及接待

乙方提供____名禮儀小姐，汽車站、火車站、機場分別安排____名禮儀，設立標識(甲方提供企業或行業標識，乙方製作)，引導甲方人員報道及安排商務車輛前往下榻酒店。在下榻酒店大堂設立專用接待台(乙方負責設立)，乙方提供名工作人員協助甲方會務組人員進行代表簽到、房間安排、發放會議指南(甲乙雙方共同擬定)、告知代表會議注意事項，編制會議名錄。禮儀工作時間為____月____日____時至____月____日____時，下榻酒店接待人員工作時間為____月____日____時至____月____日____時，乙方提供一條接待熱線電話，熱線電話開通□國內長途□國際長途，費用按酒店商務電話收費，記入甲方會議支出——除非甲方工作人員許可，乙方人員不得使用熱線電話。

2.會議名錄製作要求為：

開本________，____色印刷，內文紙張為________紙，封面為________，製作____份，單價為________，交貨時間為____月____日前。

會議名錄資料要求在____月____日前以________格式上傳給________________網站。

3.會議發言材料製作：

開本________，____色印刷，內文紙張為________紙，封面為________，製作____份，單價為________，交貨時間為____月____日前。

■會議交通

1.站場接送

根據實際需要，乙方必須於___月___日___時至___月___日___時安排輛座空調巴士，7座麪包車___輛，5座轎車___輛至_________機場(汽車站、火車站)。按照先到集合，統一運輸的方式，安排與會代表前往下榻酒店。雙方同意所有費用按運輸趟次結算，其結算標準見下表。如果由於甲方原因使得預訂的車輛空駛，甲方按照大巴_____元、麪包車_____元、轎車_____元結算。所有交通工具的運行命令由甲方發出，並在行駛單上簽字。

送站場費用同上述約定。雙方應在___月___日前，確認需要送站場的名單。甲方應該本協議簽署前告知乙方此部分費用的分攤方法(會務組支付或者個人支付)，甲方確認：

下列人員由會務組承擔送站場費用，除此之外，均由個人承擔。

或者：甲方確認，所有與會人員的送站場費用由會務組承擔；或者全部與會人員的送站場費用均由個人承擔。

甲方確認：需要會議期間提前送離的人員有，具體時間是___月___日___時，乘用車標準為___座______車。

2.會務交通

乙方必須於___月___日___時至___月___日___時安排___輛___座空調巴士，7座麪包車___輛，5座轎車___輛至_________酒店，用於接送會務人員至會場。甲方(或者乙方)負責通知並集合需要乘坐商務用車之人員。用車行程為(往返/單程，選擇)。

於___月___日___時至___月___日___時安排___輛___座空調巴士，7座麪包車___輛，5座轎車___輛至_________酒店，用於接送會務人員至晚會/宴會現場(地點為：_____________________________________)。用車行程為(往返/單程，選擇)。

乙方於___月___日___時至___月___日___時提供______噸貨車______輛，負責運輸會議材料，行程為______至______。包括裝卸，費用合計為______元。

■會場佈置

乙方應在__月__日前預訂______________________會場，並於__月__日__點前按甲方要求完成佈置：

1.主席台要求鮮花____盆，____色地毯，絨布主持台，主席台設____席位，背景為____________材料，投影簾要求(____×____)，投影儀要求____流明，配備激光指示筆(或者伸縮式教鞭)、有線/無線麥克風____個。主席台配置茶水杯(或者瓶裝礦泉水)，一側放置飲水機(配瓶裝礦泉水時可不用飲水機)，主席台配備電工一名，會務服務小姐一名。雙方確認：投影儀為(甲方自帶，乙方提供甲方租賃，第三方提供)，當甲方自帶時，乙方僅有義務提供技術支持，不負責保證儀器正常工作；雙方確認，投影儀租賃價格為____元/天，茶水提供及服務人員支持包含在會場租賃成本中。

2.會場佈置乙方必須於__月__日__點前完成會場佈置——u型、課堂式、圍桌型、劇院式等供選擇，安排席位不少於____個，其中前排佈置需要__________，各排間距不得小於____釐米；在會場安排固定攝影點____個，需要提供飲水機____台，提供小型會晤室____個，會晤室擺設桌椅不得少於____套。會場懸掛橫幅____條，內容為____________________________________。會場內/外提供資料/樣品展示台____個。雙方確認：展示台為全新制作/租賃，規格____×____×____，單價為____元/個。飲水機由乙方免費提供，飲用水由甲方提供(乙方可代辦)。

3.氛圍支持乙方應在__月__日__點前完成____個氣球條幅懸掛，條幅內容為(__________________)規格是____米×____米，拱形氣模____個，規格是______×______，會場內/外擺放花籃____個。同時在__月__日____×____×報紙預訂____×____×版面發佈相關信息(內容甲方提供)。

會場佈置與氛圍支持費用總計為：____________元。

4.同聲翻譯系統乙方必須於__月__日__前調試好同聲翻譯系統，提供____聲道翻譯(語種為__________)，__月__日__前甲方應將發言大致領域及特點告訴口譯員，並告訴口譯員發言者國別與大致語言習慣。乙方提供的口譯人員必須在__月__日__前熟悉所需翻譯的專業領域，作同聲翻譯時，錯誤率不得超過2％。甲方發言者語速不得超過____節字/分鐘。

同聲翻譯支持費用總計為：____________元。

■餐飲安排

雙方確認，會議期間與會人員就餐地點為____________酒店____________餐廳及____________餐廳。其中中餐就餐人數不少於___人次，西餐就餐人數不少於___人次，穆斯林餐不少於___人次。早餐餐標為___元/人，正餐(中餐及晚餐)餐標為___元/人，宴會餐餐標為___元/人，早餐、正餐及宴會餐(包括西餐及穆斯林餐)食物見附件(菜譜)。會議提供的餐飲不含酒水(或者含酒水)，時間是___月___日___餐至___月___日___餐止，其中___月___日___餐為宴會餐。會議人員憑_________證件(或者餐卡)就餐。早餐形式為自助餐(或者團餐)，正餐為圍桌式(或者自助餐)團餐，具體就餐時間由乙方製作水牌告知甲方與會人員。

商務考察旅程用餐另計。

■宴會餐/商務酒會要求

時間：___月___日___時至___月___日___時

規模：

內容：

(1)自助餐/圍桌宴會

(2)演講系統

(3)娛樂節目

(4)服務/交通

餐飲費用總計為：______元。

■其他服務安排

■會議秩序維持

為便於保密及會議正常舉行，雙方確認___月___日至___月___日____________會議室設立___位工作人員，工作人員由甲方/乙方負責指定/委派，主要職責是核查進入會場人員身份。進入會場人員一律憑______證件進入。此項服務費用______元/免費。

會議祕書服務

雙方確認，會議期間乙方為甲方提供如下如數服務：

(1)速記員___名，工作時間為___。

(2)翻譯員___名，工作時間為___。其中英文___________名，日文___________名，德文___________名。

(3)會務勤雜人員______名，工作時間為______。

(4)保健醫生______名，工作時間為______。

(5)攝影師______名，工作時間為。錄製媒介為______，規格為______，後期編輯由乙方/甲方完成。

(6)旅行顧問______名，工作時間為______。

(7)簽約司儀(禮儀)___名，工作時間為______。

(8)其他——指示牌製作，___塊，內容_______________，放置地點_______________。

以上會議祕書服務費用共計______元。

■會務考察安排及夜間娛樂安排

1.會務考察雙方確認，會議期間甲方與會人員進行商務考察，線路及行程如下：

線路1

d1：

d2：

人數：______人

線路2

d1：

d2：

人數：

總人數為：______人

車輛要求：

乙方提供旅行責任保險、專業導遊、陪同

費用：

2.夜間娛樂安排

雙方確認，會議期間甲方人員舉辦各類酒會或者聯誼會的話，乙方將負責代理安排。此部分費用由甲方統一支付/或者參加人員直接支付。

具體方案見附件。

■返程票務服務及站場接送

雙方確認，甲方人員返程事宜由會務組織統一安排/與會人員自行支付。乙方提供返程票務代理服務(在簽到會場酒店大堂提供諮詢及預定處，時間為___月___日___時至___月___日時)：

1.機票明折明釦，不收取服務費，免費送票至下榻酒店；

2.火車票票面價格，每位收取40元服務費，免費送票至下榻酒店；

3.高速巴士票面價格，免服務費，免費送票至下榻酒店；

4.船票票面價格，免服務費，免費送票至下榻酒店；

乙方提供站場歡送服務：(時間___月___日___時至___月___日___時)

■住宿安排

雙方確認，甲方預訂客房數共計______間，其中_________飯店______級標準間______間(______元/間)，商務套間___間(______元/間)，行政套間___間(______元/間)；_________飯店______級標準間______間(______元/間)，商務套間___間(___元/間)，行政套間___間(______元/間)。

基於與會人數有一定的機動性，雙方約定乙方預留___間客房至___月___日___時，其中標間___間，套房___間。截至___月___日___時甲方實際用房如果低於預訂，則按預訂客房數量結算，超過的按實際結算(在預訂總量的10％範圍內)，乙方承諾超過部分按預訂價格計算。___月___日___時以後按實際用房計算。

所有用房時間為___月___日至___月___日___時。超過___月___日___時，如果甲方人員需要繼續使用客房，可提前通知乙方，乙方可以與酒店交涉，儘量(但不保證)按協議價格結算。

雙方確認，乙方必須在___月___日___時前獲得酒店預定房間鑰匙牌，按甲方指定名錄登記分派房間，同時完成入住登記。

■財務諮詢

■財務協助(此條款為非一次性收取會務費用組織機構適用)

雙方確認，甲方與會人員簽到時，乙方提供___名財務人員協助甲方收取會務費用，提供驗鈔設備，並協助甲方人員統計核實相關應收費用。

■其他協助乙方在自有網絡上發佈會議預告信息，製作回執表單，供甲方相關人員下載填制，同時指派固定人員統計回執信息，定期向甲方報告。此項服務免費提供。

三、雙方確認，以上預定及服務屬於不可撤銷約定。自雙方簽字、蓋章且甲方按本條款支付預訂金之日起協議立即生效。甲方於協議生效後___個工作日內支付人民幣______元作為預訂金。

■變更及核算原則

1.甲方確認除非發生以下幾種情況，否則甲方不存在撤銷或變更本協議理由——如果撤銷或變更，乙方將有權要求甲方支付撤銷或變更給乙方造成的預期損失：

a戰爭或政治事件；

b甲方進入破產程序；

c甲方實體進入重組變更程序；

d由於政策或法律變化導致會議不可能舉行。

2.甲方可以在預定的期間內變更會議時間但變更通知必須於預定期限前___天抵達乙方，乙方接到甲方通知後應在___個工作日內以(□傳真□電郵□公函)方式回執確認，甲方在接到乙方確認文件後即表示甲乙雙方就會議時間的變更達成一致，雙方間的協議除會議日期外，其餘不作變更。

3.乙方服務的變更除非發生如下情形，否則乙方無權變更服務——

a乙方簽約的下游服務商出現法律規定的破產、停業或者其他人力不可抗拒的服務中止事件，同時乙方更換的下游服務商不能滿足甲方要求；

b會議地點出現重大自然災害(包括急性傳染病)；

c會議地點出現重大政治事件(包括政府徵用會議場所)

如果不是由於上述原因，乙方要求變更服務，將賠償甲方由於服務變更而導致的預期損失。出現本條款所列事項時，乙方應該在第一時間內以書面形式通報甲方，並在甲方收到通知後作出變更預案供甲方選擇——乙方保證變更的服務應當不低於原來協議水準。

基於友好合作的精神，所有變更事宜雙方同意協商解決。同時雙方約定：

d甲方變更或取消會議應當在協議生效後會議正式舉辦前個工作日前通知乙方，除乙方已經支付的成本外(在甲方的預付款項中抵扣，不足部分乙方有權要求甲方補足，多餘部分乙方同意返還甲方)，乙方放棄預定收益的索賠；

e甲方變更或取消會議的決定如果在會議前___日通知乙方，甲方應賠付乙方預期利益的______％，並不退回預付金；

f甲方變更或取消會議的決定如果在會議前___日通知乙方，甲方應賠付乙方預期利益的100％，並不退回預付金；

g乙方由於非本條款原因要求改變服務或者取消的，於會議舉辦前___日通知甲方的，必須全額退還甲方預付款；

h乙方由於非本條款原因要求改變服務或者取消的，於會議舉辦前___日通知甲方的，除退還甲方預付款外，還必須賠付甲方本協議總金額的______%；如在___日前通知甲方，乙方必須全額賠付。

4.雙方約定，本協議規定的服務及費用核算原則如下

a住宿、餐飲及車輛——按協議標準結算，基於可以理解的原因，允許實際費用總量下浮5％，即如果甲方需要的服務低於預定的95％，按95％結算；高於95％的，按實際服務費用結算。

b除協議規定的服務總量以外，乙方同意按協議標準提供服務預留空間，但不超過總量的5％(指各單項服務)。甲方如果需要超過預定的服務，在5％範圍內可享受協議標準，超過部分乙方儘量但不保證提供協議標準服務。

c雙方確認，所有服務費用在___月___日前由甲乙雙方核算認可，甲方保證一次性將款項支付給乙方——如果超過約定期限，乙方有權要求甲方支付滯納金——標準為總量的0.5％，按日計算。

5.仲裁雙方約定，如果對本協議執行出現爭議，將首先協商解決；如果協商不能解決，雙方將申請仲裁解決，仲裁地點為。

6.生效本協議自雙方共同簽章且甲方提供規定的預付金後生效。