公關文案寫作：公函和介紹信

公關文案寫作：公函和介紹信

公函是公務文書的主要文體之一，主要用於社會組織在各種公務活動中與其他社會組織的溝通和聯絡，處理的是內容比較嚴肅、正式的事務，一般用社會組織的專用信箋打印，撰寫時也要求具有較為規整的公文格式，從而顯得鄭重和正規。 公共關係從業人員在實際工作中，有多種場合需要撰寫公函。所撰寫的公函是否規整，往往能體現一個公關組織(公關公司或公關部)專業化水準的高低，並給接受這一公函者留下不同的印象。所以，無論文字和形式，均應精心推敲和設定，不可草率行事。

公函的撰寫，首先應注意掌握以下基本要點：

(1)要有標題。這一標題，一般情況下用“公函”兩字即可。在特定情況下，需寫明是關於某一事項的“致函”或“覆函”。

(2)頂格書寫致函單位的全稱。如公函發送對象為該單位某一負責人士，一般應先寫上單位全稱，再換行頂格書寫該負責人姓名和職務。

(3)正文必須寫明所聯繫(或交涉)事務的內容(包括有關背景情況)。通常是一函一事，內容儘可能單一，切忌煩瑣。

(4)行文應該規範，文字力求簡潔，語氣則應不卑不亢，並根據內容和對象選擇恰當的措辭。

(5)公函的結尾，一般應寫上“此致敬禮”或“即頌近祺”之類的禮貌用語，並署明發函的社會組織(或代表這一組織的個人)的全稱和發函時間，加蓋公章(或親筆署名)。

當然，要能撰寫出較為規範的公函，僅把握一般寫作要點還不夠，還須根據不同的致函對象和函件的具體內容而靈活應用。

範文一

公函

上海市人民政府對外經濟貿易委員會：

茲有xxxx公司全球董事會主席xxx偕夫人及隨行人員一行四人，定於1999年x月x日從北京抵達上海進行私人訪問，並擬於x月x日離滬赴香港。xxxx公司是世界500強企業中名列前xx位的跨國企業集團，xxx現為上海市市長顧

問會議成員。此次訪滬期間，他將會見市府主要領導人，商議xxxx公司進一步擴大在滬投資和發展事宜。為使xxx一行抵滬和離滬時感到舒適、方便，受xxxx(中國)有限公司方面委託，特申請辦理xxx一行的機場貴賓接待事宜。敬請審核，並予以批准。

此致

敬禮

上海x x 公共關係有限公司(蓋章)

19xx年x月 x日

附：(1)xxx簡歷及隨行人員名單

(2)xxx一行抵滬、離滬航班及時間

(3)xxxx(中國)有限公司委託書

範文二

公函

上海市xxxx事務管理處：

茲有我公司客户經理xxx女士，受新加坡有關方面邀請，擬於XX年x 月x日至x 月x日赴新加坡xx公司訪問並進行商務考察。經研究，我公司同意派遣xxx女士赴新加坡訪問和考察。現將有關材料呈報貴處，敬請審核，並幫助辦理相關手續。

此致

敬禮

上海xx公共關係有限公司(蓋章)

20xx年x月x日

附件：(略)

範文三

公 函

中國x x 有限公司總經理辦公室

xxx主任：

您好!

遵囑將修改後的全國xx產品展銷會公關宣傳工作計劃書及報價呈上，請審閲。

此次呈報的計劃書，新聞宣傳方面，展前宣傳已調整為 x家媒介，展會開幕報道調整為xx家媒介(含2家電視台)，研討會報道則只邀請了x家媒介，前後一共是xx家媒介，共可刊發各種報道xx篇(次)。如此設想(包括所提名的媒介)，是否合適，敬請斟酌。

費用問題，考慮到與貴公司長期合作的友好關係，本公司亦已作了調整。具體參見所附的費用預算。如有疑問，可電話聯繫，繼續協商。

現已是x 月底，所呈計劃，尚請早日定下，以便我方早作準備。

即頌

近祺!

上海xx公共關係有限公司

副總經理xxx(簽名)

20xx年x 月x日

附件：(略)

範文四

關於x x活動有關問題的覆函

x x x x股份有限公司

x x x 總經理：

您好!

貴公司x 月x日送來的函件收到。對貴公司提出的問題，本公司有關領導進行了認真研究，現答覆如下：

由貴公司委託本公司策劃和實施的x x活動，已於日前結束。本公司認為，這一活動總體上是成功的，輿論反響也是好的。至於活動中出現的個別操作失誤，對整個活動並無大的影響。何況，造成這一失誤的原因，與貴公司某些現場執行人員自行其事、不按實施計劃執行有一定關係，似不應由本公司承擔全部職責。所以，貴公司據此提出要扣除合同中議定的公關服務費用，似於理不合。敬請貴公司領導重新審議此事。本公司不希望因為這一細節問題而訴諸法律，並因此影響雙方的友好合作關係。

專此覆函，順頌商祺!

上海x x 公共關係有限公司(蓋章)

20xx年x 月x日