電話公文的格式

公文一般一般由祕密等級、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件説明、印章、成文時間、附註、附件、主題詞、抄送單位、擬文部門、印發單位和印發時間等部分組成。函可省略主題詞、擬文部門、印發單位和印發時間等部分

1. 涉及國家、企業祕密的公文應當標明密級和保密期限，其中“絕密”、“機密”級公文應當標明份數序號

2. 緊急公文應當標明“特急”、“急件”。特急件的確認，應以公司領導簽字為準。

3. 公司文件、函的發文單位標識，分別為套紅的“中國電信集團北方電信有限公司濰坊市分公司文件”、“中國電信集團北方電信有限公司濰坊市分公司函”。

4. 發文字號，包括單位代字、年份、序號。發文字號中的序號不編虛位。

a.公司文件發文字號為“濰坊電信[xxxx]xxxx號，其中“濰坊電信”為發文代字，“[xxxx]”為年份，“xxxx”為序號。(以下類推)。

b.濰坊電信函發文字號為“濰坊電信函[xxxx]xxxx號”，其中“濰坊電信函”為發文代字。

5.上行文應當註明簽發人、會籤人姓名。其中，“請示”應當在附註處註明聯繫人的部門、姓名和電話。

6.公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文文種。公文標題中除法規、規章名稱和被印發、轉發、批轉的文件可加書名號外，一般不用標點符號。轉發、批轉文件，公文標題應避免重複用語和相同文種。

7.主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。兩個以上的主送單位，可區別情況，按國家行政區劃、行政機關的排序排列，或按先大後小、先外後內的原則排列。

8.正文每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“⑴”。公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其餘應當使用阿拉伯數字。

9.公文如有附件，應在正文之後、成文日期之前註明附件順序和名稱。附件通常與正件一起裝訂，位置自成文日期及附註之後另一頁開始，在主題詞前結束。如附件與正件分別裝訂，應在附件左上角標註“xx文件附件”字樣。印發、轉發、批轉文件時，被印發、轉發、批轉的文件即是正件，不能稱附件。

10.通用公文均應當加蓋印章。印章上不壓正文、下壓成文日期。

11.成文日期以負責人簽發的日期為準。

12.公文如有附註(需要説明的其他事項)，應當加圓括號標註。

13.主題詞應當根據公文的內容標註，標引順序為類別詞、類屬詞、公文文種，最多不超過5個。

14.抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，排列順序與主送單位的排列順序相同。如需抄送公司內部時，表述為：公司內部：各部門”。

15.擬文部門名稱使用規範簡稱。

16.印發日期為打印完成的日期。

17.文字從左至右橫寫、橫排。

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