辦公電話禮儀

接打電話是我們工作中經常要做的事,接好、打好電話,對順暢溝通、做好工作十分重要.正確接打電話,既是辦公室的同事們應當具備的基本技能，下面本站小編就為大家整理了關於辦公電話的禮儀，希望能夠幫到你哦!

辦公電話禮儀

1、第二次鈴聲響完是最佳的接聽時機。太快或太慢接聽電話都是不合適的。如果第一聲響起後立刻拿起話筒，對方會沒有思想準備。就象你希望和某個人講話，如果他猛然衝到你的面前，你也會嚇一跳的;如果在第三聲響後接聽，對方已經有等待的感覺了。所以我們在第二次鈴聲響過以後拿起話筒是最合適的。如果你在第四聲後才接聽，應該有道歉的話語，如“您好!讓您久等了”。

2、接聽電話的動作。第一聲電話鈴聲響起，我們可以把左手放在電話上，準備用左手拿話筒，右手進行電話記錄(左手寫字傾向的人恰好相反，用右手準備拿起話筒)。

3、接聽的第一句話。通常拿起話筒，我們習慣性的第一句話是“喂”。嚴格來講，“喂”是試話筒的聲音。當接聽電話是工作的一部分時，應該體現精煉、從容的職業感覺，所以“喂”這句開場白是必須去掉的。取而代之的應該是問候語。

問候語的時段性：

9：00以前，早上好;

9：00—12：00，上午好;

12：00—13：30，中午好;

13：30—17：30，下午好;

其他時間可以説“您好”。

5、電話中的稱謂。詢問對方的姓名時應該説：“請問您貴姓?”，不能直接問“你叫什麼名字?”。如果對方告訴你他的姓名，應該對姓名中的每一個字進行確認。眾所周知，姓名就是一個人的代表符號，對姓名的重視可以暗示對他的尊重，同時可以避免產生“音同字不同”的錯誤。即便知道了對方的全名，在隨後的稱謂中也不要直呼其名，儘量使用“姓+職務”的稱呼方式，或者説××先生、××女士。

6、措辭。電話交談應該語言簡潔、措辭高雅，避免俚語或者不禮貌的語言。

7、聲音的把握。有研究顯示，當你與別人交流時，你説話的內容對別人的影響佔20%，而你的聲音對別人的感染力佔到80%。因此，聲音的作用不可小覷。在電話裏應該保持語調積極、明朗;合適的語速可以控制交流的節奏，如果對方語速過快，你可以比他稍慢一點，反之，如果對方説話很慢，你可以比他稍快一點，兩種情況都保持差距不太大。如果兩個人説話節奏相差很大，雙方都會感覺到不和諧，會影響雙方的愉快溝通;總之，聲音的把握能夠經營電話交流的感覺，傳遞你積極、鎮定的工作風格。

8、微笑的魅力。不要以為電話另一端的人看不見你，就不必在意自己的表情。其實人的情緒、態度、聲音、表情、動作等外在與內在的狀態是整體統一的。不要試圖讓自己板着臉孔卻説出悦耳動聽的語言，即便那樣，你的聲音也是乾澀的，毫無感染力可言。微笑不只是表情，它是一種美好的感覺，在電話裏看不到但是感覺的到!

9、你的情緒和身體姿態。如果你趴在辦公桌上接電話，聲音會顯得悶而不暢，會給對方造成困惑;如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話，對方能夠聽出你有些急切。因此，掌握情緒、保持良好的身體姿態是很有必要的。

10、正確處理接電話過程中的各種情況。如果對方要找的人不在，應該説“他(她)恰好不在”，或者説“公務外出”，不要透露同事的去向。若有留言需轉告，應該記錄下來，以免忘記交給同事，或者因為事情太多而弄錯電話內容。如果電話需要轉接，應該説“好的，請稍等。”若分機無人接聽轉回總機，應該用第一次接電話的方式接聽。如果電話中噪音比較大，聽不清對方説話，應該直截了當的告訴對方“對不起，我聽不清您講話，請您再撥一遍。”有時辦公室內恰好有客人在，電話鈴聲響起時，應該對客人禮貌的説明“對不起，我接個電話。”對自己沒有及時接到的電話，應該在二十四小時以內給予回覆，如果有特殊的情況沒能及時回覆，一定要向對方做一個簡單的解釋。