商務傳真使用禮儀

傳真在我們商務中是很普遍的，那麼你們知道傳真的使用禮儀是怎樣的嗎？下面是本站小編為大家整理的商務傳真使用禮儀，希望能夠幫到大家哦!

商務傳真使用禮儀

1、必須依禮使用。

商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數。在發送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發送文件、書信、資料時，更是要謹記這一條。出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門所設立在營業所內的傳真機時，除了要辦好手續、防止泄密之外，對於工作人員亦須依禮相待。

人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真後，應當在第一時間內即刻採用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。

2、傳真的完整性：在發送傳真時，應檢查是否註明了本公司的名稱、發送人姓名、發送時間以及自己的聯絡電話。同樣地，應為對方寫明收傳真人的姓名、所在公司、部門等信息。所有的註釋均應寫在傳真內容的上方。在發送傳真時即便已經給予了口頭説明，也應該在傳真上註明以上內容，這是良好的工作習慣，對雙方的文件管理都非常有利。

3、傳真的清晰度：發送傳真時應儘量使用清晰的原件，避免發送後出現內容看不清楚的情況。

4、傳真的使用時間：如果沒有得到對方的允許，不要將發送時間設定在下班後，這是非常不禮貌的行為。

5、傳真回覆問題：如果傳真機設定在自動接收的狀態，發送方應儘快通過其他方式與收件人取得聯繫，確認其是否收到傳真。收到傳真的一方也應給予及時回覆，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務溝通中，任何信息丟失都可能造成時間的延誤甚至影響到合作業務的成敗，這樣的細節不可輕視。

注意事項：

(一)格式規範

正式的傳真必須有首頁，上面註明傳送者與接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數等，這樣就可以讓接收者可以一目瞭然。如果不是非常正式的，也必須以3—1，3—2，3—3等方式註明，讓接收者一看就知道是三頁。如果其中某一頁不清楚或是未收到時，可以請對方再發一次，這樣可以節省雙方的時間。傳真最好使用白色或淺色信紙，有些人喜歡用深色信紙或是信紙上有黑色或深色的條紋，用這些信紙發傳真會浪費掃描時間。

(二)內容齊全

正式的傳真信件必須像寫信一樣有禮貌，有必要的稱呼、問候語、敬語、致謝語、簽字等均不可缺少，尤其是信尾的簽字非常重要，因為簽字代表這封信是發信者同意才發出的，表示傳真信件的嚴肅性以及對對方的尊重。

(三)及時通報。

發送傳真之前可以向對方通報一下，以免發錯。收到傳真後要儘快通知對方，以免對方不放心。這既是傳真的工作程序，也是一種文明禮貌。

傳真使用方法

一、 發送傳真

1. 按【傳真】鍵

2. 放入原稿

3. 輸入傳真號碼

4. 按【啟動】鍵發送傳真

二、 接收傳真

1. 接收模式設定，可以通過面板的【收傳真自動/手動】鍵切換至【傳真自動】或【傳真手動】模式。

傳真自動：在指定的振鈴次數內可以接聽電話(默認振鈴4次),然後自動給傳真信號。

傳真手動：每次都需要接通電話後，再按啟動鍵接收傳真。

2. 如何手動給傳真信號?

接通電話後，按面板的綠色啟動鍵。

三、 如何PC發送傳真(以Win7系統為例)

1. 正確安裝驅動(可以通過隨機光盤安裝)

2. 文件——打印(快捷鍵Ctrl+P)——出現以下對話框，找到DocuPrint M115 fax——點擊“OK”

3. 撥號，添加號碼，然後點擊開始即可。

如果需要撥分機，請使用暫停鍵

四、 如何PC接收傳真(以win7操作系統為例)

PC-Fax接收功能：將接收到的傳真信息存儲到內存中，並將它自動發送到計數機中，即使計算機關閉，設備仍會接收傳真，並存儲在內存中，液晶屏會如下顯示存儲傳真的數量【PC Fax 信息：001】，

打開計算機並運行PC-fax接收後，內存中的傳真會自動發到計算機中。

1. 在控制面板打開“PC Fax 接收”功能

功能——向下鍵找到【傳真】——Ok健然後向下健，找到【遠程傳真選項】——OK健找到【PC Fax 接收】——將選項改為“開”(如果需要接收PC傳真的同時收到一份紙質傳真，即將【備份打印】改為“開”，否則改為“關”)。

2. 在PC端安裝並打開【PC Fax 接收】，隨機光盤中有相關軟件。

開始——所有程序——Fuji Xerox——DocuPrint M115f/fs——PC Fax 接收——接收

3. 右擊計算機任務欄中的 PC-FAX 圖標，然後點擊 PC-Fax 接收設置。出現 PC-Fax 接收設置對話框，可以設置接收文件的路徑以及接收文件的格式等

4. 瀏覽新的 PC-FAX 信息