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使用電話時應注意的禮節

使用電話時應注意的禮節

打電話時雖然相互看不見,但説話聲音的大小,對待對方的態度,使用語言的簡潔程度等看不見的風度表現,都通過電話傳給了對方。電話雖然是機械的,但使用它的,第一件事就是用聲調錶達出你的誠懇和熱情,聲音悦耳,音量適中,這是每一位打電話的人都應遵守的最簡單、最起碼的禮貌

使用電話時應注意的禮節

那麼在使用電話時,還應注意哪些事項呢? 1.打電話的人應注意的事項 打電話的時間必須留意。往對方家裏打電話,應避開早晨8點鐘以前,晚上10點鐘以後。往單位打電話談公事,最好避開臨下班前10分鐘。尤其是需要查詢後,方可回覆的電話,處理各種業務問題的電話,最好在早晨上班的時候打,此時人們頭腦最清楚,辦事效率最高。

打電話時要先通報自己的單位或姓名。開口就打聽自己需要了解的事情,咄咄逼人的態度是令人反感的。

禮貌地詢問對方是否方便之後,再開始交談。比如,“您好! 我是××公司,我想佔用您5分鐘時間,提兩個問題,可以嗎?”

假如要找的人不在,對方又問是否有什麼話需轉告時,你千萬不要一聲“沒有”就掛斷,一般做法是留下姓名和電話號碼,如果真沒事可轉告,也應客氣地道謝。

電話內容應言簡意賅,切忌長時間佔用電話聊天。辦公室的電話用於辦公,最好不在上班時間內打私人電話。

由於某種原因,電話中斷了,要由打電話的人重新撥打。

打完電話掛掉時要輕,賭氣地把話筒一扔,是沒有禮貌的做法。一般應由年長者或接電話的一方先掛電話。

2. 接電話人需注意的事項

電話鈴一響,就應馬上去接,不要採取怠慢態度。接電話首先報出單位名稱或部門。接電話找人是常有的事,你不要一聲“不在”不容分説就把電話掛上了,也不能過分追問對方情況,例如,你找他有什麼事,你是他什麼人。這都是非常失禮的表現。你應説:“請稍等!”如果沒有看見對方找的人,要立即告之:“對不起,本人不在,需要我轉告什麼嗎?” 但詢問對方姓名後再説“本人不在”這樣很容易引起對方的誤解。

接電話時,嘴裏正吃着東西,要儘快把東西吞下去再接,免得對方聽不清楚並有失禮之嫌。

撥錯號碼是常有的事,接到撥錯號碼的電話,你不能一聲“錯了”,然後重重地掛上電話,要語氣温和地告訴對方:“你打錯了,這是××單位。”當你自己撥錯電話後,應向對方道一聲歉。

別人打電話找你,你應該儘可能地親自去接,就是手裏有很忙的事,也要把它放下,讓家人或他人去代接是不禮貌的。電話可以傳遞信息,可以增加工作效率,如果不學會和遵守使用電話的常識,那將會適得其反。

標籤: 時應 禮節 電話
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