關於會議的紀要

開會，好像是人類的本能之一，古代的皇帝每天“有事上奏，無事退朝”；非洲食人族抓到一個白人準備煮來吃了，也要圍着大鍋跳一圈舞開個會熱身一下。不知從什麼開始，開會成了我們工作的一部分，沒有哪個寫字樓不配備meeting room。我現在工作的H公司，一層樓有十幾個會議室，要book會議室要通過電子流還老也訂不上。我們部門文員MM每天早上7點鐘就要來填電子流訂會議室，但是有招數更狠，找海外同事利用時差，剛過零點就把會議室資源給佔了。

會開多了，會議紀要就多，而且一份會議紀要經常都廣發眾人，搞得像新聞通稿一樣。6月的一天，我們部門和幾個相關部門開了一個會，後來會議紀要也發給我了。

從紀要上看，開了三小時，在某個項目的方案選擇上，與會各方給出瞭如下意見：

關鍵議題：關鍵業務用户對XXX項目的方案A和B的態度：

我們部門的小李：主觀上堅持方案A，但是考慮到目前XXX系統的現實狀況，保留地接受方案B。

我們部門的小周：主觀上傾向方案A，但同時認為方案B可行。

Y部門的小雷：認為在當前各方面準備度都不成熟的情況下，建議採用方案B比較穩妥，但最終意見與我們部門保持一致。

Z部門的小高：需要會後與Z部門的另一同事討論，再作決定。

W部門的小劉：傾向於方案B，同時建議參考V部門的同事小丁（當天沒有參加會議）的意見。

綜合以上意見，關鍵用户主觀傾向方案A，但考慮到業務現狀與業務準備不成熟，推薦方案B。

三個小時的會議，需要決策的關鍵議題得到一個磨菱兩可的結論，此結論等於還是沒有結論。

在H公司，很多幹部和員工都為會議所累。首先是會議的數量多，我們部門尤其會多，被宂長會議佔用的時間，往往要通過加班補上，來完成其它例行的工作。其次基本上所有的會議時間段都預定為2小時，有的其實1小時就能講完，也強行預定了2小時。第三是會議紀要滿天飛，似乎只有依靠會議紀要，工作才能開展下去。第四是一次會議形成的結論往往不如人意，還需要後續再討論，而後續討論出的結論，往往已經和前面的會議紀要大相徑庭。第五就是會議只有召集人，沒有主持人，會開得沒有章法。

還有一大特色，就是來自不同部門的與會者從不互相介紹，一上來就開盲會，有的人我都一起開過幾次會了，還不知道他叫什麼名字。

會議的價值，在於與會各方達成一致，形成決議，好的會議紀要對接下來的工作開展起到很大的作用。我剛畢業那一年，不管和誰開會我都是資歷最淺的，所以我都是記會議紀要的（meeting minutes）。起頭要記錄一些基本信息：Time，Venue，Attendee，Purpose或者Theme，然後是每一個Subject。在H 公司的會議紀要還有一欄審批人，以防記紀要的人描述不準確。每個Subject都要有明確的結論，如果有不同意見的要寫明各方的觀點，最後形成 conclusion，如果有需要follow up的要寫明誰是owner，deadline是什麼時候，暫時決定不了的事項要註明TBD（to be decided）或者to be finalized。所有能夠量化的時間，數據，金額，費用預算，都應該記錄下來成為依據。

會議一定要有一個主持人，掌握會議的時間進度、發言的質量（有的人滔滔不絕離題萬丈，其他人也不便打斷，主持人去stop最合適）、議題的順序（如果一個議題已經討論充分了，主持人應當及時進入下一個議題，以防有人還在那裏發散思維）。如果會議上有之前不互相認識的，要讓大家自我介紹，最好是用5分鐘時間ice breaker一下；有時候需要頭腦風暴（brain storm）的，主持人還要調動一下氣氛，因為中國人總是擔心説錯話，有好的想法也習慣性藏起來。

在B公司開的會，所有的開場白都是一樣的，就是先講會議室周邊的走火通道。在中信18樓，只要有一個與會者日常不是在中信辦公的，就要統一講一遍逃生通道。到了外面的酒店，或者其它office開會，一開始也是要強調萬一發生突發事件如何通過最快速最安全的路線逃生。而我有時候從公司的A區到我不熟悉的B區或者J區培訓中心，得花好幾分鐘才能找到會議室。如果是發生火災到處濃煙密佈肯定一抓瞎。到不熟悉的地方開會，或者參加任何集體活動，一定要先留意周圍逃生通道，看看過道的頭頂，會有一個小人在跑的標牌，如果電源斷了這個標牌也會亮着綠光，這也是B公司教給我的最好習慣之一。

會議的最後，通常還有有個5-10分鐘的環節稱為re-cap。H公司的一個規矩我覺得是很好的，就是要求大家把椅子都放好，桌面不可留下紙張、紙杯，投影儀要關閉，白板擦乾淨防止泄密。這些在B公司沒有做要求，所以會議室經常留下用過的一次性紙杯和廢紙張等着清潔阿姨去收拾。

我開過的最愜意的一個會，是到B公司的倫敦總部。夏日的午後，在辦公樓旁邊的小花園裏，撐着大陽傘，凳子都是彩色塑料的，桌子也是又矮又圓的，每個人還拿了一杯冰摩卡咖啡。一個30分鐘的溝通會，身心皆愉快。