校友會年會籌備會議紀要

會議紀要

會議主題：xx校友會x週年活動籌備會第一次會議

時 間：XX年xx月xx日(週日)下午16:00

地 點：xx大街xx省xxxxxx

參加人：xxx、xxx、xxx、xxx、xxx、xxx、xxx、xxx、xxx、xxx、xxx、xxx、xxx、xxx

主要議題

一、啟動XX年校友會成立x週年活動

1、明確會議時間為xx月xx日(週六)

2、明確會議地點在xxxx大酒店(xx店)

二、成立籌備委員會，明確四個工作組及分工

1、綜合組(xxx、xxx、xxx等)

負責活動方案制定、邀請函、活動公告發佈、活動組織及綜合協調。

2、財務組(xxx、xxx、xxx、xxx等)

負責活動預算、費用支出、會費收繳、捐贈管理、年度財務報告等。

3、採購組(xxx、xxx、xxx、xxx等)

負責各類物品、紀念品、餐飲、住宿等服務採購，拉贊助等。

4、聯絡組(xxx、xxx、xxx、xxx，及各屆祕書長)

負責參會校友邀請統計、老師邀請、嘉賓邀請、外地校友會邀請等。

三、明確活動相關問題

1、關於會費：新會員600元，老會員300元，並採取提前預交、現場補交的方式。老師、嘉賓、外地校友會代表免費。

2、關於用車：接待用車輛使用校友自備車。

3、關於攝影攝像：聘請專業公司負責，拍攝合影，活動視頻。

4、關於通訊錄：在充分聯絡的基礎上，製作參會人員通訊錄。(截止日期9月30日)

四、近期待落實工作

1、各組應於xx月xx日前制定明確的工作方案(工作任務、完成時間、責任人)，招募工作組成員(志願者)，提交籌備委員會彙總。

2、xx月xx日前，在採購組初步詢價的基礎上，財務組做好活動預算。

3、xx月xx日前，綜合組擬定活動議程及安排，製作活動公告和邀請函(討論稿)。

4、xx月xx日前，聯絡組擬定邀請老師、嘉賓、外地校友名單(初稿)。