機關信息化管理學習心得

今天，相對農業社會和工業社會，人類已經進入信息化時代。在馬克思看來，劃分一個時代，不在於生產什麼，而要看用什麼來生產，是工具的變化引發了時代的變革。但時代交替並不是簡單的工具性改變，更為重要的是使用工具的方式，隨着時代的變更發生了質的改變。就像人們曾經用斧頭砍樹，後來又用鋸來鋸樹，不僅“鋸”代替了“斧頭”，而且使用方式也由“砍”變成了“鋸”。同理，隨着計算機和網絡等信息化工具在機構編制管理領域的廣泛應用，機構編制管理的模式，也應該做出調整和創新，否則將會嚴重影響機構編制管理的成效。結合對信息化和機構編制管理的認識與理解，筆者認為，創新機構編制管理模式，要以實現“五化”為目標。

一、通過信息化，讓機構編制管理實現聯動化

機構編制管理處於行政管理的源頭位置，但其自身的能力和資源有限，需要組織、人事、財政等相關部門隨後拿起管理的接力棒，才能有效完成整個行政管理過程。就當前現狀而言，機構編制管理部門與組織、人事、財政等行政部門，在事實上經常處於相對分離的割據狀態，雖有業務聯繫，但聯動效果不能有效實現。其主要原因是數出多門，本該在人事、財政等管理環節作為工作依據的編制信息不能實現有效共享，同時也沒有相應保障措施來維護編制的法規性尊嚴。因此，亟需在部門之間構建一個協調配合、資源共享的聯動管理機制，而不是相互爭權、彼此衝突的耗散機制；同時，就機構編制部門本身來講，也需要建立並完善一套包含申請、審批、核准、公示、督查、處理、反饋等遞進的管理流程，讓管理無處不在，才能真正管住、管好並用活有限的執政資源。

隨着計算機、網絡以及通信技術等信息化手段的廣泛應用，尤其是網絡的介入，把行政管理的各個工作環節都聯結到了一起，就像一個有機體一樣，“牽一髮而動全身”的管理效應，隨着制度的健全，正在逐漸形成，至少已經從技術角度為機構編制信息共享和聯動管理提供了平台。目前，中央編辦研發的《實名制管理系統》，吉林省編辦正在建設並應用的《編制人事財政綜合管理系統》，都是為達到聯動管理效果，實現管理的協調、配合和制約而開發的。正是因為有了這樣的信息化管理工具，吉林省編辦獨立設置後才出台了審辦分離的管理措施，以及空編使用的管理規定。從事實上，我們已經看到了機構編制管理的聯動效果：過去雖然也規定空編進人必須符合相應的結構標準和職數要求，但是沒有相應的保障措施，很難實現這一管理目標；現在，有了《編制人事財政綜合管理系統》，則可輕鬆實現這一目標了。隨着《編制人事財政綜合管理系統》功能的健全和配套管理制度的不斷完善，凡與機構編制相關的信息都將逐漸統一由系統來管理，以徹底解決數出多門的問題。凡涉及機構編制管理的業務內容也將統一通過系統來辦理，以達到數據共享、根除底數不清的問題。屆時，機構編制管理的聯動局面自然也就形成了。

二、通過信息化，讓機構編制管理趨向質量化

定職能、定機構、定編制是機構編制管理的核心內容。每一名機構編制工作者都知道，要依據職能設定機構，依據機構核定編制，但依據什麼來確定職能呢？從編制管理學角度講：“職能的產生取決於社會發展的客觀需要。”所以，應該依據社會發展的客觀需要來確定職能。但要掌握始終處於變化中的社會發展客觀需要，僅靠數量有限的機構編制工作者，無論在人力上，還是在能力上都是不可能的。因此，實際工作中的機構編制管理，只能相對偏重於事前審批，而審批之後的效能管理以及審批之前的職能確定等工作環節必然會受到弱化，導致機構編制管理中出現一些漏洞，造成超編、混編、混崗、吃“空餉”、底數不清等問題也就不可避免了。

今天，電腦代替了人腦可以無限存儲並處理我們需要的各種資料，互聯網可以隨時提供我們需要的各種信息。聯網後的《實名制管理系統》和《編制人事財政綜合管理系統》可以讓管理觸角伸到每一個工作環節。基於這樣的信息化背景，機構編制工作完全可以由階段式管理走向全程控制。吉林省編辦已經提出，今後不僅要管數量，更要管質量。今年，獨立設置後的吉林省編辦非常忙，主要原因不是因為工作多了，而是因為新的機構編制管理模式正在形成過程中，目前已經完成的機關基本制度建設、基礎資料政策法規的收集整理、機構改革成果的檢查驗收、機構編制信息的核查以及正在進行的事業單位機構編制管理情況調研，都是為實現“質量化”的管理目標而做的基礎性工作和積極的努力。隨着信息化手段在機構編制管理領域應用的不斷深入，調研工作變得越來越高效和快捷，機構編制管理也越來越客觀和科學，單純的數量審批式管理正在逐步趨向包含職能研究和效果評估的質量化管理。

三、通過信息化，讓機構編制管理實現同步化

統計工作是機構編制管理的一項基本業務，也是檢查機構、編制執行情況的重要手段。過去，人工的統計方式不僅不可避免地會產生誤差，有時還會出現為了掩蓋管理問題而人為修改統計結果的情況，更為不可避免的是，等到統計結果作為管理者決策依據時候，實際工作中數據已經發生了改變，因此決策依據的只能是相對準確的統計結果。決策的滯後必然會帶來管理的滯後。可在今天，網絡時間處於一種無始無終的狀態。隨着《編制人事財政綜合管理系統》等信息化管理系統的應用和完善，政府專網的聯通，尤其是隨着機構編制業務辦理與中心數據庫的聯通，機構編制信息會隨着業務的辦理，自動同步更新到中心數據庫中。目前，吉林省編辦正在將各類機構、編制和實有人員等信息錄入到數據庫中。機構編制網絡數據庫健全以後，同步動態的機構編制管理模式自然也就形成了。那時，統計將不再是一項基本業務，更不用由專人來管理了，因為機構編制工作基礎信息健全後，相關的管理信息時時都會自動更新。可見，在信息化背景下，基礎信息的建設工作尤為重要。因此，今後一段時間內，要把信息的建立與完善做為機構編制管理的基礎性工作。

《編制人事財政經綜合管理系統》的應用，並不意味着機構編制管理範圍的擴大，其主要目的在於確保管理的效果，體現機構編制的法規性。因此這套涉及編制、人事和財政等部門的綜合管理系統僅限於編制部門使用還不足以達到同步的管理效果。通俗地講，在《編制人事財政綜合管理系統》的使用上，機構編制管理部門的主要任務是確保機構編制相關信息的全面與準確，人事管理部門的主要任務是對號入座，依據機構編制情況來配備人員，只有在此基礎上，財政管理部門才能在相關的管理環節上有所依據，並體現出編制的法規性，實現同步化的管理目標。

四、通過信息化，讓機構編制管理走向機制化

機制與體制同屬制度範疇，但機制不同於體制，體制是形之於外的由不同組織構成的制度體系，它通過組織行為實現其特定目標。例如，我國的行政管理體制，從政府的組織設置上就可以看出是從中央到地方的分級管理體制，這次的大部制改革以及省管縣的設想都屬於體制層面的調整。而機制是形之於內的由不同要素組成的制度系統，它通過要素間的相互協調來實現其特有的功能。例如，交通路口的攝像頭，表面看就是一個攝像裝置，但其實是一套交通管理機制，它是由攝像頭、網絡以及影像處理程序和配套的交通管理規定等要素組成的。在這一機制面前，首先是不敢違反，其次是如果不小心違反了就一定會受到懲罰，這是機制不同於一般制度規定的約束功能。吉林省編辦正在逐步完善的《編制人事財政綜合管理系統》，是為解決超編、混編、吃空餉、數出多門、底數不清等問題，而建立的包括編制、人事、財政信息的綜合管理機制。從理論上講，人事調整一定要用到編制，財政撥款必須要依據編制，這是編制的法規性體現，但要在實際工作中得到貫徹，僅有規定是不行的，因此在啟用《編制人事財政綜合管理系統》的同時，除了制定相應的配套管理制度外，還要在管理實施過程中設置相應的管理環節，讓管理工作只有通過系統處理才能正常運行，就像車輛必須通過裝有監控裝置的路口一樣，管理的目標自然也就實現了。由於這類機制只有在計算機、信息處理程序和網絡等信息化工具的基礎上才能建立，所以完全有理由説機構編制管理的機制化建設是信息化時代帶給我們的必然選擇，它讓人力做不到的事情變得可以做到了，讓人力不能控制的事情變得可以控制了。

利用信息化工具進行機構編制管理的機制化建設並不僅限於橫向的部門之間，縱向的、甚至是縱橫交錯的管理模式，在網絡面前都將不是難事。通過網絡，上級可以隨時對下級的管理工作進行檢查和監督，下級也可以及時掌握上級的管理動態。甚至不同部門、不同級別的機構之間，只要存在着共享信息，就可以通過信息化手段，建立相應的機制來保障管理效果的實現。但是信息化手段本身並不是萬能的，只有在科學配套的管理制度支撐下，才能真正起到機制的制約與保障作用。

五、通過信息化，讓機構編制管理轉向服務化

今天，我們正在創建服務型政府。但是，信息不對稱意味着的是地位的不平等，地位不平等，服務就無從談起。因此在政府壟斷並控制着各種管理資源的條件下，尤其是機構與編制管理信息被做為一種祕密資源進行管理的背景下，服務是無從體現的。目前，吉林省政府一方面將帶有管理性質的審批職能從相關部門逐一剝離，成立了“一站式辦公、一條龍服務”的政務大廳，從體制上在轉向服務化；另一方面，機構編制管理的信息也正在由政府壟斷並控制的封閉狀態轉為向廣大人民羣眾公開的開放狀態，從客觀上正在形成地位平等的服務局面。在大家都掌握信息、瞭解政策的情況下，我們擁有的不再是管理的權力，而是肩負着服務的職責，因此工作實質就是服務，服務意味着要走出去，而不是過去的等着人家找上門來。

從實際工作中應該看到，無論是政務大廳的成立，還是管理信息的公開，都沒有離開信息化工具的支撐，管理信息的共享需要網絡，服務信息的公開更離不開網絡。網絡正在讓今天的社會以一種虛擬的狀態存在於人們面前，人們的身份也在逐漸網民化，維繫網民關係的網上活動規則也不同於現實生活中的法律，它是通過平等協商產生的一種契約，這些變化讓人們的關係越來越趨向平等。隨着網絡的健全以及管理系統的完善，在不遠的將來，足不出户就可以實現相應的管理目標並滿足人們的服務需求，甚至隨着信息化機制的健全，不按規定進行審批的政府行為隨時會被管理系統自動曝光。那時，服務將不再是政府的一種目標追求，而將會在事實上成為政府的一種普遍行為。可見，信息化正在逐步讓我們走近服務型政府的建設目標。

今天，無論我們是否意識到，信息化都已經變成社會存在的一個大背景。因此，必須解放思想，創新觀念，如果桌上擺的是計算機，連接的是網絡，腦袋裏裝的卻是手工時代的管理觀念，是很難實現機構編制的管理目標的。國家的經濟社會發展事業就像一片茂密的森林，機構編制管理的任務就是要去掉那些不該長出來的樹幹和樹叉，信息化的管理工具就像手中的電鋸，我們的工作方式既不能是手工時代“砍”，也不能是機械時代的“鋸”，而應該是信息化時代的“推進”，但前提是必須能夠找到啟動電鋸的按鈕，“推進”才能是有效的。目前，我們對信息化的認識與理解還有很多不正確的地方，正在做的信息化建設工作可能還存在一些問題，有些甚至可能還需要打破現有狀態，重新進行規劃和設計，因此利用信息化工具創新機構編制管理，需要做的工作還有很多。相信隨着管理觀念的調整創新，制度的健全完善和以及系統的不斷成熟，機構編制管理的成效一定會變得越來越好。