主要文種的寫作

一、報告

(一)報告的含義。

報告是用於向上級機關彙報工作,反映情況,提出意見或者建議,答覆上級機關詢問的一種上行公文。“報告”中一般不得夾帶請示事項。

(二)報告的分類

根據報告的不同用途,報告可分為彙報工作的工作報告、反映情況的情況報告、答覆上級詢問的答覆報告、向上級提出意見和建議的建議報告。此四類報告有時互為交叉,但各類報告的側重點不同。彙報工作的開展情況、採取的措施、取得的成績為工作報告;而反映工作中出現的意外情況、重大事件等是情況報告;答覆報告則是上級問什麼則相應答什麼;反映當時情況,針對出現的新情況提出建議、辦法的則為建議報告。根據報告內容的範圍,還可將報告細分為綜合性報告、專題性報告。

(三)報告的寫作要求

報告的正文一般由三部分組成,即報告事項的前言或起因、報告事項的內容、報告結束語。凡報告應堅持實事求是的原則,反對報喜不報憂。在寫作報告時應將報告事項的原因、經過、結果、處理辦法和應注意的問題、今後工作的意見寫得清晰明確、具體真實,不能似是而非,更不能弄虛作假,既要有概括説明,也要有具體事例、數據;既有綜合論述,也有條塊分析,有些還需提出建議和意見,供上級機關參考決策。在寫報告時應注意報告的內容要突出事實,主要讓事實來反映優劣,不能空洞地寫,寫問題要具體準確;要反映實質,不能只寫表面現象;根據報告的事實提出建議、意見時,應注意不要把這些建議或意見當作請示事項,要求上級批准或指示。

二、請示

(一)請示的含義及特點

請示是用於向上級機關請求指示、批准的一種上行公文。

請示具有以下特點:

1、請示事項一般時間性都較強。請示的事項一般都是急需明確和解決的,否則會影響正常工作,因此時間性強。

 2、應一事一請示。

3、一般主送一個機關,不多頭主送,如需同時送其它機關,應當用抄送形式,但不得在請示的同時又抄送下級機關。

 4、應按隸屬關係逐級請示,一般情況不得越級請示,如確需越級請示,應同時抄送被越過的直接上級

(二)請示的分類

根據請示的不同內容和寫作意圖分為三類:

1、請求指示的請示。此類請示一般是政策性請示,主要用於下級機關請示上級機關對原有政策規定作出明確解釋,對變通處理的問題作出審查認定,對如何處理突發事件或新情況、新問題作出明確指示。



2、請求批准的請示。此類請示是下級機關針對某些具體事宜向上級機關請求批准的請示,主要目的是為了解決某些實際困難和具體問題。



3、請求批轉的請示。下級機關就某一涉及面廣的事項提出處理意見和辦法,需各有關方面協同辦理,但按規定又不能指令平級機關或不相隸屬部門辦理,需上級機關審定後批轉執行,這樣的請示就屬此類。



(三)請示的寫作要求



請示一般由標題、主送機關、正文、發文機關、日期五部分組成。請示的正文,主要由請示的原因、內容、要求三部分組成,請示時應將理由陳述充分,提出的解決方案應具體、切實可行。



請示的注意事項除其特點中所述之外,還應注意請示與報告的區別,切忌用報告代請示行文;請求的內容若涉及其它部門或地區時,在正常情況下應事先進行協商,必要時還可聯合行文,如有關方面意見不一致,應如實在請示中反映出來;另外，請求撥款的應附預算表;請求批准規章制度的,應附規章制度的內容;請示處理問題的,本單位應先明確表態;正式印發請示送上級機關時,應在文頭註明簽發人姓名。



三、通知



(一)通知的含義及特點



通知是用於批轉下級機關、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,發佈規章,傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項,任免和聘用幹部等使用的一種公文。通知通常是下行文或平行文。



通知具有以下特點:



1、執行性。通知的事項一般是要求下級機關予以辦理或執行。有時也用於不相隸屬的同級機關。



2、時效性。通知的事項一般都有一定的時間限制,不容拖延。有的只在一段時間內有效,如:會議通知。



3、廣泛性和靈活性。通知的應用不受等級限制,一切機關、單位、團體都可用通知來告知、傳達某種意向或事項。在所有公文中,通知的應用範圍最廣,使用頻率最高。



(二)通知的種類



從性質和內容上劃分,通知大體可以分為佈置工作的通知、發佈性通知、轉發、批轉性通知、會議通知、任免通知、知照性通知、事項性通知。



發佈性通知:國家機關發佈(或廢止)有關規定、辦法、實施細則等規章和發佈有關重要文件時使用。此類通知一般簡短精煉。



轉發性通知:一般在上級機關、同級機關或不相隸屬機關發來的公文,需要下屬單位知曉或執行時使用。



批轉性通知:是批准下級機關的公文,再轉發給下級機關或有關單位貫徹執行時使用的公文。

知照性通知:向有關單位告知某件事情、交待有關事項、不需要辦理或執行時使用的通知。



會議通知:以召開某次會議的有關事項為內容的通知。一般包括會議名稱、主持單位、會議內容、起止時間、參加人員、會議地點、報到事宜及有關要求等。



任免通知:是上級機關任免下級機關的領導人或上級機關的有關任免事項需要下達,而不宜用任免命令時使用的公文。



指示性通知:是上級機關對下級機關佈置任務、指示和安排時使用的一種通知。由通知原由、通知內容和執行要求三部分組成。是一種下行文,有較強約束力。



一般性通知:除上述各類通知外使用的關於一般事項通知, 一般由基層單位發佈,內容具體、單一。

(三)通知的寫作要求



1、通知是下行文,具有較強的執行性。通知事項應寫得清楚明白,易於執行,使受文單位能正確理解並準確執行。



2、通知的語言要求準確。當通知對象為平級時,應注意緩和語氣,用告知性語言。

3、注意轉發性通知和批轉性通知的區別。轉發性通知一般是在轉達上級機關、同級機關或不相隸屬機關的公文時使用;批轉性通知是批准下級機關公文,再轉發給下級機關和有關單位貫徹執行時使用

。未經“同意”或“批准”的公文不能批轉,可用“批覆”等形式處理。轉發、批轉性通知的標題要注意簡潔,避免“通知的通知的通知”標題出現。

4、會議通知應注意其時效性。根據其受文範圍,可通過報紙、電台、電視等形式發佈,函送時一般應註明“會議通知”、“急件”等字樣。



四、決定



(一)決定的含義及特點



決定是行政機關對重要事項或者重大行動作出安排的指令性公文。



決定的性質決定了它只能是上級對下級機關或所屬部門使用的下行文,並且只限於對某些重大事項或重大行動作出安排,不適用於對一般具體事務性工作的安排。



(二)決定的分類



決定使用範圍較廣,根據用途不同,分為以下主要類型:



1、部署重要工作決定。它是為實施某一時期的戰略計劃、某一階段的重要任務或佈置某次重大活動作出安排的公文,往往有很強的針對性,有具體的要求和步驟,便於下級機關執行。

2、處理具體事務決定。它是對日常工作作出安排,處理具體事項的公文,如批准有關條約、文件,設置或撤銷機構,決定會議的召開等。這類公文,要求條理清晰,用語簡沽,沒有遺漏。

3、表彰或處分決定。它是國家機關對有突出貢獻或犯有較嚴重錯誤的人作出公開表彰或嚴肅處理時使用的公文。無論是表彰的事蹟還是處分的事項,都應該寫得言簡意賅,抓住重點,切忌鋪陳。前者要善於從受表彰者的事蹟中提煉出精神境界,後者要善於總結錯誤的性質及危害。兩者均要以事實為據、法律為準。



4、任免決定。它是國家權力機關對國家行政機關、審判機關、檢察機關依法進行幹部任免所使用的公文,寫作任免決定要嚴格按照幹部管理權限和法定任免程序,務求嚴密、準確,對任職機關、任免人職務和姓名、要嚴格審核核對。對同一人員既有任職,又有免職時,一般先寫任職決定,後寫免職決定。



(三)決定的寫作要求



1、標題。一般由發文機關、事由和文種三要素構成。



2、正文。一般由決定依據、事項、結語三部分構成。依據是制發決定的原因、目的或背景。有的決定內容簡單,可略去不寫,對大家不熟悉或事關重大的工作的決定,則應講清楚、講透徹。決定事項是決定的主要部分,要寫明決定事項的具體內容,要態度鮮明、行文乾脆、不拖泥帶水,一般是分條列項地寫。內容較少,也可採用篇段合一式。結語寫希望和要求，是對決定事項的強調或補充。有時也可不單寫結語部分而將其內容納入決定事項中。

3、日期。會議通過的決定，通常在標題之下加括號註明通過決定的會議名稱和時間。由領導人簽發的決定，則在正文之後寫明發文機關和時間。

五、議案



(一)議案的含義及特點



議案是各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項時，所使用的公文。根據我國憲法和組織法的規定。“議案”只能由人大代表、人大常委會常務委員會組成人員、xx、xx、地方各級人民政府等有“議案”提出權的人和機構依照法律規定的程序，提出屬於相應國家權力機關職權範圍內審議的事項。

(二)議案的分類



議案根據提請審議的事項內容不同，主要分為以下五種：



1、法律案。提請人大制定某項法律、法規或對現有的法律、法規進行修改的議案。

2、預算案。由各級政府向同級人民代表大會提交的年度財政預算安排的議案。須由各級人民代表大會通過方能批准執行。

3、質詢案。各級人大代表對國家行政、審判、檢察等機關工作中的重大問題提出質詢而向大會或常務委員會提交的議案，由大會或常委會交有關部門辦理，並由這些部門負責給予答覆。

 4、罷免案。各級人大代表認為同級國家行政機關、審判機關、檢察機關的領導人員不稱職，建議撤銷其領導職務時提出的議案。

 5、重大決策案。涉及到須經人大批准的重大決策事項、機構建立等有關事項。

6、其它事項的議案。

(三)議案的寫作要求



議案的開頭部分可簡明扼要地闡述提出議案的目的或原因，也可直載了當地提出需要審議的事項。



議案由於往往涉及到社會生活中的重大事項或現實生活中亟待解決的問題，所以更要強調主題鮮明。議案要周密詳盡，針貶要有要有握，説理要透徹明晰。一般説來，議案的字句需要反覆斟酌，通篇考慮，起草議案的難度也較大。模稜兩可、含混不清的字句為議案之大忌，應予以堅決刪除。



六、會議紀要



(一)會議紀要的含義及特點

會議紀要是概括反映會議基本情況，傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守執行的一種公文。



會議紀要具有以下特點：

1、內容的綜合性。會議紀要根據會議和各種會議材料整理而成，注重真實客觀、準確全面，但它又不是對會議內容的簡單再現，而是在分析、綜合會議情況的基礎上錘鍊而成。



2、形成的靈活性。可採取發言記錄式，即按順序將每個發言人的主要意見歸納整理出來，或按內容性質分類寫，每一類有相對獨立的小中心，或者將兩種形式綜合使用。



3、作用的限定性。只對與會單位、與會人員有約束力，要求共同遵守、執行會議議定事項。

(二)會議紀要的分類



1、根據會議性質不同，分為辦公會議紀要和其它會議紀要。辦公會議紀要用來傳達辦公會議議定的事項，要求參會各方和有關人員遵照實施。其它會議紀要指專題工作會議形成的紀要。這類紀要，有的起通報情況的作用，使有關人員瞭解會議的基本情況和精神；有的傳達會議精神，是有關方面開展工作的依據。

2、根據紀要寫法的不同，可分為決議型會議紀要、情況型會議紀要、綜合型會議紀要三種。

決議型會議紀要只記載會議決議或協議的事項。

情況型會議紀要對會議的各方面情況進行記錄和整理，傳達會議的有關信息。

綜合型會議紀要需要全面概括會議進行情況、討論的結果和會議的主要精神。它在全面反映會議內容的基礎上加以綜合，適用範圍最為廣泛。



(三)會議紀要的寫作要求



會議紀要一般由標題和正

文兩部分構成。標題常寫成會議名稱加紀要的形式，如《關於ｘｘｘ議事紀要》，或者事由加紀要的形式，如《關於ｘｘｘ緊急會議的紀要》。正文由會議組織情況及會議議定事項或會議主要精神兩部分構成。組織情況部分常採用概述式寫法，簡述會議時間、地點、出席人員、主持人、記錄人、中心議題等。會議議定事項是紀要的主要部分，要寫明研究的工作、作出的決定、佈置的任務、將要採取的措施等內容。如果是記述會議的主要精神，則側重於對材料的提煉和概括。突出會議的中心和主旨，以及貫徹會議精神的要求。如果會議涉及的內容較多，可採用分條列項的寫法，寫明會議研究的主要問題，形成的一致意見和作出的各項安排，如果會議內容比較簡單，可採用篇段合一式，概述會議主要精神和基本內容。寫作會議紀要，首先要真實、準確、全面地反映會議情況和會議精神。紀要寫成之後，需經過會籤手續，其次要按照會議精神和領導意圖，對會議材料作出高度概括。紀要的篇幅不宜太長，語言簡明扼要，往往採用“會議認為”。“會議指出”這樣的句式。再次要有一定的理論深度。在整理材料的基礎上進行系統分析，不應停留在一般的泛泛而論之上。



七、函



(一)函的含義及特點



函是適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准事項，是上下級、平行和不相隸屬的機關間在日常公務聯繫中使用的一種公文文種。



函具有以下特點:



1、使用範圍廣。機關之間的日常公務聯繫,不便使用其它公文文種時都可使用函行文。



2、格式靈活,使用簡便。除了公函較為鄭重外,人們在純事務性工作聯繫時使用公務便函,這類便函不大受公文規定的嚴格限制,可用機關信箋繕寫,也可不編列發文字號,使用起來極為簡便,使用過後自行失效。



3、行文多向性。一般公文只有一個行文方向而函則既可平行,又可上行、下行,同時還可向不相隸屬機關或單位行文。

(二)函的分類



按照函的行文方向劃分,可分為去函和覆函;按文面格式劃分,可分為公函和便函;按其內容和用途劃分,可分為商洽性函、詢答性函、請求批准性函。



商洽性函。在平行機關或不相隸屬機關之間相互協商或聯繫工作時使用。如商調函,聯繫參觀學習的函,查詢有關人或事的函,洽談業務來往的函等 。



詢問性函。向去函機關詢問有關問題或簡述某一涉及對方機關權限範圍事項的處理意見,需對方機關給予答覆時使用的函。

請求批准性函。是向平級或不相隸屬的有關業務主管部門請求批准的函。



答覆性函。在答覆對方來文所詢問的問題和事項時使用,上級機關對下級機關的一般性請示往往也用答覆性函,也叫覆函。

(三)函的寫作要求



公函一般由標題、主送機關、正文、發文機關、成文日期組成。便函可不用標題。去函標題可只標明“……函”。覆函則應寫明“覆函”。函的正文要以其用途來確定寫法。商洽性函和詢問性函的正文,應把商洽或詢問的問題(事由)等寫得清楚簡明,以便得到對方的支持幫助。請求批准性函和答覆性函正文與請示、批覆的寫法大致相同。請求批准性函結尾可寫上“請批准”、“請予審批”、“請予支持為荷”。答覆性函結尾可寫上“特此函覆”、“特此批覆”、“此復”等,有的也可不用結尾語。函在寫作時應注意:主題突出,開門見山,緊扣主題,詞章嚴謹。同時應正確區分函與相關文種的界限,有些“函”與“請示”、“批覆”、“通知”、“報告”有一定交叉,但不能用“函”來代替“請示”、“批覆”。另注意便函的底稿存檔,由於便函使用起來方便,很多單位不注意留存,所以辦文時應注意底稿存檔。



八、令



(一)命令的含義及特點:



命令(或令,下同)是國家行政機關及其領導人發佈的帶有強制性、領導性、指揮性要求的公文文種。主要用於發佈重要的行政法規和規章,採取重大的強制性的行政措施,任免、獎懲有關人員,撤銷下級機關不適當的決定等。



命令的特點:一是具有特定的權威性和約束力。受文單位或個人,必須嚴格遵守和執行。二是講求嚴肅性。不輕易用“命令”文種,不得朝令夕改。三是有些命令時效性強。如作戰命令、搶險命令。



(二)命令的分類

從性質和內容上劃分,命令大體可分為:



1、發佈性命令。是國家權力機關、行政機關和國家領導人發佈法律、法規或重大行政措施的指令性公文。發佈性命令一般由發佈性命令正文和發佈性命令附件組成。附件為所發佈的法津、法規或重大行政措施。

2、行政令(指揮令)。主要用於國家行政機關及領導人頒佈行政規章或重大行政措施。發佈行政令的國家機關及其領導人必須是憲法和法律賦予其職權的特殊的法定作者。除此之外,負有特殊使命的機構,經政府授權,也可適用此文種。



3、任免令。主要是用於任命或免去(撤銷)機關、單位、組織有關人員職務的公文。



4、嘉獎令。是國家行政機關對作出突出貢獻的機關領導、人員進行嘉獎的公文。

(三)命令的寫作要求



1、要嚴格按照發文權限行文。根據有關規定,命令只有xx、全國人大常委會委員長、xx總理、各部部長、各委員會主任、地方各級人民政府可以使用“命令”文種,省以下機關的職能部門不能使用。



2、命令是指揮性公文,語言應準確,不能產生歧義,語氣應堅決果斷,切忌用商量語氣。



九、批覆



(一)批覆的含義及特點



批覆是上級機關對下級機關的請示事項給予答覆的一種公文文種。



1、批覆是一種針對性很強的下行公文。



2、批覆對受文者有很強的權威性和約束力。



3、批覆是被動制發的。



4、批覆應一個請示一個批覆。

(二)批覆的分類



按其適用範圍分,有隻復請示機關的批覆,其發送範圍唯有請示機關;有在復請示機關的同時抄送有關機關的批覆,其所批覆事項具普遍性,除請示機關外,還需各有關機關知道的批覆。



(三)批覆的寫作要求

1、撰寫批覆語言須明確具體,簡明扼要。但是在行文不同意下級機

關請示事項時,行文應注意既要態度明確又要委婉表述。如《關於不同意撥款修建辦公樓的批覆》就宜寫為《關於×局申請撥款修建辦公樓一事的批覆》。公文也應説明不同意的原因,再表明態度,這種寫法易被下級機關接受。



2、注意不是所有下級機關的請示事項都適用批覆。答覆下級機關要求對有關政策進行解釋,對有關問題進行説明的請示,應適用於函,而不適於用批覆。



3、注意對同一事項有多個請示問題的,要逐條答覆,切忌用“基本同意”、“部分同意”等籠統語言,更不能答非所問,有時可簡要講清為何應這樣答覆的理由,但一般不加議論。



十、公告、通告



(一)公告、通告的含義及特點



公告是較高級別的國家行政機關、法定機關向國內外宣佈重大事項或者法定事項的周知性公文。通告是適用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知事項的周知性公文。

 公告和通告都屬周知性公文,內容不涉密,均要公開發布,寫法也很相似。但二者存在一定的差別。公告強調法定權威性,其周知事項常有較強的法律效力或行政效力。除法定機關或者較高級別行政機關外,基層行政機關、企事業單位不用公告行文。通告的適用範圍較廣,除行政機關外,企事業單位也可使用,其約束力往往是涉及一定範圍內的機關、單位或羣眾。

(二)公告的分類



1、向國內外宣佈重要事項的公告。用於級別較高的國家行政機關宣佈重要事項,也用於人大及其常委會頒佈法律法規,公佈選舉結果等。



2、公佈法定事項的公告。這是有關法令、法規規定使用的專門事項公告,如《國家公務員暫行條例》規定的招考公告。



3、法院公告。這是我們在日常生活中常見的一種公告形式。如開庭公告、財產認領公告、強制執行公告等。

(三)通告的分類



1、周知性通告。就某一事項讓一定範圍內的人羣知曉,政府機關、社會團體、企事業單位均可使用。



2、規定性通告。就某一事項作出規定,只限行政機關使用。

(四)公告和通告的寫作要求



標題。通常寫明事由、文種,重要的還要寫明發文機關。如內容簡單,有時也可只寫文種“公告”或“通告”,但儘可能寫明事由,以便閲讀和處理。



正文通常由緣由、事項、結語組成。通告緣由常用“為了……”或“根據……”的句式説明發布通告的目的、依據和原因。為了突出公告的權成性,公告緣由常要説明法律依據或者職權依據。



事項是正文的主體,要寫得簡潔明瞭、具體明確。若內容屬周知性,往往篇幅較短,常採用篇段合一的結構。若內容屬規定性,一般分條文寫明應當遵守的有關事項。



結語常採用“特此通告(公告)”的形式。如果開頭有“特通告(公告)如下”的用語,結尾則可省咯。有時可不寫結語。有時用提出希望或要求作結。



十一、通報



(一)通報的含義及特點



通報是用來表彰先進,批評錯誤,傳達重要指示精神或情況時使用的公文文種。



通報具有知曉性和指導性的作用,它對下級機關的指導作用重於指揮作用。通報被機關和企事業單位使用,既可下行,也可平行。有的通報還以登報、廣播、張貼等形式出現。



(二)通報的分類



按照通報的作用和使用範圍的不同,可分為三類:表揚好人好事;處理事故及批評錯誤;傳達重要精神和情況。值得注意一點的是,情況通報具有一定的指導作用,因而以領導機關使用為宜。現在有的機關辦的定期或不定期的“情況通報”即屬此類。



(三)通報的寫作要求



由於通報類型不同,寫法結構存在一定差異,一般説,由頭部、正文、尾部三部分組成。“頭部”包括標題、文號、密級、主送機關;“正文”包括原因、事項、處理意見、經驗教訓、要求及希望、號召五部分;“尾部”由落款、發文範圍、抄送、附件等組成。

 標題有兩種寫法:一是公文式標題;二是新聞式雙標題,多為正題加副題,也可是眉題加正題。如果內容有所專指,要寫明主送機關;普發性的通報則可不寫主送機關,或在正文中、發至範圍中註明。



在寫通報時,選材務求真實、準確、實事求是,對事實的評議要恰如其分、掌握好分寸。要選擇典型而有普遍意義的事件或材料,這樣針對性才強,才對工作具有指導意義對羣眾有教育作用。



十二、意見



意見可以用於上行文、下行文和平行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理。所提意見如涉及其他部門職權範圍內的事項，主辦部門應主動與有關部門協商，取得一致意見後方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，並與有關部門會籤後報請上級機關決定。上級機關應當對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答覆。作為下行文，文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行；無明確要求的，下級機關可參照執行。作為平行文，提出的意見供對方參考。