公文格式及行文規則

作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經濟建設和社會管理活動中起着十分重要的作用。正因為如此，規範的公文格式不僅有利於體現國家機關的權威性、嚴肅性，而且也有利於提高工作效率，保證政令暢通。同時，對於我們國家工作人員來講，能夠熟練、正確的製作公文、處理公文，也是個人能力和基本素質的一種體現。

公文中的要素主要為：祕密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件説明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等。

為了配合《國家行政機關公文處理辦法》，國家質量技術監督局　1999年12月27日　發佈了《國家行政機關公文格式》，這個標準不是由政府行政文祕部門發佈的，而是由質量技術監督局發佈，是一種強制性的標準，其中對公文格式、公文紙張的紙型、厚度、透明度等等都做了詳細的規定。

這個格式規定，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即　156mm　) 以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。下面，對公文各要素和標識作一簡單介紹。

一、眉首部分

主要標識公文份數序號、祕密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等要素。

1．公文份數序號。公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。標識時，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。（但是這個我們市一級沒有執行，只是在收文的時候標號，但中央一級的很多公文都有份數的序號）

2.祕密等級和保密期限。祕密等級是指涉密公文的保密程度，分“祕密”、“機密”、“絕密”三級。《辦法》規定，涉及國家祕密的公文應當標明密級和保密期限，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號，“祕密”、“機密”、“絕密”公文均應標註保密期限。標識祕密等級時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識祕密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，祕密等級和保密期限之間用“★”隔開。

3．緊急程度。急件公文分為“特急”、“急件”兩種。其中，電報應當分別標識“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標識時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識祕密等級與緊密程度，祕密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

4．發文機關標識。發文機關標識由發文機關名稱和“文件”二字組成，如“錦州市人民政府文件”等。對一些特定公文可只標識發文機關名稱（此類為便函類發文文頭）。發文機關標識應當使用發文機關全稱或規範化簡稱。標識位置是上邊緣到版心上邊緣　25mm　處，上報的公文發文機關標識在上邊緣到版心上邊緣 　80mm　處。國家質量技術監督局發佈的《國家行政機關公文格式》還規定，發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號一般應小於22mmx 　15m　。。聯合行文時，主辦機關名稱排列在前，“文件”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布。聯合行文機關過多時，必須保證公文首頁顯示正文。

5．發文字號。由發文機關代字、年份、序號組成，如“錦財發〔XX〕82號”，“錦財發”指發文機關代字，“ 〔XX〕 ”指年份，“ 82號”指發文序號。整個意思就是錦州市財政局在XX年所發的第82號文件。標識位置在發文機關標識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年代應用全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位，即不編為001，不加“第”字。

6．簽發人。上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。簽發人姓名居右空l字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人從第2行起在與主辦單位簽發人姓名對齊處按發文機關順序依次順排，同時，使發文字號與最後一個簽發人姓名同處一行，並下移紅色反線，使紅色反線與發文字號繼續保持為　4mm　。

二、主體部分

主要標識公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、發文機關印章、附註等要素。

1．公文標題。一般由發文機關名稱、概括而成的公文主要內容和公文種類組成，如《錦州市財政局關於開展公務員基本功培訓活動的通知》等。公文標題是文件內容的高度概括，文字要求準確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標宋體字。回行時要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當，做到既有美感，又要避免產生異義。除法規、規章名稱加書名號外，公文標題一般不用標點符號。

2．主送機關。指公文的主要受理機關，書寫時應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。上行文一般只寫一個主送機關，必須同時報送幾個主送機關的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個以上的主送機關，但是，如果主送機關過多，則一般用規範的統稱，如“各縣（市）區財政局”等。標識位置在標題下空1行處，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。

3．公文正文。標識在主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標識，後標全角冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯數碼，如“附件：1××××××、”。附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時標識序號。如附件與公文正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件（或帶序號）。

5．成文日期。以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（“零”寫為“　0”　）。成文時間標識時，右邊要空4字。

6．發文機關印章。單一機關制發的公文蓋印的位置一般應上距正文　2mm　～　4mm　。，以端正、居中、下壓成文時間為標準。當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯合行文的印章：當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過　3mm　。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，應將各發文機關名稱排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布。最後一排印章之下右空2字標識成文時間。

7．附註。指需要説明的其他事項。公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。上行文的“請示”文種中，應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話。

三、版記部分

主要標識主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間等要素。

1．主題詞。是進行文獻標引、存儲、檢索等工作的工具，位於附註之下，抄送機關之上，它是實現機關辦公自動化，提高辦公效率和質量的一個重要環節。一般的排列次序為：反映公文內容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在後。在單主題公文中，反映公文中心內容的主題詞在前，反映公文分述內容的主題詞在後；在多主題詞公文中，反映公文內容的各主題詞按其出現的先後次序排列。主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號，詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。（目前我們的主題詞使用很成問題）

2．抄送機關。指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標識，後標全角冒號。抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊。在最後一個抄送機關後標句號。

3．印發機關和印發時間。位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）佔1行位置，用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

四、其他

1．格式中的幾個用線。

(1)在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。使用這條線的區別是，黨的領導機關如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星，行政機關如國務院、省政府、市政府、縣政府的文件一般採用一條連續的橫線，中間沒有紅角星。這條線一般在發文字號下　4mm　處與版心等寬，採用紅色反線。

（2）版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。

2．用紙。公文用紙一般採用gba 4型，成品幅面尺寸為　210mm　 ×　297mm　，紙張定量為　60g　／m2 ～　80g　／m2 的膠版印刷紙或複印紙。紙張白度為85％～90％,橫向耐折度大於或等於15次，不透明度大於或等於85％，ph值為 7.5～9.5。

3．當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

4．排版規格與印製裝訂要求。

（1）排版規格。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

（2）印刷要求。雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過　2mm　。黑色油墨應達到色譜所標 bi100％，紅色油墨應達到色譜所標y80％．m80％。印品着墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。

（3）裝訂要求。公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脱落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過　4mm　。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1／4處，允許誤差±　4mm　。平訂釘鋸與書脊間的距離為　3mm　～　5mm　。

5．頁碼。用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行處。數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣　7mm　。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁與空白頁以後的頁不標識頁碼。

行文規則

行文規則，是制發、辦理公文中必須遵循的基本準則。《國家行政機關公文處理辦法》第四章規定的“行文規則”，共 11條。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個方面確立了國家行政機關公文的行文規則。我們在實際工作中必須嚴格遵守和執行這些規則，以利提高行文效用，把握行文權限，規範行文體式。

一、堅持行文原則，提高行文效用

“行文應當確有必要，注重效用。”（《辦法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發點。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對性，使發出的公文產生預期的效用。

二、明確行文方向，把握行文權限

行文方向和行文權限主要從以下四個方面掌握：

（一）明確隸屬關係和職權範圍。

《辦法》第十四條規定：“行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告。”隸屬關係，主要是指行政隸屬關係。要向某一個機關行文，必須搞清楚和行文機關是上下級關係、下上級關係、平行關係。對於業務性強的行政系統，也要注意業務指導關係。明確了這一點就便於確定文種。下級機關向上級機關行文，一般用“請示”、“報告”、“意見”等；不相隸屬機關之間互相行文，一般用“函”。對需要周知或共同執行的事項，也可以使用“通告”、“通知”、“通報”、等；上級機關向下級機關行文，一般用“命令（令）”、“決定”、“通告”、“通知”、“通報”、“批覆”、“意見”等。

職權範圍。就是文件內容、事項是不是行文機關和授文機關職權和職責內的事宜。《辦法》依據行文的隸屬關係和職權範圍，對行文的方向和權限做出了明確規定。

（二）嚴格遵守限制條件。

1．政府各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”（《辦法》第十五條）

2．“部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。”（《辦法》第十五條）

（三）按照劃定的範圍行文。

1．“政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文。”（《辦法》第十五條）

2．“屬於部門職權範圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當註明經政府同意。”（《辦法》第十七條）

3．“屬於主管部門職權範圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。”（《辦法》第十八條）。

4．“向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。”（《辦法》第二十條）

（四）掌握聯合行文的要求。

“同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。”（《辦法》第十六條）。

三、嚴格行文要求，規範行文體式

《辦法》在“行文規則”中，對行文從行文紀律到行文體式都做出了明確規定。特別是對上行文做出了嚴格的規定。

（一）“部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。”（《辦法》第十九條）；這些規定主要是解決和防止政出多門的問題．“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’。”（《辦法》第二十二條）。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀律，而且對於保證領導機關決策的科學化、民主化具有重要意義。也能夠保證領導同志抓大事，抓主要問題。

（二）對上行文的體式要從嚴把關。主要是向上級行“請示”、“報告”、“意見”時，“‘請示’應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

“報告”不得夾帶請示事項。”（《辦法》）第二十一條）

“報告”與“請示”兩個文種混用、“報告”中夾雜“請示”事項的問題是目前公文制發中最常出現的問題，有的還編造了“請示報告”這樣一個文種。《辦法》在第二章“公文文種”中明確規定了“請示”與“報告”的作用。“報告”：適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。“請示”：適用於向上級機關請求指示、批准，在制發文件中要根據行文目的確定。概括地講“報告”與“請示”的不同主要表現在三個方面：一是發文機關對上級機關的要求不同。“報告”是為了讓上級知道情況，而“請示”是為了讓上級對下級機關的請求做出答覆或批准。二是發文的時間不同。“報告”一般是在事後，即在某項工作任務完成之後，或上級機關明確要求答覆有關問題時制發。而“請示”則多在事前或事中制發。三是正文中的結束語不同“報告”一般使用“特此報告，請閲知。”或“專此報告，請周知。”等語。而“請示”則多用“特此請示，望予批准。”或“專此請示，請予指示。”等語。行文規則對於文件的質量和高效運轉，保證行政公文發揮作用至關重要。在擬製文稿中要嚴格遵守，文祕部門在核稿中要從嚴掌握，領導同志要帶頭執行。