機關公文主題詞標引基本知識

公文的主題詞是適應機關辦公自動化、公文處理規範化的需要，從公文標題選取轉換出來的，能反映公文主題概念的詞或詞組。公文主題詞的標引主要依據是由國務院辦公廳祕書局制定的《國務院公文主題詞表》。此外，各地區和各行業都結合自身公文處理實際，制訂了各自的主題詞表。

一、什麼叫主題詞、主題詞表和檢索語言

(一)主題詞。主題詞也稱敍詞，是一些以概念為基礎的，規範化的，具有組配性能，並可顯示詞間語義關係的詞和詞組。

主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。

正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導詞。

(二)主題詞表。主題詞表也稱敍詞表，是指由自然語言中優選出來的語義相關、族性相關的名詞術語按字順排列所組成的一種規範化的動態詞典。

(三)《公文主題詞表》。《公文主題詞表》是用於公文主題標引與檢索的主題詞表。它是適應機關辦公自動化，尤其是計算機數據處理的需要，為黨政機關公文主題標引與檢索而編制的一部術語控制工具。

(四)檢索語言。檢索語言是根據人們檢索工作的需要而創造的一種人工語言，它是存儲、查找文獻的共同依據，也叫標引語言。

檢索語言又分為分類語言和主題語言。

分類語言的概念。是指以阿拉伯數字或以拉丁字母和數字混合作為類目標識符號，以基本類目作為詞彙，以類目的從屬關係表達複雜概念的一類檢索語言。

主題語言的概念。是以直接論述的事物、對象為依據，以自然語言為基本詞彙，以概念之間的邏輯關係作為構詞法的一類檢索語言。

二、為什麼要標引公文主題詞

(一)標引公文主題詞有利於建立先進的公文檢索體系，輔助領導同志決策。

信息量的增加，數據量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。

主題檢索方法彌補了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。

(二)標引公文主題詞是建立機關辦公自動化檢索系統的前提條件。

辦公自動化系統通過文件上標註的主題詞將文件納入檢索系統。

辦文人員在辦公自動化系統上通過主題詞來查找有關主題的文件。

(三)標引主題詞是實現公文管理現代化的基礎。

檔案工作人員可以根據公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。

辦文人員可直接利用根據公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統查找文件。

(四)對提高祕書工作人員業務素質有重要作用。

三、《公文主題詞表》的體系結構

《公文主題詞表》由範疇表、字順表、附表三大部分組成。

（一）範疇表。範疇表又稱分類表，它根據公文的主要內容和職能部門的分工劃分若干範疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。

範疇表設兩級類目，一級類目19個，用一個漢語拼音字母標識。二級類目70個，用兩個拼音字母標識。

（二）字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、範疇號和詞的參照關係四部分組成，個別詞還有註釋。

①漢語拼音。註上漢語拼音主要是便於按音排序和按音查詞。

②款目詞。款目詞單元按漢語拼音字順規定的同音同調同形排列，起排列和查找作用。

③範疇號。範疇號即每個款目詞所屬的分類範疇編號。這是字順表與範疇表聯繫的渠道，通過範疇號可以在範疇表中查找與該主題詞同屬一個類別的相關主題詞。

④參照關係。參照關係有等同關係、屬分關係和相關關係三種。

等同關係指兩個以上概念相同或相近的主題詞之間的關係，也叫用代關係，用“y”表示正式主題詞，用“d”表示非正式主題詞；

屬分關係指概念上具有隸屬關係的主題詞之間的關係。不同隸屬關係主題詞分別用“f”、“s”、“．”、“．．”和“z”表示。“f”是下位詞指引符，該詞之後的主題詞為下位詞，用“．”、“．．”表示，黑點多少表示詞的等級，黑點越多表示該詞越專指；“s”是上位詞指引符；“z”是族首詞指引符，同時帶有“*”號。

相關關係指主題詞之間具有的交叉、對立、矛盾、對應等相互參照的關係，用c表示。

（三）附表。附表有三個，內容為：組織機構名稱表；中國地區名稱表；世界各國和地區名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。

四、怎樣標引公文主題詞

（一）主題詞標引程序“三步”走

第一步：審讀文件，分析主題。首先通讀公文，瞭解公文的主要內容和發文意圖。一般來説，審讀文件標題，進行主題詞標引是文祕人員常用的方法。如文件標題能概括公文的主要內容，就從標題入手分析主題。否則，就要從公文的內容入手進行主題分析。其次分析主題。首先看一篇公文標題是單一型的主題還是多個主題，單主題標引時用多個表達同一概念主題詞，多主題用分組的多個主題詞分別表達各自的主題概念。分析主題重點是主題結構分析。即分析主題裏面的主要成分和次要成分，以及它們之間的關係。

第二步：提煉、轉換主題概念。經過分析主題類型和主題結構後，就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念，並不完全需要標引出來，而應當去粗取精，有所取捨。要提煉標引那些最重要的、專指性最強的主題概念，捨棄一般的主題概念。

對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準確、規範、科學地轉換成主題詞。查表取詞的主要途徑：（1）直接查字順表，適用於析出的主題概念與主題詞表的詞一致或接近。可以用拼音、也可用部首來查。（2）查範疇索引。主要適用兩種情況，一是公文主要內容集中於某一範疇，為提高標引效率，可先查範疇索引；二是主題概念一時找不到合適的詞，但範疇比較明確，也可查範疇索引。（3）查詞族索引。適用於查比較複雜的主題概念時，從複合主題的某一詞素入手，克服複雜主題查找時詞彙形式難以確定的困難。

第三步：標引記錄，審核校驗。主題詞成功轉換後，根據《國家機關公文格式》規定，將主題詞標註在公文末頁下部抄送欄目左上側。詞目之間空一字，不用標點符號，按主體、通用、空間、時間、文種等要素，依次進行着錄。

在結束主題詞標引之前，必須對標引結果進行審核。審核的主要內容有：（1）主題概念提煉是否準確、全面，有無漏項；（2）主題詞的轉換是否符合標強規則和組配規則；（3）同類型公文所選用的主題詞是否一致；（4）標引記錄有無遺漏等。如發現問題，及時糾正補救。

（二）主題詞標引“三要”

一要準，即主題詞的標引對公文的內容揭示要準確，包括兩個方面的內容：（1）在主題分析過程中對公文主要內容的分析和提煉是否準確；（2）對分析出來的主題概念轉換成主題詞準確。

二要全，標引主題儘量能全面反映公文的主題內容，不能漏標。黃委系統公文主題詞最大標引深度不超過7個。

三要專，即標引的主題詞與公文主要內容的相符程度，一般説來，對於一個公文主題概念只有一個專指的主題詞。這是衡量主題詞揭示主題概念精度的一個重要因素。

（三）主題詞標引“三不”

一是不能使用表外詞。有很多人在標引主題詞時，往往都是從標題中抽取幾個關鍵詞進行標引，根本沒有使用主題詞表轉換，致使標引的主題詞出現了表外詞，這是主題詞標引的大忌。

二是不能顛倒順序。主題詞的標引按照主體、通用、空間、時間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據公文的標題，從前向後依次標引。

三是不能字面組配。主題詞標引時經常遇到待標的主題概念沒有現成的主題詞可供直接標引，必須先將該主題概念分解成二個以上的簡單的主題概念，然後再分別用相應的主題詞進行轉換。分解時應將主題概念分解成兩個或多個有交叉關係的子概念，或者是有限定關係的子概念，切忌避免字面拆分。

五、標引工作中一些具體問題

(一)主題詞的排列

反映公文整體(概述)內容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內容的主題詞在後。

在單主題公文中，反映中心內容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在後；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內容的主題詞在前，反映公文其他內容的各主題詞按出現的先後次序排列。

作為自由詞標引的地名(組織機構名)、時間、人名等，應置於表現公文內容的主題詞後面，置於表現公文形式的主題詞前面。同時出現在同一公文中，則按地名(組織機構名)、時間、人名的順序排列。

(二)文種的標引

文種作為正式主題詞，標在所有主題詞的最末位。在轉(印)發類型通知中，被轉(印)發的公文的文種可不作為主題詞標引。但如果被轉(印)發的公文屬法規性質，其名稱為條例、規定、辦法等，則應作為主題詞標引。

(三)標點符號的標引

公文主題詞一般不應出現標點符號。

在《公文主題詞表》中帶有標點符號的正式主題詞，應予保留。因為這些標點符號有特殊功能，刪去後容易引發歧義。

自由詞標引時一般不要帶標點符號。