機關單位公文寫作基本格式須知大綱

1.公文格式的組成

公文格式的組成要素包括：

(1)發文機關標識(版頭、紅頭)

(2)公文份數序號

(3)密級

(4)發文字號

(5)簽發人(主要用於請示)

(6)標題

(7)主送機關(內發可省略)

(8)正文

(9)附件

(10)發文機關署名

(11)成文日期

(12)印章

(13)附註(此件發至 xx級)

(14)主題詞

(15)抄送單位

(16)印刷機關和印刷時間

印刷用紙和技術要求：用a4型紙(297x210)，正文用3號仿宋體，每頁22行，每行28個字。

2.發文字號

編寫發文字號原則：包括機關代字、年份、序號。

注意：年份不能省略，兩邊用六角括號;序號不編虛位，不加第。

3.公文標題

標準式：發文機關+發文事由+文種

凡是有紅色版頭的文件，因已表明發文機關， 故發文機關名稱可省略。

特殊形式：

(1)發文機關+文種。如《中華人民共和國主席令》

(2)發文機關+轉發文件名+文種，也稱轉文式標題，用於轉發文件。

4.成文日期

成文日期確定原則：

(1)會議通過的決定、決議以會議通過日期為準。

(2)領導簽發的，以簽發日期為準。

(3)聯合行文，以最後簽發機關的領導簽發日期為準。

(4)法規性文件以文件批准日期為準。

(5)一般信函、電文以實際發出日期為準。

成文日期必須寫年月日，且要用漢字。

5.主題詞

《條例》和《方法》都明確規定：上報的文件應當按照上級的要求和《公文主題詞表》標註主題詞。

比如，《上海市人民政府公文主題詞表》使用説明中規定：

(1)一份公文標引的主題詞，除類別詞外，最多不超過五個。

標引主題詞的順序為先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映公文內容的詞，最後標反映公文形式的詞。如《上海市人民政府關於做好本市農村扶貧工作的通知》，先標類別詞“農業”，再標反映公文內容的類屬詞“扶貧”，最後標反映公文形式的類屬詞“通知”。

(2)一份公文有兩個以上主題內容時，先集中對第一個主題內容標註，再對第二個主題內容進行標註，最後標文種。

(3)根據需要，可將不同類主題詞進行組配標引。

(4)在《公文主題詞表》中找不到準確反映公文內容的類屬詞時，可用類別詞替代。

6.用印

一般的用印方法是：騎年壓月，上大下小。

國標《國家行政機關公文格式》規定：單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標成文時間。當印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文時間上，當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。