中文郵件回覆範文

隨着互聯網的發展,越來越多的公司開始依靠電子郵件來進行國際商務溝通和客户服務。下面是本站小編為你整理的中文郵件回覆範文，希望對你有用!

中文郵件回覆範文1

關於主題

主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄裏用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便於收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1. 一定不要空白標題，這是最失禮的。

2. 標題要簡短，不宜過長，不要讓outlook用~~~才能顯示完你的標題。

3. 最好寫上來自***公司的郵件，以便對方一目瞭然又便於留存，時間可以不用註明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4. 標題要能真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿!”或是“收着!”。

5. 一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理。

6. 可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“*、!”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7. 回覆對方郵件時，應當根據回覆內容需要更改標題，不要RE RE一大串。

8. 最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

關於稱呼與問候

1. 恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“X經理”;如果不清楚職務，則應按通常的“X先生”、“小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自已的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear XXX”，顯得很熟絡。

關於格式，稱呼是第一行項格寫。

2. Email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為換行頂格寫。

俗話説得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待

正文

1. Email正文要簡明扼要，行文通順

若對方不認識你，第一件應當説明的就是自已的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最後看。但也不可過多，有些聯繫方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。

Email正文應簡明扼要的説清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐憎。

2. 注意Email的論述語氣

根據收件人與自已的熟絡程度、等級關係;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論比須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓。

3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的説明。保持你的每個段落簡短不過長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4. 一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部説清楚，説準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5. 儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自已態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開，如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前，務必自已仔細閲讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6. 合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閲讀。

7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8. 不要動不動使用：)之類的笑臉字符，在商務信函裏面這樣顯得比較輕佻，Business Email不是你的情書，所以：)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合。

附件

1. 如果郵件帶有附件，應在正文裏面提示收件人查看附件

2. 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載後管理

3. 正文中應對附件內容做簡要説明，特別是帶有多個附件時

4. 附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

5. 如果附件是特殊格式文件，應在正文中説明打開方式，以免影響使用

6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發送

語言的選擇和漢字編碼

1. 只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛鍊英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交;如果收件人是其他國家和地區的華人，也應採用英文交流，由於存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

2. 尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是採用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他;如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回覆。

3. 對於一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4. 選擇便於閲讀的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。

這是經研究證明最適合在線閲讀的字號和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費神又傷眼睛。 結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

1. 簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯繫。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2. 不要只用一個簽名檔

對內，對私，對熟悉的客户等羣體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。對於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在outlook中設置多個簽名檔，靈活調用。

3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

中文郵件回覆範文2

尊敬的先生或女士：

我對北京奧組委最近啟動的“奧運會志願者招募”活動十分感興趣，我認為我是一個合格的人選並且在此向您推薦我自己。

作為一個英語專業的學生，我的漢語和英語都十分流利，而且還會基本法語，因此我非常符合各種志願者職位的語言要求。更重要的是，我一直以來積極熱情地參與各種國際交流項目—這些經歷都詳細地反映在附件我的簡歷中—因此，我相信我的交流能力使我能夠勝任這個職位。

如果您給我一個面試的機會，我將感激不盡。

您真誠的，

李明

中文郵件格式

郵件主題

主題要明確、精練。表達出對方需要了解的信息, 主題要明確、精練。表達出對方需要了解的信息, 而且可以區分對同一事物的不同信息。 而且可以區分對同一事物的不同信息。做到收件人 見到它便對整個電子郵件一目瞭然。 見到它便對整個電子郵件一目瞭然。

信件內容

正文一般包括三個部分。

第一部分是開頭,需要開門見山地説明寫信的原因和目的。如果是寫給不認識的人,還要加上原因和目的。如果是寫給不認識的人, 個簡單的自我介紹。如果是回信, 個簡單的自我介紹。如果是回信,還要説明何時 收到對方關於什麼內容的信。 收到對方關於什麼內容的信。

第二部分是信的核心和主要內容,把開頭提出的問題進行充分的説明和解釋.

第三部分是信的結尾,通常以禮貌的祝福或者願望來結束。示例:內容格式 稱呼,正文,結束,落款/簽名四點要儘量完整。 稱呼,正文,結束,落款 簽名四點要儘量完整。段落的第一行都頂格寫,單邊行距。 段落的第一行都頂格寫,單邊行距。段與段之間空 一行。另外稱呼、落款等也都頂格寫。 字體:宋體 大小:10 一行最大文字數:不超過30文字寫作中文商務信函並不要求您使用華麗優美的詞句。所有您需要做的就是,用簡單樸實的語言,準確的表達自己的意思,讓對方可以非常清楚的瞭解您想説什麼。圍繞這一點,本站總結了幾方面的內容,希望對您寫中文商務信函有借鑑作用。中文商業商務信函的寫作格式 如同一般信函,商業信文一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。

(1)開頭 開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨佔行、頂格書寫,稱呼後用冒號。

(2)正文 信文的正文是書信的主要部分,敍述商業業務往來聯繫的實質問題,通常包括: ①向收信人問候; ②寫信的事由,例如何時收到對方的來信,表示謝意,對於來信中提到的問題答覆等等; ③該信要進行的業務聯繫,如詢問有關事宜,回答對方提出的問題,闡明自己的想法或看法,向對方提出要求等。如果既要向對方詢問,又要回答對方的詢問,則先答後問,以示尊重; ④提出進一步聯繫的希望、方式和要求。

(3)結尾 結尾往往用簡單的一兩句話,寫明希望對方答覆的要求。如“特此函達,即希函覆。”同時寫表示祝願或致敬的話,如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫,“此致”、“敬祝”可緊隨正文,也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉行頂格書寫。

(4)署名 署名即寫信人簽名,通常寫在結尾後另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發出的商業信函,署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱,也可同時署寫信人的姓名。重要的商業信函,為鄭重起見,也可加蓋公章。

(5)日期 寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業信函的日期很重要,不要遺漏。

寫作注意事項:

1. 郵件的內容應簡明扼要。指在不影響完整性和禮 郵件的內容應簡明扼要。 貌性的前提下,儘量使用簡單句子和簡短詞語。 貌性的前提下,儘量使用簡單句子和簡短詞語。

2. 寫作要層次清楚,用詞準確。 寫作要層次清楚,用詞準確。

3. 語氣專業,措詞婉轉、禮貌。可以通過使用虛擬 語氣專業,措詞婉轉、禮貌。 語氣委婉語氣等方法迂迴地表達觀點,提出要求。 語氣委婉語氣等方法迂迴地表達觀點,提出要求。

4.如果有附件,應該在正文處説明附件的內容和用途。 如果有附件,應該在正文處説明附件的內容和用途。

5.電子郵件發送前應仔細檢查收件人,抄送人,主題, 電子郵件發送前應仔細檢查收件人,抄送人,主題, 電子郵件發送前應仔細檢查收件人 所添加的附件等是否正確無誤, 所添加的附件等是否正確無誤,正文內容是否清晰 合理,標點符號是否遺漏等。 合理,標點符號是否遺漏等。