公文定義與內涵大綱

公文是國家機構和社會組織在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範形式的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

這一定義劃清了公文與非公文的原則界線，也闡明瞭公文的基本性質和主要特點。

（一）公文是公務活動的產物，具有特定的規定性

公文是在人類社會活動中為了處理各種事物的需要而直接形成的，上至國家制定方針政策，下至基層的單位組織計劃總結、業務往來，只要是依法成立並能以自己的名義行使權力和承擔義務的組織，它們所從事的組織管理活動就都是“公務活動”，而在此範疇內形成的文件都是公文。它們對於解決公務問題就都有應用價值。它們的體式、程序是經由國家機構以法規、規章的形式加以規範，而對受文者的影響力又常常有法律的強制性和約束性。

（二）公文需是法定的作者，具有很高的權威性

公文必須由公務活動的主體——社會合法組織直接形成。根據《辦法》和《條例》的規定，公文作者必須是能以自己的名義行使權力與承擔義務的社會合法組織及其代表人。因而公文的起草者並不等同於“公文作者”，而公文的作者也不能超出與其法定身份相稱的範圍和權力行文，否則無效。同時法定作者的公文一旦發出，其對受文者的強制效力就會受到有關法規的保護。

（三）公文是特殊的信息記錄手段，體式具有規範性

公文必須具備國家規定統一的規範體式。公文既然是行使國家的管理職能，那麼就需對其進行統一的規範。如果一個地區、一個部門、一個單位都有自行規定的體式，那麼必然影響到公文的嚴肅性和業務處理的效率。公文的規範體式即國家公文的法定格式，它是由國家以法規的形式公佈，並要求所有機關和社會組織都要“照此執行”的。公文的體式，包括公文的文體、結構、格式、語言。值得注意的是，新《辦法》所用的“規範體式”的提法較之《條例》所用的“規範格式”的提法應該説是更準確，更科學。體式既包括了文體的規定性也包括了格式的規定性，而“格式”則一般指公文的書面格式、排版形式和印裝要求。公文的書面格式是指公文的數據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。但“格式”一詞還應能突出公文規範的基本前提，就是不同門類的公務活動和所需達到不同目的公文的文體樣式是不同的。上下級之間、平行單位和不同隸屬單位之間所使用的公文是不同的。

（四）公文的製作要講程序性

公文的寫作不同於一般的寫作，公文的具體撰稿人只是法定作者的代筆人，撰稿人不僅要受法定作者權限的制約，還要根據法定作者的意圖。授意來撰寫文稿。而且一份正式的公文尚要經過多道規定的運轉程序，要由很多人蔘與審稿核稿，參與校對繕印等許多程序，它的製作完成需要一環緊扣一環，任何一個環節出了問題，都會影響到它的最終的效用。因此，程序的每一環都要規範、準確。如不履行法定的程序，就不可能產生有法定效力的公文。