電子郵件的格式

一、商務英語電子郵件的格式

常見的商務英語電子郵件包括以下五部分：

①寫信人email地址、收信人email地址、抄送收信人email地址、密送收信人email地址。②標題。③稱呼、開頭、正文、結尾句。④禮貌結束語。⑤寫信人全名、寫信人職務及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。

其中郵件主題應體現郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動名詞短語；稱呼禮貌得體，符合商務英語寫作習慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用 dear+title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用dear+全名，如郵件為一封通函，則用dearall作為郵件稱呼；正文應結構清楚，便於閲讀，如正文內容較長，可使用小標題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目瞭然。

二、商務英語電子郵件寫作應遵循的五c原則

商務英語電子郵件的正文寫作應該遵循五c原則，即correctness、conciseness、complete、clarity和courtesy原則。

準確原則

由於商務英語電子郵件涉及的是商務活動雙方的權利、義務關係，其準確性對商務治理與溝通至關重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標點符號和拼寫要做到準確無誤，電子郵件內容還要敍述準確，以免引起誤會糾紛。

簡潔原則

簡潔原則是商務英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，儘量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓宂長、措詞複雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閲讀者帶來不必要的麻煩，故商務英語電子郵件應以簡明扼要為第一要務。

在具體寫作中，商務英語電子郵件呈現出的句法特徵是句子結構簡單明瞭，有大量省略句和不完整句。其詞彙特徵是用語簡潔，語言簡明扼要。

另外，為了節約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如u表示you，pls表示please，info表示information，qty表示quantity，p“c表示piece，l“c表示letterofcredit，fob表示freeonboard。

例1 it is very difficult to sell man hole covers in product must have the quality certificate issued in france.

例2 price：fob shanghai usd 96“pc.

例3 hope you can accept it.

例1中的兩個單句具有明顯的因果關係，但寫並不使用表達因果關係的連接詞如since、because，這種舍長句、複合句，選短句、簡單句，喜並列、棄從屬的句法特徵在商務英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務信函相比，商務電子郵件更傾向於非正式文體，更為口語化。

完整原則

商務電子郵件內容應力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5w1h來檢驗，即who，when，where，what，why和how。

清楚原則

商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準確。具體表現在：

例1 we will deliver your goods soon.

例2 中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。

禮貌原則

商務英語電子郵件應遵循措詞婉轉、禮貌的原則。鑑於電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應十分注重措辭方式，要婉轉、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂迴地表達觀點，提出要求。

例1 if it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.

例2 i would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.

例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免於受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對方接受。

三、結語

隨着國際商務活動的不斷擴展，商務英語電子郵件的重要性也日益明顯。同時，電子商務的普及，往往會讓寫忽視商務英語電子郵件應有的規範和格式，難免會出現這樣或那樣的問題。然而準確規範的英文郵件，不僅能反應寫信人的英語及業務水平，還可以體現寫信人為人處事的態度和風格，有助於建立良好的商務關係，最終對達成貿易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務英文電子郵件應有的規範和格式，遵循郵件的寫作原則。