怎樣編寫企業員工手冊

“員工手冊”是企業規章制度、企業文化與企業戰略的濃縮，是企業內的“法律法規”，同時還起到了展示企業形象﹑傳播企業文化的作用。它既覆蓋了企業人力資源管理的各個方面規章制度的主要內容，又因適應企業獨特個性的經營發展需要而彌補了規章制度制定上的一些疏漏。站在企業的角度，合法的“員工手冊”可以成為企業有效管理的“武器”; 站在勞動者的角度，它是員工瞭解企業形象﹑認同企業文化的渠道，也是自己工作規範、行為規範的指南。特別是，在企業單方面解聘員工時，合法的“員工手冊”往往會成為有力的依據之一。《勞動法》第二十五條規定的用人單位可以隨時解除勞動合同的情形中包括 “嚴重違反勞動紀律或者用人單位規章制度的”，但是如果用人單位沒有規定,或者規定不明確,在因此引發勞動爭議時，就會因沒有依據或依據不明確而陷入被動。制定一本合法的“員工手冊”是法律賦予企業的權利,也是企業在管理上的必需。

如何使之行之有效呢?

首先，制定頒佈主體必須合法，必須是企業主體，而不能是企業的某個部門(但經企業授權的除外)。

其次，內容必須合法，即必須符合現行國家法律﹑行政法規﹑規章及政策規定。《勞動法》第四條規定：“用人單位應當依法建立和完善規章制度，保障勞動者享有勞動權利和履行勞動義務。”《勞動部關於〈勞動法〉若干條文的説明》明確説明：“《勞動法》第四條中的‘依法’應當作廣義理解，指所有的法律﹑法規和規章。” 《最高人民法院關於審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條規定：“用人單位根據《勞動法》第四條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律﹑行政法規及政策規定，並已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。” 20xx年1月1日將實施的《勞動合同法》第四條也明確規定：“用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度，保障勞動者享有勞動權利﹑履行勞動義務。”一些企業為了擴大自己的用人自主權，在規定企業可單方面解除勞動合同的情形時，怎樣對企業有利，就怎麼制定。其實這是徒勞的，因為這樣的規定很可能是沒有法律效力的。《勞動法》第二十五條明確規定：“ 勞動者有下列情形之一的，用人單位可以解除勞動合同：(一)在試用期間被證明不符合錄用條件的;(二)嚴重違反勞動紀律或者用人單位規章制度的;(三)嚴重失職，營私舞弊，對用人單位利益造成重大損害的;(四)被依法追究刑事責任的。”也就是説除了上述情形以外，用人單位都不得單方面隨時解除與勞動者的勞動關係。商

第三，制定程序必須合法，即必須經過一定的民主程序討論通過。20xx年1月1日將實施的《勞動合同法》第四條也明確規定：“用人單位在制定﹑修改或者決定有關勞動報酬﹑工作時間﹑休息休假﹑勞動安全衞生﹑保險福利﹑職工培訓﹑勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。”

第四，發佈途徑必須合法，即必須向勞動者進行公示或告知。20xx年1月1日將實施的《勞動合同法》第四條明確規定：“用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”

只有同時具備以上四個要件的“員工手冊”,才是合法有效的規章制度，缺少任何一個要件，都會是無效的。那麼，企業如何保證所制定的“員工手冊”內容的合法性?又如何來證明所制定的“員工手冊”是經過了合法的程序並且已經公示了呢?一般應做到以下幾個方面：

1.以現行國家法律﹑行政法規﹑規章及政策規定為依據，將“員工手冊”中的一些條款具體化。例如：針對《勞動法》第二十五條規定的用人單位可以解除勞動合同的情形之一“在試用期間被證明不符合錄用條件”，建議不妨在“員工手冊”中明確規定如下內容：

(1)公司對試用期員工嚴格按照錄用條件考察，對不符合錄用條件的事宜書面告知並要求籤名確認。如：可按企業《對試用期員工評估或考評的規定》等相關制度，在試用期中的員工每月(或確定其他相應週期)必須經過評估或考評，評估或考評不合格的，公司有權解除勞動合同。商

(2)員工一旦在試用期或以後被證明其在入職時向公司提供了不實個人信息，公司有權解除勞動合同。可以將信息的名稱進行列舉。

(3)要求試用期的員工必須履行崗位職責，遵守員工手冊。商

2.公司應注意取得並保留制定的 “員工手冊”已經公示的依據。20xx年1月1日將實施的《勞動合同法》明確規定：“用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”

“員工手冊”是員工的工作、行為規範的指導和引導，但是，在實踐中，一旦發生勞動爭議，關於員工手冊的法律效力問題便成了爭議的焦點,也成了雙方在勞動糾紛中勝負的關鍵。而企業往往是有口難辯，難以舉證所制定的“員工手冊”已經公示。

可以以下列形式之一來保留員工手冊及修改部分已告知或已公示的依據：

(1)組織會議形式的“員工手冊”學習，保留有與會人員簽名的會議紀要;

(2)組織以傳閲形式進行的“員工手冊”學習，保留有已閲人員簽名的記錄;

(3)直接向員工發放“員工手冊”，並保留簽收記錄;

(4)將修改部分編成問卷，要求100%的職工書面回答並保留問卷法。商

一些企業在按照上述方法進行編制員工手冊時，往往還有員工手冊都包括什麼內容、員工手冊的架構體系是什麼等困惑?如何編寫適合企業自身情況的員工手冊呢?

員工手冊必要內容一般包括：企業概況、企業文化、組織結構、人力資源制度、員工行為規範、崗位職責等。員工手冊的架構體系一般為：一、前言部分，包括1、公司概況(總經理致辭、企業簡介、企業發展歷史、企業願景);2、企業文化(企業精神、企業宗旨、企業理念);3、組織結構(組織結構、職能分配、部門簡介);二、正文部分，包括1、員工日常行為規範(工作準則、行為規範、禮儀規範);2、企業制度(人力資源制度、行政管理制度、財務制度);3、崗位職責(部門職責、關鍵崗位描述、各類工作流程);三、附則部分，包括1、手冊説明(使用説明、保管要求、修改程序);2、手冊效力(制定依據、約束效力、異議處理);3、員工簽收(員工意見、簽收回執)。

員工手冊的主要結構和內容基本上就是上述中的內容，但行業的不同，起主要內容都要根據企業或行業的實際情況而編寫。例如：房地產企業一般應增加地產開發、物業管理及地產銷售知識、要求等;超市類企業一般應增加賣場管理(衞生狀況、商品檢查、賣場環境、促銷管理、服務監督、安全消防)以及現場管理要點(營業前、上午、下午及晚上、營業結束)和防損防盜等要求;酒店賓館類企業一般應增加酒店賓館的規模介紹、特色服務、拾遺管理、保密、小費與禮品、財務、吸煙等規定;食品類生產企業一般包括質量方針、食品衞生要求與知識、職業禁忌等規定。另外，在設計“員工簽收”時，內容一般要包含“我***已收到(編號№****號)員工手冊並認真閲讀過，且已全部理解。本人承諾將嚴格遵守員工手冊中的規定、要求，同時也同意企業有權對手冊進行修改;如修改後的部分經批准且被我知悉後，也將嚴格遵守。否則，願意承擔相應的責任。簽收人***(必須本人親筆簽名)”等內容。

總之，編寫一本完整、合法、適用的員工手冊是人力資源管理工作的一項重要而艱鉅的工作，一個成熟的員工手冊將凝聚着人力資源管理者的辛勞和智慧，必將載入企業發展的史冊。