擬寫案卷題名大綱

案卷題名，即案卷標題，用以概括揭示卷內公文的主要內容與成分的詞組。其作用是：有助於文書部門快速的處理公文；作為公文檢索的重要標識；也是案卷編目和編制各種檢索工具的主要依據。

擬寫案卷題名要求文字簡練，表達準確，基本結構力求完整。其基本結構包括公文的責任者（作者）、內容（問題）、名稱（文種）三部分。必要時，應適當標明公文的時間、地區、通訊者；同時應恰當的使用“公文”、“材料”、“案卷”、“來往文書”等表示文種統稱的名詞。案卷題名基本格式是：

（地區）責任者（通訊者）——（時間）——（地區）內容——名稱

責任者

必須用全稱或規範化簡稱，不得簡稱為“本部”“本局”等；l個或2個責任者應直接列出，2個以上責任者可適當概括，羅列2～3個常用責任者，其後加上“等”字；或者使用統稱；如責任者是領導個人，應標明其職務、機關。責任者一般位於題名的開首。

內容

是卷內文件內容的集中概括，是案卷題名的主體部分。對卷內文件內容的概括要全面、恰當、確切清楚，使人能夠一目瞭然地判斷出卷內文件內容中是否有自己要找的文件。內容結構的表達，往往藉助於“有關”、“關於”、“對”和助詞“的”構成一個偏正詞組“關於（對）……的……”來表述，但不是所有案卷題名都必須用這種結構，應根據內容情況而定。

名稱

文件名稱反映了文件的性質和查考價值，也應在案卷題名中予以揭示。一般案卷題名應標明卷內主要文種2至3個，其後加上“等”字，文件名稱之間可按重要程度排列，併兼顧不同性質的文種。必要時，部分案卷題名的名稱部分可按規定使用“文件”、“材料”、“來往文書”、“案卷”等專用術語 表示，但應注意使用的條件。“文件”適用於會議活動中形成 的一系列文件；“材料”適用於正式文件以外的一些輔助性、 原始性、參考性材料；“來往文書”只適用於機關之間商洽某項工作形成的問文和覆文，這類案卷往往都是按通訊者特徵立卷；“案卷”適用於圍繞某一案件、事件或某人的某方面問題進行調查處理過程中形成的所有文件材料。