新時期辦公室祕書應具備什麼素質

一、既要思維敏捷、頭腦靈活，善於及時準確地領會領導意圖，又要嚴守本份、忠誠老實

祕書人員要很靈敏，對周圍發生的事，必須能夠見微知著，一葉知秋，善於在複雜的環境中把握住事物的本質特徵。這樣才能爭取主動，提高效率。要做到這一點，必須下功夫做有心人。要經常看書學習，思考問題。要多接觸各方面的情況，及時瞭解基層羣眾在想什麼，機關幹部在想什麼，領導同志在想什麼，做到胸中有數，超前思維。但是，思維敏捷必須注意不要聰明過頭，否則便會聰明反被聰明誤。準確領會領導意圖，決不能見風使舵，投領導所好，看眼色行事。祕書人員必須忠誠老實，按事物的本來面貌反映情況和處理問題，不撒謊、不摻假，不能為討好領導而隨便誇大或縮小。一句話：祕書人員目光要敏鋭，工作能力要強，政治上又要忠誠可靠；適應性要強，原則性又不能差。

二、既要忠實地按領導指示辦事，又要敢於在某些問題上提出自己的不同意見

祕書與領導的關係是助手與首長的關係，這決定了處於被領導地位的祕書人員必須聽從領導指揮，忠實地按領導指示行事，把自己的公務活動嚴格限定在領導指定的工作範圍之內，不得自行其是。領導的指示具有嚴肅性和權威性，祕書人員必須不折不扣地忠實執行，要圍繞領導人的活動，積極開展工作，下大力氣幫助領導抓出成效來。祕書要學會從被動中求主動，要善於觀察掌握領導者的性格、作風等個性特徵，便主動配合，形成工作上的默契一致。但是，嚴格按領導指示行事，不等於盲目服從、曲意逢迎。辦公室負有參與決策的職能，在決策過程中，要敢於在某些問題上提出自己的不同意見，敢於反映領導同志尚未意識到的或者認識不盡完善的客觀情況和問題。在工作中要以的路線、方針、政策為行為的準則，一旦遇到領導作出不妥的決定或者明顯失誤時，祕書人員應該出以公心，予以提醒或建議，切不可為博得領導的歡心而迎合屈順，甚至火上加油。在一般情況下，祕書人員既要敢於提出自己的意見，同時也要注意擺正自己的位置，不可固執己見。

三、既要能勤勤懇懇、吃苦耐勞，又要能忍受怨言、經得起委屈和挫折

辦公室工作是非常辛苦的，幾乎沒有節假日，不分上下班，自己能夠自由支配的時間很少，腦神經長處於緊張的備戰狀態。越是危急的時候，如災情發生等等，辦公室同志越緊張。他們擔負的任務很重，常年累月辛勤為工作，兢兢業業，勤勤懇懇，不為名，不為利，從事寂寞事業，甘當無名英雄，"只問耕耘，不問收穫"，這是相當難能可貴的。但是，作為祕書人員，僅僅做到這一點還不夠，還要有忍受怨言，經得起各種誤解、委屈和挫折，胸懷要寬，度量要大，甜酸苦辣都要能裝。因為文祕工作，功勞往往不明顯，問題卻表現得非常突出，而且影響很大，有時還會吃力不討好。祕書人員，要有強烈的革命事業心，要有較高的性修養，要腿勤、手勤、嘴勤、腦勤，尤其要做到腦勤。別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的地方我們要考慮到。要運用自己的智慧提高工作效率，運用自己的智慧調動各方面積極性，把工作做好。在方法上既要學會"搬道岔"，又要學會"彈鋼琴"。"搬道岔"就是分解矛盾，"彈鋼琴"就是綜合協調。

四、既要盡心盡力、細緻周到地做好領導的服務工作，又要注意不給領導幫倒忙

辦公室必須從各方面做好領導的服務工作。要圍繞委、*工作的關鍵環節和中心任務，高效率地處理電文，適時安排有關活動，主動收集、分析、綜合情況，研究帶有普遍性、傾向性的問題，為領導決策和進行管理提供優質服務。要善於行使領導賦予的職權去完成領導交辦的任務，如實施檢查督促、搞好綜合協調等，保證領導指示的貫徹執行。還要把文書收發、登記、打電話、接待來訪、上令下達等事務性工作有條不紊地處理好。但是，對領導服務也要掌握分寸，孔子講"過猶不及"，服務不周到要影響領導工作，做過了頭則會影響領導形象。既要搞好服務，又不給領導幫倒忙，必須遵循以下幾條原則：一是要按規定辦事。辦公室在執行過程中可以結合自己的實際情況予以實施。但是，決不能過分和出格。否則，看上去是為領導着想，實際是給領導幫倒忙。二是要多作請示彙報。遇到規定不明確或自己吃不準的事，應及時向領導彙報，請作定奪，切勿自作主張。不經領導授權，不可私用領導名義辦事或回答問題。三是要做好思想工作。有的羣眾因為切身問題得到了解決，請祕書代向領導表達他們的一點"心意"，對這種情況，要把好關口，多作説服教育，請他們尊重領導、理解領導。四是要嚴格要求自己。祕書人員不掌權，但接近權渠道，如不嚴格要求自己就會損害領導者的形象。

五、既要幹好參與決策、組織協調等重要公務，又要細緻紮實地幹好每一件具體瑣事

從某種意義上講，辦公室是"不管部"，上自領導決策，下到衣食住行，找不到主的難辦事要管，踢皮球的棘手事也要管，政領導管的事要管，政領導不管的事也得管。因此，祕書人員必須文武兼備、粗細結合，大事要幹得了，小事也要能幹。古人説"諸葛一生唯謹慎，呂端大事不糊塗"。我們要取二者之長，做到"大事不糊塗，小事能謹慎"，無論大事小事，確保辦一件成一件。要幹好參與決策這樣的大事，必須努力提高理論、政策水平，增強獨立思考能力、識別是非能力、綜合分析能力。在組織協調方面，辦公室不光要搞好戰略協調、計劃協調、政策協調和事務協調，還要搞好上下左右以及領導成員之間人際關係的協調，這是做好辦公室工作的重要基礎。因此，祕書人員要通過自己的工作消除領導之間可能出現的誤解，打通部門之間的隔閡，搞好上下之間的銜接。在瑣碎的具體小事方面，要以高度負責的態度搞好謄寫校對、打印裝訂，甚至添茶倒水、打掃衞生等工作。這些小事一絲不苟地做好了，可以從一個側面反映祕書人員兢兢業業的嚴謹作風，給人於細微處見精神的好印象。祕書人員不論分工幹什麼都要具備一定的文字表達能力，因為辦公室各方面的工作交往、聯繫都離不開文字材料。對文字祕書的要求則應更高，必須能搞指導性較強、層次較高、份量較重的文字材料，同時還要能搞領導臨時交辦的突擊性材料。

為了適應辦公室工作的特殊要求，所有祕書人員必須按"四性"的標準要求自己：一是堅持真理的原則性；二是從實際出發的靈活性；三是對事物發展的預見性；四是隨機應變處理事務的果斷性。按照這四性的要求，我們在平時的工作中，必須把原則性和靈活性，預見性和果斷性，德和才，文和武，甚至快和慢，粗和細，內和外等等，結合得很緊密，擺佈得很妥當，處理得很貼切。這些是基本素質，也是基本功，是我們祕書人員的努力方向。