公務員會議禮儀

會議，通常是指將特定範圍的人員召集在一起，對某些專門問題進行研究、討論，有時還需作出決定的一種社會活動的形式。在處理日常性行政事務時，各級政府部門往往召開各種會議。不論是召集、組織會議，還是參加會議，為會議服務，基層公務員都有一些基本守則、規矩必須遵守。此類與會議相關的守則、規矩，就包括會議禮儀。會議禮儀的關鍵性內容有會務性工作、會場的排座、會風的端正等三項。一、會務性工作但凡正規的會議，均須進行縝密而細緻的組織工作。具體而言，會議的組織工作，在其進行前、進行時與進行後又各有不同的要求。凡此種種，均可稱為會務工作。負責會務工作的基層公務員，在其具體工作之中，一定要遵守常規，講究禮儀，細緻嚴謹，作好準備。（一）會議之前在會議的種種組織工作中，以會前的組織工作最為關鍵。它在大體上包括以下四個不同的方面。1.會議的籌備。舉行任何會議，皆須先行確定其主題（包括會議名稱）。這是會前有關領導集體已經確定了的。負責籌備會議的工作人員，則應圍繞會議主題，將領導議定的會議的規模、時間、議程等組織落實。通常要組成專門班子，明確分工，責任到人。2.通知的擬發。按常規，舉行正式會議均應提前向與會者下發會議通知。它是指由會議的主辦單位發給所有與會單位或全體與會者的書面文件，同時還包括向有關單位或嘉賓發的邀請函件。基層公務員在這方面主要應做好兩件事。其一，擬好通知。會議通知一般應由標題、主題、會期、出席對象、報到時間、報到地點以及與會要求等七項要點組成。擬寫通知時，應保證其完整而規範。其二，及時送達。下發會議通知，應設法保證其及時送達，不得耽擱延誤。3.文件的起草。會議上所用的各種文件材料，一般應在會前準備妥當。需要認真準備的會議文件，主要有會議的議程、開幕詞、閉幕詞、主題報告、大會決議、典型材料、背景介紹等。有的文件應在與會者報到時就要下發。4.常規性準備。負責會務工作時，往往有必要對一些會議所涉及的具體細節問題，做好充分的準備工作。其一，做好會場的佈置。對於會議舉行的場地要有所選擇，對於會場的桌椅要根據需要作好安排，對於開會時所需的各種音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調、通風設備和多媒體設備等，應提前進行調試檢查。其二，根據會議的規定，與外界搞好溝通。比如向有關新聞部門、公安保衞部門進行通報。其三，會議用品的採辦。有時，一些會議用品，如紙張、本冊、筆具、文件夾、姓名卡、座位籤以及飲料、聲像用具，還需要補充、採購。（二）會議期間負責會議具體工作的基層公務員，一絲不苟地做好下列工作。1.例行服務。會議舉行期間，一般應安排專人在會場內外負責迎送、引導、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外華人和外國人，往往還須進行重點照顧。對於與會者的正當要求，應有求必應。2.會議簽到。為掌握到會人數，嚴肅會議紀律，凡大型會議或重要會議，通常要求與會者在入場時簽名報到。會議簽到的通行方式有三：一是簽名報到，二是交券報到，三是刷卡報到。負責此項工作的人員，應及時向會議的負責人進行通報。3.餐飲安排。舉行較長時間的會議，一般會為與會者安排會間的工作餐。與此同時，還應為與會者提供衞生可口的飲料。會上所提供的飲料，最好便於與會者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續水。那樣做往往既不衞生、安全，又有可能妨礙對方。如果必要，還應為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規定的方便條件。4.現場記錄。凡重要的會議，均應進行現場記錄，其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等。可單用某一種，也可交叉使用。負責手寫筆記會議記錄時，對會議名稱、出席人數、時間地點、發言內容、討論事項、臨時動議、表決選舉等基本內容要力求做到完整、準確、清晰。5.編寫簡報。有些重要會議，往往在會議期間要編寫會議簡報。編寫會議簡報的基本要求是快、準、簡。快，是要求其講究時效；準，是要求其準確無誤；簡，則是要求文字精煉。（三）會議之後會議結束，應做好必要的後續性工作，以便使之有始有終。後續性工作大致包括三項：1.形成文件。這些文件包括會議決議、會議紀要等。一般要求儘快形成，會議一結束就要下發或公佈。2.處理材料。根據工作需要與有關保密制度的規定，在會議結束後應對與其有關的一切圖文、聲像材料進行細緻的收集、整理工作。收集、整理會議的材料時，應遵守規定與慣例，應該彙總的材料，一定要認真彙總；應該存檔的材料，要一律歸檔；應該回收的材料，一定要如數收回；應該銷燬的材料，則一定要仔細銷燬。3.協助返程。大型會議結束後，其主辦單位一般應為外來的與會者提供一切返程的便利。若有必要，應主動為對方聯絡、提供交通工具，或是替對方訂購、確認返程的機票、船票、車票。當團隊與會者或與會的特殊人士離開本地時，還可安排專人為其送行，並幫助其托運行李。二、會場的排座舉行正式會議時，通常應事先排定與會者，尤其是其中重要身份者的具體座次。越是重要的會議，它的座次排定往往就越受到社會各界的關注。對有關會場排座的禮儀規範，基層公務員不但需要有所瞭解，而且必須認真遵守。在實際操辦會議時，由於會議的具體規模多有不同，因此其具體的座次排定便存在一定的差異。（一）小型會議小型會議，一般指參加者較少、規模不大的會議。它的主要特徵，是全體與會者均應排座，不設立專用的主席台。小型會議的排座，目前主要有以下三種具體形式。1.自由擇座。它的基本做法，是不排定固定的具體座次，而由全體與會者完全自由地選擇座位就座。2.面門設座。它一般以面對會議室正門之位為會議主席之座。其他的與會者可在其兩側自左而右地依次就座3.依景設座。所謂依景設座，是指會議主席的具體位置，不必面對會議室正門，而是應當背依會議室之內的主要景緻之所在，如字畫、講台等。其他與會者的排座，則略同於前者。（二）大型會議大型會議，一般是指與會者眾多、規模較大的會議。它的最大特點，是會場上應分設主席台與羣眾席。前者必須認真排座，後者的座次則可排可不排。1.主席台排座。大型會場的主席台，一般應面對會場主入口。在主席台上的就座之人，通常應當與在羣眾席上的就座之人呈面對面之勢。在其每一名成員面前的桌上，均應放置雙向的桌籤。主席台排座，具體又可分作主席團排座、主持人座席、發言者席位等三個不同方面的問題。其一，主席團排座。主席團，在此是指在主席台上正式就座的全體人員。國內目前排定主席團位次的基本規則有三：一是前排高於後排，二是中央高於兩側，三是左側高於右側。具體來講，主席團的排座又有單數三、會風的端正端正會風，基層公務員也應盡到自己的責任。（一）改進會風端正會風，一般應從改進會風做起。1.反對形式主義。開會絕不能搞形式主義，不能將會議的大小、次數的多少等同於自己的政績。要提倡少開會、開小會，不開可有可無的會。2.嚴格控制會議。從根本上來講，應在總體上改進會議形式、提高會議質量的同時，從總量上對會議加以嚴格而具體的控制。標準要清，執行要嚴，檢查要細，處罰要重，重在形成制度。3.禁止鋪張浪費。對於開會講排場、鋪張浪費、假公濟私者，尤其是借開會之機大吃大喝、濫發禮品、公費旅遊者，則應依照黨紀、政紀乃至法律，從嚴查處。（二）提高效率提高會議效率，意即召開會議時，應努力節省時間、人力、物力和財力，併力爭取得較為圓滿的成果。一般認為，提高會議效率的行之有效的辦法有四條：1.集中主題。一次會議，最好選定一個單一而明確的主題。萬一有必要同時安排多項重要內容，也應力求有主有次，主題鮮明。2.改進形式。允許開會的具體形式靈活多樣，重在看其有無收效，能否解決問題。提倡利用電視、電話、廣播、互聯網等現代化媒體舉行會議。3.壓縮內容。應刪除一切可有可無的會議內容。一般性質的內容，可採用書面材料。儘量避免領導人“陪會”。4.限定時間。對於會議的起止時間、休息時間、發言時間、討論時間，應有明確規定，並嚴格執行。力戒拖沓。（三）嚴守會紀出席會議時，每一位基層公務員均應嚴守會議紀律，以“從我做起”來切實端正會風。1.遵守時間。參加會議時，一定要嚴格地、自覺地遵守有關會議時間的具體規定。其一，準時到會，不得無故遲到、缺席。其二，正點開會。規定的開會時間一到，即應準點開會。其三，限時發言。不僅要限定發言人數，還應規定其所用時間的長短。其四，到點散會。規定的會議結束時間一到，如沒有特殊原因，即應宣佈散會。2.維持秩序。在會議舉行期間，基層公務員應自覺地維護會場的正常秩序，確保其順利進行。其一，各就各位。出席正式會議時，應在指定之處就座。未獲許可時，不要自由擇座，爭座搶座；不得東遊西逛，中途退場。其二，保持安靜。會場的安靜，是會議順利進行的基本條件。除正常的鼓掌發言外，嚴禁出現任何噪音。其三，遵守規定。對有關禁止錄音、錄像、拍照、吸煙以及使用移動電話等會議的具體規定，應認真予以遵守。3.專心聽講。參加會議時，基層公務員應認真而專注地聽取一切發言。其一，一心一意。當他人發言時，不允許心不在焉，更不得公然忙於他事。其二，支持他人。當自己聽取他人發言時，除適當地進行筆記外，應注視對方，並在必要時以點頭、微笑或掌聲表達對對方的支持之意。