國際會議禮儀

國際會議是大型的國際交流場合。當代世界的國際會議有為討論和解決國際問題為目的而召開的,也有為對某個專業學術問題進行探討和交流而召開的,也有為某個專業學術問題進行探討和交流而召開的,前者簡稱為國際會議,後者通稱為國際學術會議。

國際會議

國際會議可以説是一種臨時性議事組織。從會議類型看,它可分為雙邊會議和單邊會議,單一議題會議和多種議題會議,專題會議和定期會議,有常設祕書處的會議和無常設祕書處的會議。從與會級別看,可分為國家元首和政府首腦會議,部長會議,專家會議和一般代表會議。從與會者所屬地區看可分為世界性國際會議和區域性國際會議。從會議的目的來看,可分為作討論問題的講壇的會議,對政府和國際組織作出具有約束力的決議或不具有約束力的建議的會議,談判起草條約或國際文件的會議,認定對國際計劃的自願捐助會議等等。無論哪種會議,一般説來,平等原則是組織國際會議的最基本的原則,每個參加會議的國家,無論國家大小,都享有同等的代表與投票權。國際會議的召開時間、地點和議程等,由會議的召開國和被邀請參加國共同協商解決。會議進行時,或者由專門指定的一位主席或數位主席主持,或者由各代表團團長輪流主持。國際會議的籌備和召開都有嚴格的程序和規定。

國際學術會議

國際學術會議,顧名思義就是以學術交流為宗旨的,在當今新科技革命的時代,知識以驚人的速度發展更新着,自然科學和社會科學若離開了國際交流的大環境,便隨時有落後和被淘汰的危險。國際學術會議的種類很多,涉及教育、醫療衞生、科學技術、文化藝術、經濟貿易等各個方面。參加國際學術會議的人員通過發表論文、專題討論和演講,互相交流和磋商學術見解,推動有關學科和專業領域的發展。國際學術會議通常規定以英語作為會議語言,從名稱上看,可分為以下幾類:

meeting這是會議的總稱,其規模可大可小,與會人數可多可少。

coference這是正式會議的名稱,通常指專業性、學術性、專題性會議。

symposium指專題性學術研討會,會議議題和討論內容都比較窄,如“中國問題國際研討會”(internationalsymposiumonchina)。

oongress這是代表會議的名稱,出席者是有代表性和羣眾性的。

convention指大型集會,如專業學術團體的專業會議及年會等。

workshop泛指研討會、講習班、實習班。

forum指演講、論壇、討論會。

seminar專題研討會或講座,它通常組織有關專家對某個問題作專題或系列演講。

學術會議舉行期間,通常還包括全體大會、分組會議等正式會議內容和信息交流會、工作午餐會、展談會、新聞發佈等非正式會議內容。這些不同的會議形式,對禮儀有不同的要求。

國際會議禮儀

任何國際會議的接待都很講究規格與禮儀。

對出席會議的代表,不論是個人還是團體,東道主均應事先確定接待規格,按照國際慣例,派遣同來賓身份相當的人士前往機場或車站迎接。通常迎接人員應陪來賓一同前往下榻處或辦理報到手續。客人抵達後,也應抽空先同東道主方面的代表相互見面和介紹。

良好的國際會議組織工作表現在會議代表到達後,能很快地得到有關會議的文件、論文、報告與會議日程安排的時間表。對於在會議上安排發言的代表,應事先有明確的通知。

會議的主會場應掛會議的標記,如會徽或其他文字標記,有些在中國舉行的國際會議,主辦者在張掛會議橫額時,只有中文文字,卻沒有英文或其他有關國家的文字,這是對與會外國來賓的失禮。

在國際會議上,除會場懸掛與會國國旗外,各國政府代表團團長也按會議組織有關規定,在一些場所或車輛上懸掛本國國旗,但國際學術會議無掛國旗的要求。

國際學術會議等大規模會議的開幕典禮和閉幕典禮,往往具有十分重大的國際意義。雖然依國情而會有所差異,但大體上、主辦國的政府官員、王室貴族、主辦地的首長、市長等知名人士都會以來賓身份到場,而會議主辦機構的會長、名譽會長、前任會長、下任會長及其他要員等也都會到場,這時候會場應設主席台。主席台的座位排列應是,主要貴賓坐在居中位置,以下人員按照地位或職務高低順序左右交叉依次排列。主席台一般應擺放用英文書寫的名籤,到會要人按名籤標示就位。但是,按照國際慣例,在平時舉行的國際學術會議上,無論是全體

會議還是小組會議,主席台上通常只有會議主持人及報告人和評論人就座。

大型國際學術會議沒有嚴格的會議紀律,又由於會議期間往往有很多個分會場同時舉行報告和討論,與會者有自由選擇會場的權利,但與會者只要進入會場,就應在聽報告時,對報告人和會議主持人表示尊重,過分的交頭接耳、打瞌睡、看其他東西、甚至大聲喧譁,都是不禮貌的。報告完了,應報以熱烈掌聲,這實際上對報告人的一種回報。

參加小型國際學術會議或雙邊學術會議,由於與會者人數通常不多,且與會者之間多數都相互認識或留有印象,所以與會者應按時到會場,不要漫不經心的樣子,經常在會場進進出出,是失禮的。

國際會議常在會議休息期間,在會場外的休息廳內設有一排桌子,擺放茶具和飲料、點心等食品,供與會者自由取用,同時有接待人員在場服務。這時,與會者可大大方方地選用。一手託着茶盤,一手拿着點心,大家站着,邊吃邊聊,在這種場合是很正常的。

有時候,根據會議的需要而舉行圓桌會議。相傳在五世紀的時候,英國國王阿瑟和他帶領的騎士在舉行會議時,不分上下席位,圍着圓桌就座,這樣就形成了圓桌會議的稱呼。由於圓桌會議不分上下尊卑,可以避免席次的爭議,所以含有與會者一律平等和協議的意思。現在圓桌會議也是一種常見的國際會議形式。