酒店會議接待方案

酒店會議接待方案篇一

一、銷售部接待程序:

銷售部在獲取客户在賓館舉辦會議的信息後，應着手做以下工作:

1、及時與會務方負責人進行聯絡

(1)清楚瞭解會議性質(屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等)及內容(包括:時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

(2)若屬大型、重要的會議接待，在和客户商定有關接待細節後，應及時向部門主管領導彙報情況，由部門主管領導召開協調會議，統籌整個會議的接待工作。

2、落實會議場地和房間數量

在會議洽談協商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節，做好記錄，尤其應儘快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客户要求提供後，應向餐飲部、房務部發出預留場地及房間的通知書。

3、商談價格

當確認場地及客房的安排沒有問題後，應根據實際情況給客户提供清晰的價格。如該活動涉及多項內容，應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。

價格政策是相對固定的，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。

4、簽訂會議協議，收取會議押金

當會務方已確認所有會議細節後，雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議，並依照協議收取相應的會議押金;

5、下發會議接待通知單

簽訂好會議協議後，根據雙方協商的具體內容和有關細節，填寫會議接待通知單，經核對無誤，下發至各部門,並保存該次會議的檔案;

6、會議接待

發出會議接待通知單後，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯繫，協調會場的佈置，跟蹤會議進程;

7、會議結賬

會議結束，若客户消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協助;

8、會議送別

恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受;同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情;

9、會議結束

會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，並將客户意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發表。

二、房務部接待程序:

房務部接到銷售部所下發的會議接待通知單後，應做到:

1、會議接待的前期工作

(1)熟悉、瞭解會議接待通知單的內容;

(2)瞭解結算方式，收費項目、聯繫人和費用簽單人;

(3)落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間，瞭解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加牀;

(4)落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等;

(5)落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達;

(6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發等。

2、會議排房

按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處於狀態的房間。

3、會議空房

確認會議定房，落實好具體房間後，將預定內容輸入電腦並確定房號。

4、會議嘉賓入住

(1)在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準備工作;

(2)會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發一覽表;對於重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處於正常狀態;

(3)當會議賓客抵店後，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續，並由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯繫。

5、會議嘉賓離店

(1)禮賓官接待信息，應及時協助客人收送行李;

(2)前台收銀處快速結賬;

(3)協助客人安排好車輛。

6、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。

三、餐飲部接待程序

餐飲部接到由市場銷售部下發的會議接待通知單後，應做到:

1、會議接待前期工作

(1)做好記錄，根據會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數、形式、接待標準及有關特殊要求並將接待信息逐級傳遞;

(2)根據會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天佈置會場;

(3)由宴會主管按賓館服務標準和客户要求檢察會前準備情況(會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態、會場的佈置質量、服務人員的精神面貌等)，發現問題立即整改，力求沒有疏漏;

(4)提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯絡人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，併為會議客人預留用餐場所。

2、會議接待中

(1)安排優秀禮儀人員，在會議召開前40分鐘到場，引領參會嘉賓;

(2)跟進會議服務及協助客人處理會間特殊事項;

(3)協助銷售部會議聯絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結賬。

3、會議結束

(1)宴會服務人員跟進會議結帳工作;

(2)幫助會議客人整理會議遺留物品。

4、會議用餐及送別

(1)引領會議客人用餐，並提供優質服務;

(2)做好餐飲帳務的結賬工作。

5、送別

(1)恭送會議客人，為賓客留下美好感受;

(2)客人離店後，若遺留下貴重物品，應儘快聯繫交換客人。

6、整理會議客户資料，總結會議接待得失。

四、其他相關部門請參照銷售部所下發會議接待通知單，做好相應接待工作。

酒店會議接待方案篇二

(一)會前工作:

1、與會議主辦方洽談。

2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

3、邀請會議主辦方實地考察會議舉辦場所。

4、與會議主辦方確認會議接待方案。

5、與會議主辦方簽訂會議接待合同，順便要定金。

6、準備會議資料。(含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文祕服務。)

(二)跟進工作:

1、機場、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。

2、會議酒店現場:會議祕書分發會議資料，來客接待。

3、會議祕書協助會場佈置及會場的會務服務。

4、會議祕書在會議接待(報到)處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。

5、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

6、提前確認會議代表(客户)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。

7、確認旅遊公司為該會議提供的旅遊考察的吃、住、行、遊、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導遊等安排)。

8、確認並保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

9、確認特殊客人(如偉大的領導少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。

10、協調會議期間的交通工具的安排。

11、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委託代辦服務。

(三)會後工作:

1、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

2、會議資料、領導講話稿、新聞報道資料的彙總結書工作及印刷代表通訊錄。

3、與會議主辦者的費用結算工作。

4、歡送代表工作。

(四)會議的籌備工作:

1、根據會議規模，確定接待規格。設定待規格。

2、發放會議通知和會議日程。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯繫方式等內容。通知後面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對於外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了與會者問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們瞭解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。

3、會場的佈置。

會場的佈置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕鬆盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，會議桌上可懸掛或擺放國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗乾淨，擺放美觀、統一。坐席的配置要和會議的風格和氣氛統一，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法:圓桌型，如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種佈置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利於互相交換意見。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做，來賓的領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。因為為尊者享有優先知情權。教室型，這是採用得最多的一種形式，它適用於以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席台與聽眾席相對而坐。主席台的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為尊位。

(五)會議的接待禮儀:

一是會前檢查。這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

二是提前進入接待崗位。接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、並進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位。

1、簽到。設一張簽字台，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字台北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脱下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁後再遞上。簽到本應精緻些，以便保存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者彙報到會人數。

2、引座。簽到後。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席台就座。

3、接待。與會者坐下後，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供儘可能周到的服務。

(六)會議的服務禮儀:

1、所有員工統一外着公司西服套裝工作服，男士內穿藍色襯衣工作服，女士內穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無污漬，釦子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，並做到不挽袖口和褲腳。佩戴工號牌。2、接待時注意力集中，展現良好的精神狀態，無疲勞狀、憂鬱狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節奏適宜。3、避免在客户面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側面迴避。與領導、客人交談時，要神態專注，表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。4、會議進行中的服務儘量要做到穩重、大方。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地儘快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。5、服務會議應緊湊，不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。6、要做好會後服務的準備。會議進行之中，就應為會後服務做好準備。如，會後要照相，就應提前將場地、椅子等佈置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會後的用車也應在會議結束前妥善安排。

(七)會後服務:

會議結束後，全部接待人員應分工明確地做好善後處理工作。

1、組織活動會議結束後，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統一指揮和協調，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。

2、送別根據情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。

3、清理會議文件回收有關文件資料，整理會議紀要，會議總結。