辦公室文件的歸檔管理研究論文

通常來説，對於辦公室文件的歸檔是指各個部門的辦公室的工作人員對於本機關的有保存價值的文件，進行整理以及歸檔處理。 詳細內容請看下文辦公室文件的歸檔管理研究。

所以説，能夠正確的理解並且把握新時代的文件歸檔工作，對於建立比較完善的文件歸檔管理工作的管理機制具有非常重要的作用。

(一)制定文件管理制度

進行文件管理工作，通常會有這兩點，即文件管理人員以及辦公室的領導。文件管理人員主要負責進行文件材料的分類整理，使得文件井井有條。而辦公室的領導是能夠從大局上對部門的文件進行處理，比如説對於管理的制度等方而。

(二)運行文件的管理

文件運行是使得文件材料能夠發揮其作用的重要的途徑。進行文件運行有很多種形式方法，並且這些形式還是具有一定的階段性的。所以説，對於不同階段的文件材料使用不同的管理，這樣可以使得文件歸檔工作更加的完美，並且對於文件的價值的實現有極其重要的作用。

(三)暫存文件的管理

文件運行不是一直進行下去的，而是有一定的時限性的，當文件實現了自身的作用後，就基本上進入了一種暫存的狀態。暫存階段的文件是已經實現自身的作用或者運行告一段落的文件，但這並不是説不會再使用它了，有的正好是相反的，有的文件反而有更高的使用頻率。為了使得暫存的文件能夠非常方便的被查找使用，所以一定要對文件進行科學放置。

(四)銷燬文件的管理

當文件材料進行辦結之後，要對其進行分類。根據文件以後的價值，分為有保存價值的和沒有保存價值的這兩種。對於這兩種類型的文件，有保存價值的繼續保存，但是沒有價值的就不用繼續保存了，而是應該被銷燬。

文件的日常管理辦法

想要使得文件平時的查找還有使用非常方便，就一定要做科學、規範的對文件進行管理。

(一)跟蹤管理法

為了在工作的時候，能夠方便快捷的找到文件，要做到能夠熟練清楚的知道所有文件的動向。所以説一定要對文件進行登記。在進行登記的時候，可以使得專門的賬簿，也可以採用實記實銷的辦法。這種方法是對文件在使用的過程所有的落腳點的及時記錄。這樣可以為工作人員帶來很大的便利，能夠更加準確的找到需要的文件。

文件跟蹤單是使用的卡片的形式，並且把同一類型的文件還有跟蹤單放在一起，當文件被銷燬的時候，跟蹤單也同時被銷燬。

(二)定位管理法

把已經被查閲的文件在被送回之後要根據以前已經定好的位置放置起來，這就是定位管理。通常採用的辦法有：根據文件的大小制定合適厚度的盛放文件的盒子，並且在盒子上而進行分類標記上名稱，對於櫃子中文件的使用期進行分類，比如説上半年和下半年等，然後再把櫃子進行分層，之後按照文件盒子上的名稱排次序，把相應的文件盒放置在適當的位置。

(三)卡片管理法

為了能夠更加方便的進行查找，對於文件的管理可以使用編制卡片的方法。即文件卡片，通過卡片的方式把文件的內容與成分進行展示。這也是目前的一種非常常見的文件查找的方法。