關於企業祕書資料整理工作的調查

摘要：資料管理是信息工作的一個環節，做好資料管理工作不僅是權利，也是義務，是企業自身發展的客觀需要，加強企業資料管理工作，是企業強化基礎管理、提高市場競爭力、維護自身權益的客觀要求。從企業工作和長遠發展的客觀需要出發，要把資料管理作為生產、經營、管理的重要資源和必不可少的條件切實加強管理，資料管理不是包袱，是財富，是企業文化的重要部分，是企業成功的金橋。它在企業中發揮了舉足輕重的作用，直接影響了企業的經營和發展。

目的：調查文祕的基本工作情況瞭解一些文祕人員的情況和對辦公室文祕工作的認識，瞭解祕書人員的主要工作以及其中存在的問題。

時間：XX.3.8~XX.5.1

地點：創新電子有限公司

一、調查的基本情況

祕書是指專門從事辦公室程序性工作，協助領導處理政及日常事務併為領導決策及其實施服務的人員。其職能有：調研、諮詢、溝通和處理。祕書的日常工作都是圍繞辦公室來做的。祕書就職的辦公室是一個單位的行政指揮中心，是一個單位的窗口，是集文字、信息、辦公用品管理等工作的綜合科室，事情瑣碎而繁雜，擔負着參與政務、管理事務、綜合服務的任務。

該公司的文祕人員工作比較繁瑣，所做的工作也比較多。日常工作中該單位文祕工作人員所要做下面幾項主要工作：

1、 接打電話

一般分為兩種情況一是各個公司的商品報價還讓合作意向，有用的向領導彙報，無用的記在記事本上即可，作為備用，以防萬一。二是客户打電話詢問一些合作細節問題，然後記下報給領導，再給客户回電話。接聽電話要做好做留言記錄、訊息處理。例如：處理客户投訴

2、 收發郵件

收發的也就是各個公司的商品報價主要通過傳真或郵箱收發。收發內容;商品報價以及商品信息資料。

3、月底盤點

月底盤點祕書要做的就是把店內的所有機型和報價登記下來，核對每個月的銷售業績。核對正確無誤之後，再輸入電腦裏留作備份，以供日後便於查找。盤點內容：各個機型報價以及商品信息。

4、做標書

平時也就是做一些簡單的文件整理，日常的文件不是特別的多，但是在接到標書之後就會比較忙，需要整理的很多，要給客户做標書，商品名稱及價格，以及競標資料的準備，做完之後要檢查格式錯別字，要注意文書的細節問題，價格是最主要的不能出錯。

5、資料整理

該公司祕書人員主要整理的文件主要有進銷存貨單據的登記、客户檔案、促銷員銷售報表、會議資料、員工人事檔案材料、各類培訓資料、考勤資料、獎懲資料、統計每月考勤、人事異動資料等。日常工作就是對這些文件標明日期，按月份分類。整理完之後必須再把文件做成電子檔案，備份在電腦裏保存起來。整理好的文件放到文件夾裏保存在檔案櫃裏。

還有就是電子檔案整理：主要是每個月的月底盤點，客户資料和商品信息等。然後對整理好的文件進行信息備份的。

通過調查，我發現在上述諸項工作中，該公司的祕書人員大部分做的還是不錯的，最主要的問題是在資料管理工作中。

我們知道，資料管理是信息工作的一個環節，做好資料管理工作不僅是權利，也是義務，是企業自身發展的客觀需要，加強企業資料管理工作，是企業強化基礎管理、提高市場競爭力、維護自身權益的客觀要求。從企業工作和長遠發展的客觀需要出發，要把資料管理作為生產、經營、管理的重要資源和必不可少的條件切實加強管理，資料管理不是包袱，是財富，是企業文化的重要部分，是企業成功的金橋。資料管理在企業中發揮了舉足輕重的作用，它直接影響了企業的經營和發展。

既然資料管理工作對企業的意義如此巨大，那麼企業的祕書人員一定得認真做好資料管理工作。

我所調查的公司祕書人員雖然也在盡力做好資料整理工作，但還存在很多問題。

二、該公司在資料整理這方面做的很不到位，主要表現在下面幾個方面

1、資料分類不科學，排列混亂

公司文件和資料也只是簡單的按照日期來分類，標記其時間日期來整理，這樣太不系統，查找起來不方便。例如：公司的資料特別多，所有的資料都是混在一起按日期來分類的，在找銷售報表時，就會浪費很多時間和精力。

2、保密性做的不到位

在公司的文件資料中，公司內部信息、客户資料、文件、人事、檔案、客户資料、商品信息這些都是很重要的資料，應該是嚴格保管的。而目前公司的祕書人員在處理這些資料時，根本就不注意保密，而且大部分都堆放在桌子上，並沒有鎖在抽屜或櫃子裏，電子檔案裏面的重要文件沒有做備份，而且也沒有設置密碼，隨便什麼人都可以打開查閲。

3、不按照要求進行歸檔

祕書人員在資料整理之後，只是簡單的放到了文件夾裏，然後隨意放進檔案櫃，沒有進行科學的編目、排列，沒有及時將處理完畢的文件歸檔，糾正文件歸錯類別的現象，導致有重份文件以及沒有保存價值文件材料也進行了歸檔。更沒有按照檔案管理的要求對進行處理。這樣做就使文件還是和沒有整理是一樣的。

三、對策及建議

針對該公司資料管理工作中的問題，我認為應該下面幾個方面着手解決。

（一）進行科學的分類：

針對該公司資料類型多樣，內容涉及廣泛的特點，我認為要做好資料的整理工作，可以採用年度——部門——問題分類法進行分類。例如：

XX年 人事部 員工人事檔案材料、人事異動資料

財務部 財務報表

祕書部 會議資料、各類培訓資料、考勤資料、獎懲資料

銷售部 進銷存貨單據、銷售員銷售報表

這種方法是指先保管期限分類，然後在每個保管期限下面按年度分類，再在年度下面按問題分類。因為該公司資料比較多，採用這種能夠很好地把該公司的文件分類分好。

（二）、做好資料的保密

1. 做好書面信息的安全保密工作

接收任何保密文件、資料對我那個都要簽收並登記；機密信息和文件應鎖入抽屜或櫃子；不再需要保密的文件要粉碎或用其他方法銷燬，所有的保密信息資料應歸類在專用文件夾中，並清楚標明“機密”，保存在帶鎖的櫃子裏。

2. 做好電子信息的安全保密工作

計算機必須經常查毒、殺毒，為了安全，不要安裝借來的程序；重要的文件要做備份，並儲存在安全、加鎖的地方，但要記住磁盤不能保存在過熱和過冷的地方；應設定密碼來保護計算機，並定期更換。

（三）、按照要求及時歸檔

要注意平時的歸檔整理，及時的收集已經處理完畢的文書材料，平時歸檔積累是文件歸檔整理的前期工作之一。做好文件材料的平時歸檔積累工作，對保證歸檔文件的完事齊全、平時查閲利用和年終整理歸檔工作順利進行，都具有重要的意義。

（四）、合理地整理資料

將資料先按外來資料和內部資料分好，再按部門，內容，時間分別進行分類，同時做好檔案目錄歸檔，要查看時既方便又快捷，便於公司領導查看。公司文件、文檔材料眾多，一時不能看完理清，首先劃分出文檔類型，同一類別規放一起，（如公司內部信息外部信息、人事、客户資料、商品信息、檔案、財務等等）還要掌握時間規屬，長期的還是短期的；其次是填寫好各項檔案記錄（如歸檔時間，歸檔人，歸檔部門，查閲人，歸還時間及領導簽字）；最後如想加強管理的話，最好是採用電子管理，將所有的文檔信息通過輸入計算機裏，可自編簡易程序管理，以方便公司查找。

四、總結

此次調查主要是調查文祕工作的情況，在調查中我發現該單位的祕書工作的還是比較到位的，唯一不足的也就是資料整理方面有所缺陷，需要在這方面加強，同時也讓我對文祕工作及其工作性質有了更為明確的認識。通過調查讓我更看到了文祕工作地重要性，文祕人員身兼多職，往往集文祕工作、財務、統計、人事、檔案管理等多種工作於一身，除了必須具備的文祕專業知識和能力之外，還要掌握其他非文祕專業的基礎知識。不僅要具備辦文辦事、熟悉掌握現代辦公設備的能力，還要有熟悉駕馭語言的能力和較強的社會活動能力。所以説我們必須要多多學習科學文化知識，全面提高個人素質。

參考文獻： 趙映誠.《文書工作於檔案管理》.北京：高等教育出版社，XX

張麗琍.《商務祕書實務》.北京：中國勞動社會保障出版社，XX

調查人員：慄偉娟