收文發文登記及印章管理規定

一、收文處理程式

1、收文的簽收，交換。某局隨時進行，區里根據區委，區政府規定的交換時間進行。

2、拆封。拆封要注意保密和保持檔案完好，由辦公室主任或副主任拆封。檔案拆封應在辦公室內進行。

3、登記。收文是否需要登記，要視具體情況而定，需要登記的公文有：機要檔案，上級指導性檔案和承辦文件，下級請示性檔案(本資料權屬祕，檢視更多精彩文章請登入原創網站*)等；可不登記的檔案材料有：各種公開的出版物、私人信件、簡報等。文祕登記檔案後填寫收文審批單，報辦公室主任提出擬辦意見後，報局長閱批。

4、分發。檔案收發人員，接到領導批辦的檔案後，要迅速送達承辦科室，送前要按規定進行登記。

二、發文處理程式

1、核稿。以分局名義發出的公文，由指定人員進行核稿。

2、送審。核對後的公文稿，要送有關領導審查。

3、簽發。發出的公文，由局長簽發。

4、編號和登記。檔案管理人員對所發的檔案要分類編號。

5、列印、核對無誤後，加蓋公章，交有關人員封裝後傳送。

三、印章管理

1、分局內所有公章由專人保管，嚴格把關，按規定使用。

2、使用公章須經局長批准。

3、外出辦事或證明身份的介紹信用章，經分局保管公章人員同意，方可使用。

4、凡須使用公章的檔案、公文、函件等都必須將底稿連同正式檔案（一份）交辦公室文書存檔，以便備查。

此規定從二oo五年一月十日起試行。