檔案三合一制度模板（通用3篇）

檔案三合一制度模板 篇1

一、目的

為了確保公司檔案的完整及安全，增強公司檔案的實用性和有效性，便於科學管理與開發利用，特制定本管理制度。

二、適用範圍

適用於公司檔案資料的管理。

三、管理職能

（一）公司辦公室負責公司檔案管理工作，設定專門的檔案室，負責檔案的收集、整理、保管、補充、開發、利用、銷燬等各項工作。

（二）檔案管理員負責檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責如下：

1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；

2、定期清理，主動按時收回各部門使用完畢的應存檔資料，補齊缺失的檔案資料；

3、對收到的檔案資料按規則整理、分類、立卷，分類規範存放；

4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護工作；

5、建立檔案檢索索引；

6、按規定辦理檔案資料借閱和收回手續，並做好登記，保證檔案資料安全無損；

7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；

8、建立和維護電腦檔案管理系統，實行數字化管理；

9、遵守保密制度。

（三）各部門管理職責

1、按本制度規定保管好本部門暫時儲存的檔案資料；

2、及時將本部門經辦或接收的應存檔資料交檔案室存檔；

3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得洩露、遺失和損壞。

四、資料歸檔管理

（一）歸檔資料範圍

1、各級政府和職能管理部門下發的各種檔案、通知、會議紀要、批覆、認定、政策法規資訊、標準、信函、法律文書、公示資訊等資料；

2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、彙報、說明、申訴、申報等資料；

3、公司與其他單位互相傳送的聯絡函、告知函、介紹信、委託書、宣傳資料、單位資訊、證件、證明、回覆等往來資料；

4、公司內部形成的各種檔案、通知、會議資料、決議、決定、意見、規劃、計劃、方案、報告、總結、簡訊等；

5、公司制訂的各類管理制度、規定、辦法、作業指導書、操作規程、安全規程、責任制、責任書、經濟或管理協議、標準手冊等內部管理資料；

6、公司對外簽訂的各種合同、協議、意向書等資料；

7、公司產品立項、設計、開發、工藝技術、產品說明、包裝、建設、評審、驗收等專案資料；

8、公司各類裝置在設計、製作、安裝、除錯、技術改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等裝置資料；

9、公司各類基建工程勘探設計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料；

10、生產、經營環節中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料；

11、各類財務憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統計結算、投融資、資本股權等資料；

12、人員招聘、培訓、調動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案；

13、公司取得的各種證書、證件、獎牌；

14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻、圖書等資料以及參加外部會議或培訓取得的相關資料；

15、公司文化、產品對外宣傳推廣資料以及產品標籤、標記、說明書等資料；

16、公司組織開展各類活動形成的相關資料；

17、記錄有公司相關資訊的圖片、照片、光碟、磁帶、電子儲存裝置等資料；

18、其他具有儲存價值的資料。

（二）歸檔資料收集

1、結合公司具體情況，財務檔案由財務部管理，超過十年的可轉入檔案室；

人事檔案由人事管理部門管理；

生產管理類、經營管理類檔案，在部門日常工作中產生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理；

其他資料一律交由檔案室統一管理，各部門應主動上交。

2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發生的資料,如屬於立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集後及時交檔案室；

如資料還鬚髮出後由對方完善相關手續(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,並於事後督促經辦人完善後存檔。

3、各部門形成或接收的應存檔資料,由部門負責人(或各線副總)負責督促存檔；

4、公司有償取得的資料，在報賬時由檔案管理人員在報賬單據上籤“資料已存檔”字樣，方可報銷。部門如需使用，可從檔案室借出或影印。

5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費前須交檔案室存檔，否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。

6、在檔案資料歸檔期，公司內部使用的各類應存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應積極配合和支援。

（三）資料歸檔要求

1、歸檔的檔案資料必須齊全、完整、準確，符合形成規律，保持檔案之間的有機聯絡，便於查詢利用。

2、歸檔的檔案資料應為原件，因故無原件的，可用具有憑證作用的替代資料或影印件歸檔，檔案資料歸檔後不得更改。

3、非紙質檔案資料應與其文字說明一併歸檔；

具有永久長期儲存價值的電子檔案，必須形成一份紙質檔案歸檔。

4、歸檔的檔案資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的檔案材料應保持其一致性。

（四）歸檔時間

1、除公司訂閱的報刊、雜誌、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。

2、報表、臺賬、記錄等按年形成的檔案資料，於次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。

3、報刊於次月初從各部門收回歸檔；

雜誌、圖書資料於次年二月收回存檔。

4、工程專案建設資料在竣工驗收後三個月內歸檔。

（五）歸檔移交

1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應檢查本部門歸檔檔案資料的齊全、完整與準確情況，整理完畢並編制移交清冊，由部門或專案負責人簽字核准後向檔案部門移交。重要專案的檔案資料移交時應編寫歸檔說明。

2、檔案管理部門接收時應全面檢查歸檔檔案資料的質量。

3、交接雙方應認真核對移交清冊，並履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。

檔案三合一制度模板 篇2

1、認真學習馬列主義、毛澤東思想和專業知識，貫徹執行《檔案法》及《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作的'各項規章制度。

2、負責本單位檔案資料的收集、徵集、分類、鑑定、整理、組卷、歸檔、編目、排列、上架、保管、借閱、銷燬等工作。檔案質量和工作質量符合“規範”要求。

3、負責本單位各職能部門，下屬單位檔案工作監督指導，業務培訓工作。

4、參加本單位基本建設專案工作的鑑定、驗收工作的簽字、蓋章。

5、負責檔案庫房各項管理制度的落實。

6、每年按計劃要求擬定兩種以上編研材料，記錄單位大事記、總結檔案利用效果，積極提供利用檔案、資料，為領導決策及各項工作提供優質服務。

檔案三合一制度模板 篇3

1、目的

為規範本公司檔案分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的檔案管理工作。

2、職責

2.1總經理負責公司所有對外發文審批。

2.2管理中心經理負責管理中心檔案的審批。物業部負責管理中心檔案的列印及文號的管理工作。

2.3部門主管負責本部門檔案的擬製與稽核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的檔案移交行政人事部。

2.4行政人事部負責公司檔案格式、文號及資料的稽核，用印管理、歸檔管理工作。

3、檔案種類

3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；

3.2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定；

3.3平行文:信函，會議紀要。

4、檔案格式

4.1發文統一使用以上檔案類別之一。

4.2祕密等級和緊急程度，用來確定檔案傳送方式及辦理速度，統一在檔案的左上角位置加註。

4.3收文單位。是指用來處理或答覆檔案中有關問題和有關事項的單位。

4.4正文。是檔案的主體部分。檔案制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；

5、文號

5.1根據檔案類別、發文日期、發文單位及發文順序對檔案進行統一編號；具體文號編制規則見附件。

5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；

5.3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。

6、用印

6.1用印是發文單位對檔案負責的標誌，是檔案合法生效的標誌，對外發文或內部重要檔案都應加蓋印章。

6.2檔案列印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；

6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

7、檔案管理

7.1包括撰寫、稽核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:

7.2正規檔案應儘量列印，並由擬文人仔細校對稽核。

7.3簽發。簽發人對簽發的檔案負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的`，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

7.4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要檔案還須加蓋騎縫印。

7.5發放。由發文部門填寫《檔案發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的檔案，還要填寫《檔案處理單》，夾在檔案前面，一併送有關人員或部門辦理。

7.6收文。檔案管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的檔案登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、檔案編號、發文日期、份數、處理情景、備註等。

7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。

7.8儲存。檔案辦理完畢後，由最終處理部門人員進行保管。

7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的檔案匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。