綜合檔案室管理制度
- 規章制度
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綜合檔案室管理制度
一、嚴格執行檔案收集、整理、鑑定、保管、統計利用與銷燬等有關制度和規定,確保其完整、系統和安全。
二、檔案按檔號排放,檔案櫥櫃編順序號,庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。
三、借出的檔案須按時歸還,利用後的檔案應隨即上架放歸原處。
四、不得竊取、出賣和塗改檔案,違者追究法律責任。
五、做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防黴等工作。
六、做好庫房溫溼度的監控與登記工作。
七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點,發現問題及時處理。
綜合樓保密工作制度
一、簽訂保密協議,做好保密工作。
二、經常對工作人員進行保密教育。增強保密意識,提高保密觀念,嚴防丟失洩密事件發生。
三、在保證利用的前提下,強化保密意識,嚴格控制閱檔範圍,嚴禁擅自翻閱、抄錄、塗改及影印祕密檔案資料。
四、發現丟失洩密情況後,立即向有關領導報告,並積極配合有關部門查處。
綜合樓檔案利用制度
一、凡查閱本校涉密檔案,須經校主要領導或辦公室主任簽字批准。
二、嚴格履行借閱手續,並將利用結果及時向檔案室反饋。
三、查閱利用檔案,必須在閱檔室內,不得帶出室外,不得轉借他人傳閱,隨意摘錄和複製。
四、摘錄或複製檔案材料需經檔案室工作人員同意,摘抄時必須保持檔案內容的準確性,不準任意篡改。
五、要愛護檔案,確保檔案的完整與安全,不準摺疊、勾劃、塗改、抽、撕、拆卷,不準在閱卷時吸菸、喝水。
六、利用完畢,將檔案及複製件交工作人員檢查、審閱。
綜合樓檔案室人員崗位職責
一、積極宣傳黨和國家關於檔案管理的法規、條例。
二、遵守各項檔案業務規章制度。
三、維護檔案的完整、系統和安全,定期檢查檔案保管情況,改進檔案保護技術,嚴守國家機密。
四、積極開展諮詢服務;熱情接待檔案利用者,迅速、準確提供所需檔案和資料。
五、深入基層,開展對兼職檔案員的業務培訓和指導工作。
綜合樓檔案鑑定制度
一、根據檔案保管期限規定,及時對保管期滿的檔案進行鑑定、銷燬。
二、鑑定檔案必須採用直接審閱檔案原件的方法,嚴禁只看案卷標題的間接鑑定方法。
三、經鑑定,對已經失去儲存價值,需要銷燬的檔案要編造銷燬清冊,經有關領導審批,方可銷燬。
四、銷燬檔案時,必須有兩人以上監銷,監銷者要在檔案銷燬清冊上簽字,註明銷燬的方式和日期。
五、嚴格遵照保密工作守則。對於大量銷燬的檔案,要送造紙廠當場化為紙漿,嚴防洩密。
綜合樓安全與消防制度
一、庫房重地,非本室工作人員不得擅入。
二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。
三、做好安全巡查工作,下班時關好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應熟悉消防器材的效能及使用方法;做好消防器材的保養更新工作,使之可靠有效。
五、發生火警、火災要迅速報告,並全力撲救。
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